Tendo como principais objetivos: automatizar, simplificar e organizar processos cotidianos, possuir um software de gestão empresarial tornou-se fundamental.

Além de ser um grande auxiliar nas tarefas diárias da empresa, possuir um bom software de gestão proporciona também um maior controle sobre as operações e transações na empresa. Desta maneira, ele proporciona redução de custos e riscos das atividades realizadas na empresa.

Então, quais critérios avaliar ao escolher o software para a minha empresa?

Antes de decidir qual software escolher para sua empresa, alguns pontos devem ser analisados:

  • Você tem ciência e controle do que acontece na sua empresa?
  • Seus clientes têm qualidade ao adquirir seus produtos/serviços?
  • Há serviços ou produtos que não tem sido utilizado?
  • As funções e tarefas da sua empresa tem exigido mais do funcionário do que o necessário?
  • Há mais gastos do que lucros?
  • Os processos financeiros na sua empresa estão adequados, corretos e organizados?
  • Você está satisfeito com os lucros que sua empresa vem tendo?

Após analisar as questões acima, segue os critérios a serem analisados antes de adquirir um software de gestão empresarial:

 1 – Quais são as necessidades da empresa que o sistema irá solucionar?

       Ter o perfeito conhecimento dos processos realizados em sua empresa, juntamente com sua equipe de colaboradores e gestores é fundamental para escolher o melhor software para auxiliar e executar os processos. Faça com um levantamento com cada líder de departamento quais as principais atividades são executadas e quais necessidades que eles possuem. Dessa maneira ficará mais fácil adquirir um software que irá atender as necessidades da sua empresa e ajudar a melhorar os processos.

2- Verificar se o Processo de implantação do software é rápida e se trará poucos transtornos

Fazer um levantamento minucioso do prazo de implantação é um dos pontos mais importantes a serem analisados. Provavelmente você já utiliza um software e mudar de software, por mais que ele não esteja satisfazendo suas necessidades é sempre algo que trará algum desgaste. Mas o tempo de cada processo de implantação e treinamento de pessoal jamais poderá ultrapassar o benefício e lucros que esse software trará para a sua empresa. Exemplo: Se você estiver instalando um software em que demandará muito tempo para que você possa ter acesso aos dados do cliente e assim impossibilitando seu comercio de vender por longas horas ou dias, o prejuízo terá que ser avaliado quanto aos benefícios que esse software trará.

3- Avalie Custo-benefício

Existem diversos softwares hoje no mercado. Suas execuções vão desde processos mais simples como emissão de notas fiscais até as mais complexas gestões e controles da empresa. Entender real necessidade do seu varejo evita que você gaste mais do que deveria ao adquirir um desses softwares. Ter um software que apenas atenda a sua necessidade é muito bom, mas possuir um que vá além do básico e que o ajude em mais tarefas com certeza vale a pena o investimento. Quanto mais processos o seu software puder fazer pela sua empresa, melhor. Mas jamais adquira um software que venha complicar ao invés de ajudar, ou até mesmo, que você pague mais por serviços que você não irá utilizar.

4- Funcionalidades fáceis de serem utilizadas

Conhecer todas as funcionalidades do sistema é fundamental e essencial. Você pode adquirir o melhor software de gestão, porém se os usuários tiverem dificuldades em utilizá-lo, isso implicará em prejuízos. Ao adquirir um software é sempre bom garantir um bom treinamento a sua equipe. É sempre bom averiguar como funciona o atendimento suporte e se eles disponibilizam canais alternativos para tirar dúvidas, por exemplo: a Nortesys além de possuir uma equipe técnica de atendimento suporte a empresa ela também disponibiliza um canal de atendimento online, o FAQ, que possui conteúdos fáceis e simples que auxiliam o usuário nas principais rotinas da empresa.

5- Compreender e Aceitar bem as mudanças

Ao trocar de software também é necessário monitorar a sua equipe e ficar atento quanto ao aprendizado e interesse nos processos que estão sendo passados durante o treinamento. É comum ao mudar de software alguns colaboradores, principalmente os mais velhos de casa e que utilizam mais o sistema enfrentarem alguma resistência, já que eles terão que aprender um novo método de executar aquela tarefa e algo totalmente novo. As dificuldades quanto as usabilidades podem surgir, porém é necessário o gestor ficar atendo e incentivar a importância da mudança.  

6- Avaliar todas as despesas

Segundo um artigo da ético: “É preciso ter sempre em mente e na ponta do lápis todos os custos de implantação, custo de manutenção e infraestruturas básicas.”

Pode não parecer uma tarefa muito fácil, mas ter em mente o retorno que tal investimento trará é importante.

Avalie bem se realmente todos os benefícios apresentados pelo software te trarão lucros e vantagens de crescimento. Nesse momento é importante pensar com cautela para não tomar decisões precipitadas que possam causar prejuízos ao invés de lucros.

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Sobre o autor

Jamila da Silva Nascimento Afonso

Instrutora do Centro de Ensino NORTESYS, Graduada em Ciências da Computação, Pós Graduada em Matemática e Estatísticas.