Uma pesquisa recente realizada pela ABRAS (Associação Brasileira de Supermercados), teve como objetivo medir a relevância do investimento em melhorias nos processos de Prevenção de Perdas no varejo brasileiro.  Essa pesquisa revelou dados relevantes sobre a percepção dos donos de empresas varejistas, o que nos mostra também que já existe uma preocupação no sentido de fazer investimentos no trabalho e na prevenção de perdas.

De todas as empresas pesquisadas, um grupo que representou 32% do total afirmou que não possui área de prevenção de perdas, sob a alegação principal de que não possui recursos financeiros para tal investimento. O lado positivo revelado pela pesquisa foi que os índices de perdas reduziram se comparados a anos anteriores, o índice de perda geral sobre o faturamento bruto ficou em 1,82% e o índice sobre o faturamento líquido 1,99%, ambos representam o menor valor dos últimos 4 anos.

O que é a Perda e por quais principais razões elas acontecem?

A perda é a grande vilã do varejo e elas ocorrem sempre que um produto é comprado com o intuito de revenda, mas ele não chega no consumidor final. Os desafios dessa logística são gigantescos, pelo fato de a cadeia envolvida ter também ter as mesmas proporções.

Para a contabilidade, a perda é caracterizada por duas características fundamentais, que é a imprevisibilidade e involuntariedade, ambas as situações não estando sobre o controle de quem opera determinada situação em que a perda possa ocorrer.

Podemos definir de forma ainda mais simplista a perda como sendo a diferença dos valores que constam no sistema ERP dos que realmente estão no estoque físico da loja.

As perdas podem ocorrer pelos mais variados motivos dentro das operações normais de qualquer organização, e por essa facilidade e os valores de perdas terem uma participação significativa na diminuição dos lucros nas organizações, passou-se a dar cada vez mais importância para a sua prevenção e controle.

Na pesquisa citada no início deste artigo, foram levantadas também as principais causas das quebras operacionais, conforme evidencia a tabela abaixo:

Fonte: ABRAS (Associação Brasileira de Supermercados)

Fonte: ABRAS (Associação Brasileira de Supermercados)

Como destacado, a quebra operacional (36%) é a que consome a maior fatia quando se trata de causa de perdas, seguida por erros de inventário e furto interno com 15% cada uma.

Embora se tenha dito que a perda ocorre de forma involuntária e imprevisível, existem meios, técnicas e processos que podem diminuir drasticamente esses números apresentados em qualquer que seja o segmento de negócio em que incorra perdas.

Se repararmos bem, ao juntar a quebra operacional e os erros de inventários, constata-se que mais de 50% de todas as perdas estão relacionadas a operacionalização normal da organização, que com controle e acompanhamento podem ser consideravelmente diminuídos, assim como todos os demais itens.

Recursos, atividades e soluções utilizados na Prevenção das Perdas

Uma série de recursos podem ser utilizados para se fazer um controle de perdas adequado de forma a minimizar os impactos negativos que esses podem causar no resultado financeiro das organizações.

A utilização de técnicas de gestão, atividades monitoradas e uso de recursos tecnológicos, são alternativas que apresentarei a seguir e que lhe ajudarão nessa empreitada desafiadora que é controlar perdas.

Recursos Tecnológicos Utilizados na Prevenção de Perdas

  • Espelhos;
  • Caixas acrílicas;
  • Etiqueta antifurto;
  • Alarmes de acesso;
  • Lacradora de sacolas;
  • Coletor no recebimento;
  • Rádios comunicadores;
  • Sistema de checklist web;
  • Cadeado eletrônico de portas;
  • Cadeado eletrônico de cargas;
  • Sistema de registro de ocorrências;
  • Sistema especializado em inventário;
  • Rastreamento e monitoramento de frotas;
  • Sistema de controle de acesso de terceiros;
  • Solução de monitoramento de frente de caixa;
  • Coletor de dados para realização de inventário;
  • Monitoramento externo de unidades estratégicas;
  • Central de monitoramento CFTV centralizada/remota;
  • Cabos, correntes ou dispositivos de fixação de produtos;
  • Botão de pânico com alarme para central de seg. externa;
  • Software de monitoramento e acompanhamento de perdas.

