Investir na padronização de processos é uma das principais táticas utilizadas pelas empresas que desejam conquistar excelência operacional e maximizar suas chances de sucesso no mercado.
Quer saber mais sobre essa estratégia? Neste artigo, explicamos no que exatamente consiste a padronização de processos, as principais etapas para fazer sua implementação e quais são os benefícios proporcionados à empresa. Confira esta leitura!
O que é a padronização de processos?
A padronização de processos consiste no desenvolvimento de um modelo ou método único de realizar uma determinada atividade dentro da empresa. Seus principais objetivos são atender às expectativas do mercado, minimizar variações nos serviços prestados ou produtos vendidos e otimizar os processos internos.
Ao implementá-la, os colaboradores passarão a realizar certas operações utilizando uma mesma metodologia, o que minimiza a ocorrência de desvios, retrabalho, incoerências e outros problemas. Ressalta-se que isso não limitará a flexibilidade ou criatividade do seu pessoal, eles apenas saberão os meios mais eficientes de efetuar determinada atividade.
Como implementar a padronização de processos?
É preciso aplicar práticas específicas para padronizar os processos internos com sucesso. Explicamos as principais etapas de como fazê-lo a seguir, confira-as.
Mapeie os processos
Nessa fase, os gestores devem conhecer melhor os processos e as rotinas dos setores de sua empresa. Cada uma das atividades e métodos utilizados pelos colaboradores devem ser anotados, pois isso facilita a identificação de falhas, bem como burocracias que podem ser automatizadas ou etapas desnecessárias.
Com esse estudo em mãos, você poderá criar um plano de ação que corrija os entraves no fluxo de trabalho do pessoal, criando condições para que eles aumentem a produtividade e entreguem melhores resultados.
Melhore a qualidade de produtos e serviços
Essa etapa consiste em aplicar as alterações no campo prático e melhorar a rotina do pessoal. Porém, para que os colaboradores estejam abertos às mudanças, é relevante que eles entendam os motivos pelos quais elas estão sendo implementadas. Nesse caso, será necessário promover reuniões para conscientizá-los sobre a importância das transformações.
Aposte na tecnologia
A tecnologia é a principal aliada do gestor na padronização, pois delegar certas atividades para um software de gestão assegura que elas sejam realizadas de um modo mais eficiente, ágil, econômico e seguro.
Existem sistemas de gestão que automatizam inúmeras atividades burocráticas ou complexas, como a gestão do estoque, controle do prazo de validade de produtos, entradas e saídas, cadastro e histórico de pedido de clientes, alteração em massa dos valores de itens, entre outras.
Monitore os resultados
Depois de padronizar os processos, monitore-os para averiguar se os resultados desejados estão sendo alcançados. Além disso, você poderá detectar novas falhas ou riscos e tomar medidas para aperfeiçoar ainda mais os procedimentos internos.
Quais são os benefícios dessa padronização?
Como a organização utilizará tecnologias e práticas mais modernas, a padronização gera resultados positivos qualitativa e quantitativamente. Entre os principais benefícios que podemos citar estão:
- aumento da eficiência;
- maximização da produtividade;
- elevação da qualidade dos produtos;
- aumento do controle dos processos;
- redução de custos;
- contribuição para o engajamento dos colaboradores.
A padronização de processos poderá trazer poderosos diferenciais de mercado ao seu negócio, mas para aproveitar todos os benefícios dessa estratégia, é fundamental usar conhecer bem sua empresa, investir em ferramentas tecnológicas e promover a melhoria constante.
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