Buscar soluções de gestão robustas e eficientes é indispensável hoje em dia, mas com a quantidade de operações que a ferramenta precisa realizar, é preciso se atentar para os tipos de integração de um ERP com todos os serviços necessários para manter o seu negócio.
ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning — ou Sistema de Gestão Empresarial, como é conhecido no Brasil. Trata-se de um sistema que integra vários módulos, dando suporte para o gerenciamento de serviços dentro de uma empresa e até fora dela.
Ele é importante para garantir a integridade e a organização de todas informações do seu negócio, oferecendo ferramentas para controle, tomada de decisões, planejamento etc.
Neste artigo vamos apresentar os principais tipos de integração que um ERP pode (e deve) realizar, para que no final você saiba quais funcionalidades procurar para otimizar a gestão da sua empresa. Confira a seguir:
Principais tipos de integração ERP existentes
As opções são quase ilimitadas: tudo depende da necessidade da sua empresa e como isso vai otimizar sua produtividade. Cada caso deve ser analisado com a devida atenção.
Conheça algumas das principais maneiras de integrar soluções no seu ERP de maneira segura e com eficácia comprovada.
Integração da comunicação entre sistemas
Há casos em que dois sistemas diferentes precisam ser integrados, mas não existem meios de fazer com que ambos se comuniquem diretamente. Em situações como essa, é possível utilizar uma terceira ferramenta de integração, que receberá os dados de uma, fará a conversão e enviará para a outra.
Parece a famosa “gambiarra”, mas na realidade não é. Ocorrências do tipo são mais comuns do que você imagina.
Comunicação banco a banco
É bem parecida com a comunicação entre sistemas (citada no tópico anterior), mas existem diferenças. Por trás de todo sistema de gestão empresarial existe um banco de dados, que é o responsável por armazenar as informações.
Caso necessário, é possível utilizar uma ferramenta ETL (Extração, Transformação e Carregamento, em português), que extrai as informações de um banco, converte e armazena em outro banco.
Troca de dados eletrônica
Ocorre quando um sistema exporta as informações em um arquivo, para que o outro sistema o leia e importe os dados para sua própria base de dados.
Esse processo pode ocorrer de forma manual ou automatizada. Prefira sempre sistemas que fazem o processo de modo automático.
Integração por API
Interface de Programação de Aplicativos (API), em português, é a comunicação direta entre dois softwares sem o uso de uma ferramenta intermediadora. São sistemas robustos, que oferecem meios práticos de enviar e receber informações com consistência.
Podemos citar o caso da SEFAZ, plataforma governamental para a emissão de notas fiscais eletrônicas, que oferece uma API de comunicação com ERPs. Com ela é possível enviar e receber dados de forma segura entre diferentes sistemas.
Mitos sobre tipos integração de um ERP
Com a evolução dos sistemas de informação e o cenário competitivo em que o mundo empresarial vive, quanto mais tarefas automatizadas uma ferramenta realiza, mais produtividade e confiabilidade o bom gestor terá.
Por ser um tema muito falado no mundo empresarial, é importante esclarecer alguns mitos mitos e dúvidas sobre os ERPs:
A integração compromete o funcionamento do sistema
De forma alguma! Quando feita por uma empresa confiável e bem estruturada, a integração vai funcionar perfeitamente.
A comunicação entre os serviços deve e vai ocorrer de maneira correta, aumentando a produção da empresa e dos colaboradores, organizando todos os seus dados da maneira ideal.
Não é bom integrar sistemas com propósitos diferentes
Falso! Dependendo das suas necessidades, é indicado que você faça isso o quanto antes, pois sua produtividade vai aumentar e a consistência dos seus dados será ainda maior.
Há empresas que precisam integrar seu sistema com outros serviços, como chat de atendimento, e-mail etc. Se as informações são valiosas, elas devem ser armazenadas no lugar correto e receber a devida atenção.
Integração na prática
O cenário ideal é aquele em que se utiliza um ERP com todos os setores integrados, partilhando de um banco de dados só, sem a necessidade de adaptações para se integrar com outros sistemas dentro da própria empresa.
Quanto mais bases de dados diferentes houver, maiores são as chances de redundância e inconsistência nas informações, mas existem casos em que é necessário e positivo interagir com soluções externas.
Integração com escritórios de contabilidade
Muitas integrações — principalmente as da área contábil — são de grande valia, e um exemplo prático disso é a comunicação com o contador e a realização de escriturações fiscais.
É comum entre as empresas — principalmente as de pequeno porte — não possuírem um setor contábil interno, terceirizando esse tipo de tarefa para um escritório.
Escritórios contábeis possuem seu próprio software de gestão, e um ERP de qualidade tem a obrigação de se comunicar com ele.
Integração com a SEFAZ
Outro caso que vale ser comentado novamente é a comunicação com a API da SEFAZ, pois ele tem ajudado milhares de empresas a ganhar um tempo valioso.
Se um fornecedor emite uma nota fiscal para lhe entregar um produto, por exemplo, por meio da API da SEFAZ você pode importar essas informações no seu módulo financeiro.
No mesmo momento, seu setor de logística já saberá que está chegando material e ele já constará em estoque sem nem uma palavra precisar ser digitada, inibindo a possibilidade de erros de lançamentos.
Em vez de um colaborador ficar horas digitando e inserindo dados das notas ficais no sistema, tudo acontece automaticamente. Veja bem, é uma economia de horas de trabalho!
Dicas importantes
Se você chegou até aqui, certamente está considerando utilizar um ERP no seu negócio, portanto, a escolha de uma uma empresa especializada é de suma importância.
A integração entre serviços é possível e benéfica, mas deve ser realizada por quem entende do assunto e pode lhe provar isso. Só contrate um ERP após uma apresentação clara de todas as suas funcionalidades e como elas podem otimizar suas rotinas diárias.
Não compre softwares prontos (aqueles em prateleiras de lojas de informática), pois eles, apesar de atenderem a algumas poucas demandas, não são adaptados para a sua necessidade real.
Se este texto ainda não foi o bastante para lhe convencer sobre o quão eficazes são o tipos de integração de um ERP para seu negócio, podemos lhe ajudar ainda mais, caso nos envie suas dúvidas.
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