Atividades adotadas para Prevenção de Perdas

  • Prevenção na central;
  • Código de ética e conduta moral;
  • Telefone de denúncias/ informações;
  • Validação do pedido de desligamento;
  • Comunicação de prevenção de perdas;
  • Controle sanitário com auditorias terceirizadas;
  • Cursos na Escola Nacional de Supermercados;
  • Concursos de redução de perdas com premiações;
  • Bonificação/ premiação dos melhores desempenhos;
  • Treinamento em prevenção de perdas para colaboradores;
  • Definição das metas de perdas, controle de planos de ações;
  • Introdução de processos mais cuidadosos no recrutamento e seleção.

Controle detalhado no recebimento das mercadorias é a solução mais utilizada para prevenir as perdas

Soluções e controle de processos adotados:

  • Controle de troca;
  • Abordagens reativas;
  • Checklist do inventário;
  • Abordagens preventivas;
  • Controle de anulados e cancelados;
  • Controle detalhado de recebimento;
  • Análise e validação das divergências;
  • Controle de transferências entre lojas;
  • Utilização de saco de lixo transparente;
  • Controle e multiplicação de boas práticas;
  • Revista na portaria/armário de funcionários;
  • Controle de acesso na portaria de funcionários;
  • Checagem do lixo e acompanhamento do descarte;
  • Auditoria de procedimentos operacionais – checklist;
  • Apuração do resultado do inventário após contagem;
  • Procedimento de preparação e execução do inventário;
  • Auditoria periódica e permanente de validade nas lojas;
  • Plano de ação estrutural sob itens com maiores perdas;
  • Plano de ação operacional sob itens com maiores perdas;
  • Controle e ação sobre os produtos com excesso de estoques;
  • Contagem, análise e tratativa dos produtos com estoque negativo.

Agora que você já sabe as principias formas e técnicas para melhorar o seu controle de perdas, se faz necessário também saber quais os produtos têm maiores índices de furto em valor, conforme tabela a seguir:

Fonte: ABRAS (Associação Brasileira de Supermercados)

Fonte: ABRAS (Associação Brasileira de Supermercados)

Para finalizar, deixo três dicas importantes para que você possa começar agora:

  1. Mantenha o seu quadro de funcionários atualizados através da aplicação de treinamentos específicos;
  2. Utilize um software de automação que atenda a sua necessidade de controle;
  3. Faça inventários periódicos, ainda que parciais.

E por falar em inventário, ele é de suma importância e figura como um dos principais métodos de controle de perdas, pois é a partir dele que todas as demais ações devem ser iniciadas.

Em um próximo artigo prometo trazer um pouco mais sobre o tema, pois Inventário é um assunto que dá muito pano para manga.

Agora vamos praticar o que aprendemos até aqui! Partiu?

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Um forte abraço e até a próxima!

 

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Sobre o autor

Robson Lima

Mestrando em Ciências Contábeis - Universidade do Vale do Rio dos Sinos (UNISINOS). Graduado em Ciências Contábeis pelo Instituto Tocantinense Presidente Antônio Carlos (2014). Especialista em Contabilidade e Direito Tributário no Instituto Tocantinense Presidente Antônio Carlos (2016). Professor Assistente do curso de Ciências Contábeis (2017-Atual) do Centro Universitário Tocantinense Presidente Antônio Carlos (UNITPAC). Atua como Consultor Contábil e Instrutor de Aprendizagem na Nortesys Soluções em tecnologia. Tem experiência nas áreas de Gestão de Varejo e Gestão de Estoques. Atuante nas áreas de consultoria empresarial e gestão dos custos operacionais.