Quanto vale uma informação no momento em que realmente precisa-se dela?
Você em algum momento já deve ter precisado mandar uma informação muito importante para alguém e não ter conseguido. É frustrante, mais do que isso ainda se for uma informação empresarial. É prejudicial ao negócio e geralmente incorre também em prejuízos financeiros.
A importância da informação em tempo hábil tem cada vez mais feito a diferença em todas as áreas, sobretudo quando se trata de gestão empresarial. Estar de posse de uma informação no tempo adequado configura-se uma ótima oportunidade competitiva em relação ao mercado.
Mas o que é uma informação tempestiva?
Para que a informação seja tempestiva, ela deve ser no tempo próprio, oportuna, ter qualidade ou característica do que é tempestivo, que gere oportunidade, segundo define o próprio dicionário.
A título de curiosidade, na Contabilidade (Ciência Contábil) a informação precisa preencher alguns requisitos para ser considerada uma informação contábil-financeira útil. No ambiente empresarial, essa mesma definição do que deve ser uma informação útil pode e deve ser seguida à risca, uma vez que a Contabilidade é a linguagem universal dos negócios.
Para a Contabilidade (fazendo analogia ao ambiente empresarial), as características fundamentais da informação para ser considerada útil deve: ser relevante e representar de forma fidedigna os fatos ocorridos, pois serão a partir delas que os gestores tomarão as decisões mais importantes dentro de suas empresas. A norma contábil ainda qualifica a informação determinando o que é conhecido como características qualitativas de melhorias, ou seja, a informação poderá ser melhorada desde que ela possa ser comparável, verificável, tempestiva e compreensível.
Sobre o aspecto da relevância, a informação precisa fazer a diferença nas tomadas de decisões, mostrando ao usuário que ao deparar-se com os fatos apresentados poderá ou não utilizá-los a fim de embasar a sua decisão.
Do ponto de vista da representação fidedigna, a informação deve ser completa, neutra e livre de erro. É claro que a perfeição na maioria das vezes não pode ser alcançada, mas é necessário que se busque maximizar os três atributos no momento de prestar uma informação útil.
Já em relação às características que melhoram a qualidade da informação, determina-se que deve ser possível comparar a informação com eventos já ocorridos e, a partir dos fatos, projetar o que virá acontecer; que deve ser verificável, o que quer dizer que, tendo diferentes usuários os dados em mão, ambos conseguirão chegar ao mesmo resultado ou a mesma informação. No tocante à tempestividade, a qualidade destacada até mesmo no título desse artigo, nos faz entender que a informação precisa estar disponível no momento de poder influenciar os seus usuários (gestores, administradores, gerentes, diretores) na tomada de decisão, para que assim preencha o requisito fundamental que é ser relevante. Já o que nos remete ao fato da informação ser compreensível, é que ela deverá ser classificada, apresentada com clareza e concisão de modo que todos tenham conhecimento dos fatos ocorridos.
É importante ressaltar que seguir as recomendações anteriormente citadas fará com que as informações prestadas em seu negócio/empreendimento resultem em um entendimento mais fácil do que está sendo passado, seja para os seus clientes, parceiros ou colaboradores internos e isso impactará de forma positiva diretamente na obtenção dos resultados desejados.
Informação no tempo certo gera oportunidades competitivas
Agora que você já sabe quais os requisitos fundamentais da informação, é importante que aplique e busque os meios para transformar os dados gerados pelo seu negócio em informações úteis.
Em um primeiro momento, certifique se as ferramentas utilizadas na sua gestão conseguem fornecer as informações que tanto deseja. A escolha de um bom software de gestão poderá facilitar a sua busca por informações, não bastando apenas ter esse recurso instalado na empresa, mas que ele possa de fato fornecer informações sobre os dados que você gera nas mais diversas atividades desenvolvidas.
Ter informações detalhadas de compras, desempenhos de produtos, faturamento, financeiro e fiscal não devem ser vistas como uma regalia, mas sim como instrumentos básicos e indispensáveis para a gestão empresarial.
Já existem no mercado de software para automação comercial recursos que ajudarão o gestor a definir estratégias e tomar decisões até mesmo quando ele não estiver dentro do ambiente físico da empresa. Estar com o controle do negócio literalmente na palma da mão é o que a demanda por decisões e informações em tempo hábil requer no cenário atual.
Hoje é possível verificar a saúde financeira da empresa através de aplicativos em dispositivos móveis de onde quer que esteja, fazer análises cadastrais de clientes, liberações ou negativas de vendas, além de autorizar ou não descontos e alterações de preços para atendimentos personalizados aos clientes. Serviços como o de Messaging Cloud (Mensagens em Nuvem) que integram dispositivos móveis ao seu Software de Gestão, já são realidade.
São esses tipos de recursos que farão com que sua empresa se destaque em relação as demais, por isso é preciso inovar ou otimizar a sua utilização, pois o segmento empresarial está cada vez mais complexo e há um constante aumento da concorrência.
Quem tem acesso à informação em tempo oportuno e além disso consegue a partir delas extrair e aplicar conhecimentos, fará com que a empresa aumente a sua capacidade de desenvolvimento e também a sua capacidade de concorrer com o mercado.
Não se esqueça!
Quem está de posse de informações de boa qualidade, fidedignas, em quantidade e tempo certo, adquire vantagens competitivas e, do contrário, a falta da informação pode gerar erros e perdas de oportunidades.
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Um forte abraço e até a próxima!
