Você já ouviu falar em departamentalização? Sabe o que é? Para que serve e qual a sua importância?

Continue a leitura deste artigo e descubra a resposta de todas essas perguntas!

O que é departamentalização?

Departamentalização é um conceito básico de organização, ou agrupamento de determinadas informações em que se tem características em comum. Existe departamentalização de diversas espécies, dentre elas: Departamentalização Geográfica (Ex: divide um grupo de lojas em regiões dentro do território nacional), Departamentalização Funcional (Ex: divide os funcionários de uma organização, de acordo com as suas habilidades em comum aos departamentos da empresa), Departamentalização por Produtos (Ex: divisão e alocação dos produtos segundo as suas características e composição), e outras dezenas de modelos de departamentalização são possíveis, até porque não existe um modelo único de departamentalização que deverá ser aplicado em todas as organizações.

O mais importante é ter em mente que departamentalização está sempre relacionado à organização e, consequentemente, tem a estrutura de um organograma, conforme imagem abaixo:

A imagem exemplifica justamente uma departamentalização de produtos, que é a que iremos nos ater ao decorrer deste artigo.

É muito comum na maioria das lojas do varejo, os produtos serem alocados conforme a estrutura da imagem acima, mesmo que você, consumidor, não perceba. A alocação nos softwares de gestão ocorre segundo essa estrutura, e ordena também a exposição física do produto no espaço da loja.

Departamentalizar é, antes de tudo, tornar o ambiente harmônico e proporcionar uma experiencia de compra prazerosa ao cliente/consumidor final. Em segundo plano, e não menos importante, é gerar informações que sejam confiáveis com base no consumo e comportamento do consumidor, para que o gestor possa tomar sempre a melhor decisão quanto ao direcionamento do negócio.

Pensemos então em uma empresa que vende confecções em duas hipóteses diferentes:

1ª Hipótese: Não fazendo uso do sistema de departamentalização.

Ao final de um determinado mês, pressupondo que o gestor se preocupe em saber o valor do faturamento total da sua empresa, ou que o seu software ERP gere esse tipo de informação através de relatórios, o administrador descubra que faturou a importância de R$ 300.000,00. Pois bem, que decisão poderá esse gestor tomar, apenas com essa “informação”? Que atitudes poderão ser adotadas para que a empresa venda ainda mais? Quais são os principais grupos de produtos responsáveis por esse faturamento?

Tá vendo só?! As perguntas parecem não ter respostas, e, de fato, não têm… Faltou aí um controle primordial: a departamentalização!

2ª Hipótese: A empresa adotando o uso da departamentalização.

Agora pense comigo, a mesma empresa de confecções, vendo que o problema existia, resolve solucioná-lo.

Já no fim do mês subsequente, a empresa que atua no ramo de venda de confecções verificou que o faturamento se manteve, e que a importância do faturamento bruto foi novamente de R$ 300.000,00. O detalhe é que agora a empresa já havia feito a departamentalização dos produtos, e, de forma ainda que simplista, dividiu a loja em dois grandes departamentos: Moda Masculina e Moda Feminina. Em seguida em dois grandes grupos para cada departamento: Moda Adulta e Moda Infantil. E para finalizar, determinou os subgrupos de produtos em Moda Praia, Moda Íntima, Acessórios, Jeans e Camisaria.

Para ilustrar, segue o organograma da departamentalização adotado pela empresa:

Entenda que agora ficaria mais fácil conhecer a origem de todo o seu faturamento. O administrador, junto com um consultor, estabeleceu a departamentalização para estruturar a sua departamentalização conforme vimos na imagem, resultado:

Descobriu já no mesmo mês de adesão ao novo controle que, dos R$ 300.000,00 de faturamento total, a moda masculina havia participado com R$ 250.000,00, o que em termos percentuais representou algo aproximado a 83,33% do faturamento total.

Percebeu, leitor, que a qualidade da informação já melhorou e muito apenas com a análise de um dos níveis da departamentalização?

Então continuemos com a análise das informações que podem ser extraídas dessa simples departamentalização.

