O mapeamento de processos é um recurso bastante útil para aumentar a produtividade de qualquer empresa. No entanto, para aproveitar esse benefício, é preciso que o gestor entenda a importância prática desse mapeamento, bem como quais são as etapas que devem ser seguidas para fazê-lo.
Continue lendo esta publicação em que explicamos o que é esse processo, qual sua relevância para o desenvolvimento do negócio e os 7 passos necessários para realizá-lo de forma eficaz e correta. Confira!
O que é mapeamento de processos e qual a sua importância?
Trata-se de um mapa que objetiva identificar e monitorar um conjunto de atividades exercidas na companhia, indicando como os materiais e os insumos são transformados em produtos ou serviços, melhorando o controle da empresa.
Pode ser difícil que os gestores saibam como maximizar a rapidez e a eficiência dos processos. Mas, ao descrever de forma precisa toda a trajetória de cada passo da organização, delegar os responsáveis e prever insumos, recursos e mão de obra, o gestor conseguirá identificar gargalos e tomar as medidas para aprimorar os processos.
Quais são os 7 principais passos para fazer o mapeamento de processos?
1. Determine os seus objetivos
O primeiro passo consiste na definição dos objetivos específicos dos processos da empresa, ou seja, na finalidade de cada um deles. Para isso, identifique cada processo de dentro da cadeia de valor da empresa e faça as seguintes indagações:
- Qual é o motivo de sua existência?
- O que esse processo busca realizar?
- Quais são os seus riscos?
- Há regulamentações envolvidas no procedimento?
2. Identifique os clientes no processo
É preciso observar a jornada percorrida pelos clientes nesse processo. Dê a devida atenção aos momentos em que ocorrem interações com o seu cliente, pois geram percepção de valor. Nesse passo, é preciso realizar certas perguntas que interligam o cliente aos processos:
- Quem é o cliente e por que ele escolheu participar do processo?
- Qual é a expectativa do cliente no processo?
- Quantas vezes o cliente é envolvido no procedimento?
- O cliente pode sugerir melhorias, dar feedbacks ou críticas?
- Se esse é um processo de suporte, qual o seu impacto nos primários (que têm relação direta com o cliente)?
3. Saiba quais são as entradas e saídas do processo
Entradas ou “inputs” são os elementos alterados no decorrer dos processos da empresa com o objetivo de agregar valor à cadeia produtiva. Eles podem ser tanto físicos (materiais) quanto intangíveis, como informações e dados.
As saídas ou “outputs” são entregas feitas no fim dos processos e agregam valor durante a cadeira produtiva até resultarem no serviço ou produto final da empresa. Assim como as entradas, elas podem representar tanto algo físico e palpável, quanto aprovações, dados, gráficos, decisões etc.
4. Identifique os componentes
Os componentes são todos os recursos usados durante o processo e que colaboram diretamente para a transformação das entradas. Alguns exemplos deles são:
- materiais;
- maquinários.
- recursos humanos;
- tecnologia;
- energia.
5. Determine os fornecedores do processo
Se há entradas, isso significa que existem pessoas responsáveis por encaminhá-las ao começo do processo, para, depois, serem transformadas em saídas. Existem dois tipos de fornecedores:
- internos: pessoas de dentro da própria empresa que entregam as entradas ou componentes do processo;
- externos: empresas ou particulares que enviam à organização insumos, matéria-prima e serviços.
6. Faça a documentação do processo
Coloque todas as informações no papel e use um software de gestão para auxiliá-lo a ter uma visão geral do negócio. Crie um diagrama que demonstre um trajeto de todo o caminho percorrido pelo cliente, bem como as entradas e saídas.
7. Identifique e aplique melhorias
Nesse momento, o gestor busca eventuais inconformidades, atrasos, gargalos e outros entraves. É possível que ele saiba exatamente o que fazer para eliminar esses problemas, mas também é recomendável pedir sugestões de melhorias de seus colaboradores, que trabalham no processo diariamente.
Fazer o mapeamento de processos não é uma atividade excessivamente difícil, mas é necessário que o gestor tenha dados reais, concretos e uma visão completa e transparente de todos os processos.
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