Para as empresas, especialmente aquelas que estão em pleno crescimento, é essencial manter um orçamento saudável. E, para conservar os números em bom estado, entram em jogo vários fatores, entre eles as corretas gestão e emissão de nota fiscal.
Ter uma boa gestão nesse sentido pode trazer benefícios como pagamento de faturas em tempo hábil, menor risco de ter de pagar juros desnecessários, fluxo de caixa adequado e bom relacionamento com os fornecedores e clientes.
Acompanhe o post a seguir e veja 4 dicas eficientes para otimizar a gestão e a emissão de nota fiscal. Boa leitura!
1. Crie uma lista de verificação e estabeleça uma rotina
Você deve coletar informações detalhadas ao estabelecer sua conta para economizar tempo e dinheiro posteriormente. Recomenda-se desenvolver uma lista de verificação física para evitar erros humanos, como negligenciar informações críticas.
Também é necessário estabelecer uma rotina para otimizar o gerenciamento dos documentos. Não é uma tarefa complexa: basta definir as prioridades e encaixá-las na rotina diária de forma a criar um padrão de atividades.
2. Adote um sistema de gerenciamento
Muitas empresas, de diferentes portes, já usam pacotes de software contábil para automatizar os processos de gestão e faturamento, bem como integrá-los aos sistemas de contabilidade e relatórios. Isso elimina o trabalho redundante da equipe, reduz as despesas administrativas e, como resultado, melhora os relatórios de gerenciamento.
3. Organize as notas fiscais
O recebimento de notas fiscais é constante em qualquer empresa. Isso é até um bom sinal, pois demonstra que os produtos e serviços estão sendo bem aceitos. Porém, o acúmulo de documentos também é grande, o que pode trazer riscos de organização. É importante, então, reservar um espaço para guardar as notas físicas — que são válidas por cinco anos.
As notas eletrônicas não podem ser exceção: na verdade, elas demandam um cuidado ainda maior. Por estarem armazenadas em softwares, é necessário que haja backup e manutenção constantes das ferramentas para prevenir imprevistos ou mesmo perdas definitivas. É recomendável sempre guardar os mesmos arquivos em diferentes locais.
4. Monitore os sistemas
Uma diligência completa e constante é a chave para o gerenciamento bem-sucedido das notas fiscais. Independentemente do processo que está em uso, o monitoramento regular sempre é necessário.
Uma pequena empresa geralmente precisa de grandes reservas financeiras. Nesse cenário, o gerenciamento de caixa e de notas fiscais é fundamental para a sobrevivência. Na verdade, o fluxo de dinheiro é essencial para o crescimento do negócio.
Crie relatórios de faturamento diários, semanais e mensais para se manter familiarizado com as contas a receber, a pagar e, consequentemente, com as notas fiscais produzidas (sejam físicas ou eletrônicas).
Estas dicas podem ajudar a melhorar de uma vez por todas a gestão e a emissão de nota fiscal da sua empresa. Em um país burocrático como o Brasil, manter uma rotina saudável de documentos fiscais é vital para a continuidade de qualquer empresa. Analise as informações apresentadas e faça a sua parte.
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