No exemplo citado, o administrador sedento por mais informações do seu empreendimento, continua a análise e descobre através de relatórios que dos R$ 250.000,00 representados pelo faturamento do departamento de moda masculina, R$ 200.000,00 é referente à venda do grupo da moda infantil, que fica dentro do departamento de moda masculina.  Se compararmos então o faturamento do grupo de moda infantil masculina em relação ao faturamento total, é fácil notar que a parcela referente à participação é superior a 65% de todas as vendas.

Com base nisso, iremos recordar as perguntas feitas lá na 1ª hipótese da empresa apresentada: que decisão poderá esse gestor tomar, apenas com a “informação” do faturamento total? Que atitudes poderão ser adotadas para que a empresa venda ainda mais? Quais são os principais grupos de produtos responsáveis por esse faturamento?

Veja que agora poderíamos, com clareza, depois da definição de uma departamentalização simples e de poucas análises, responder a todas essas questões!

É claro que os tipos de análises poderiam se estender de diversas formas: através dos departamentos, grupos e subgrupos aqui definidos hipoteticamente, ainda de forma vertical ou horizontal na organização apresentada, mas o foco aqui não é esse; e sim mostrar que a departamentalização pode e deve ser/fornecer um dos principais indicadores operacionais que a sua organização pode ter, gerando informações que podem determinar o comportamento do seu público alvo, ou sendo um termômetro financeiro, mapeando assim os seus produtos essenciais ao pleno funcionamento e desenvolvimento do seu negócio.

Percebeu no caso citado que o gestor passou a ter uma série de informações quando resolveu departamentalizar a sua loja em relação aos produtos comercializados?

Respondendo às perguntas outrora emblemáticas, o gestor poderia facilmente com as informações extraídas, direcionar o seu negócio justamente ao seu público alvo, que se mostrou ser o público infantil, passando a vender, se for o caso, somente confecções para esse público. Outra medida que poderia ser tomada é colocar os produtos que fazem parte desse grupo tão representativo do faturamento em locais nobres da loja, representado pelas principais prateleiras, com iluminação abundante e manequins posicionados estrategicamente nos locais de grande circulação. Evitaria com que o gestor fizesse altos investimentos em estoque que não tem tanta demanda, melhorando o seu fluxo de caixa. Ajudaria na organização física da loja podendo a mesma ter espaços temáticos para atrair cada vez mais a sua clientela.

Assim como as análises, as decisões que poderiam ser tomadas também representam uma infinidade de possibilidades, e claro, somente seriam possíveis o seu conhecimento se a departamentalização estivesse presente.

Para finalizar, não se esqueça de que a departamentalização pode lhe trazer uma diferença significativa na gestão do seu negócio e ainda lhe proporcionar um diferencial competitivo em relação aos seus concorrentes.

É importante que, sempre que houver dúvidas, consulte o seu contador ou até mesmo um consultor empresarial com experiência de varejo.

Tenha o controle gerencial total do seu negócio, desenvolva técnicas de controle e suprimento de produtos de forma que atendam perfeitamente à sua demanda e público alvo. Podemos te ajudar, mas isso é assunto para um próximo artigo.

Forte abraço, até a próxima!

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Sobre o autor

Robson Lima

Mestrando em Ciências Contábeis - Universidade do Vale do Rio dos Sinos (UNISINOS). Graduado em Ciências Contábeis pelo Instituto Tocantinense Presidente Antônio Carlos (2014). Especialista em Contabilidade e Direito Tributário no Instituto Tocantinense Presidente Antônio Carlos (2016). Professor Assistente do curso de Ciências Contábeis (2017-Atual) do Centro Universitário Tocantinense Presidente Antônio Carlos (UNITPAC). Atua como Consultor Contábil e Instrutor de Aprendizagem na Nortesys Soluções em tecnologia. Tem experiência nas áreas de Gestão de Varejo e Gestão de Estoques. Atuante nas áreas de consultoria empresarial e gestão dos custos operacionais.