Quando falamos em registrar todas as transações financeiras de um negócio de maneira eficiente, a primeira expressão que vem na cabeça de qualquer especialista na área será a mesma: possua um fluxo de caixa automatizado!
Sim, registrar diariamente a entrada e saída de recursos é uma tarefa que não pode ser realizada no ultrapassado livro-caixa, tampouco em uma planilha eletrônica simples, pois não é eficiente e certamente alguém cometerá um erro em algum momento do processo.
Com a competitividade que encontramos no mercado, surge a necessidade de tomar decisões e agir rapidamente, então, não é nada prático ficar sentado na frente de um livro ou computador lançando manualmente toda e qualquer movimentação financeira da empresa.
Por isso, ferramentas específicas para garantir um fluxo de caixa automatizado surgiram. Vamos mostrar neste texto 6 razões para adotar essa solução em sua empresa.
Aumento de produtividade
Adotando o uso de ferramentas que automatizam tarefas massantes e que exigem atenção especial, o colaborador responsável tem tempo de executar outras ocupações estratégicas, aumentando sua produtividade de maneira expressiva.
Sistemas bem elaborados possuem interfaces simples e intuitivas, onde usuários com qualquer nível de conhecimento em informática podem aprender rapidamente como realizar as operações.
Psicologicamente também há um alívio eminente, pois o responsável pelo fluxo de caixa terá certeza que a possibilidade de cometer falhas é bem mais remota do que seria caso precisasse realizar a tarefa manualmente.
Um colaborador que atua com menor pressão produz mais e trabalha mais feliz. O resultado só pode ser positivo.
Redução de erros
Recursos humanos são importantes e indispensáveis na execução de tarefas administrativas, mas todos, sem exceção, são passíveis a cometer erros em algum momento.
Com um fluxo de caixa automatizado, a possibilidade de falhas é pequena, as operações são realizadas de maneira transparente e eficiente, com consistência e segurança. Tudo é registrado rapidamente em uma base de dados robusta e auditável.
A entrada e saída de produtos é realizada com um leitor de código de barras, as notas e cupons fiscais são emitidos no ato da venda e as baixas no estoque acontecem simultaneamente.
O sistema gera relatórios diários, semanais, mensais ou com períodos definidos pelo usuário, com gráficos analíticos simples de interpretar.
Facilidades contábeis e fiscais
Estar alinhado com as obrigações impostas pelo governo é uma tarefa complicada quando você não tem um fluxo de caixa automatizado em sua empresa.
Ferramentas de automação robustas fazem todo trabalho pesado por você, desde o cálculo de impostos a pagar ou a emissão de cupons ou notas fiscais, pois são diretamente interligados ao site da SEFAZ.
Dentre essas funcionalidades, caso um fornecedor emita uma nota fiscal de venda, você automaticamente recebe as informações e elas são inseridas no sistema, novamente, agilizando uma tarefa que demoraria horas para ser realizada em grande escala.
Se a contabilidade de sua empresa for terceirizada, é possível integrar o seu sistema com o do contador, facilitando o envio dos dados, tornando o seu trabalho e o dele mais fácil.
Outro detalhe importante é que alterações da legislação ocorrem o tempo todo no Brasil, novas regras e tributos aparecem de um dia para o outro e se adequar a tudo isso é um desafio, principalmente quando se trata de empresas de pequeno porte.
Isso não será mais problema seu, e sim da empresa que desenvolve e mantém a ferramenta. Organizações voltadas a essas soluções possuem especialistas na área, que fazem as alterações necessárias e adaptam tudo especificamente para o seu negócio.
Facilidade no recebimento de valores
Segundo o Banco Central, em 2017 houve um crescimento expressivo no uso de cartões de débito e crédito no Brasil, se comparado ao ano de 2016. Foram R$ 43 bilhões em débito e R$ 674 bilhões com crédito, enquanto o uso de cheque caiu em 14% no período.
Apesar de pagamentos realizados em espécie ainda serem feitos manualmente, no caso de transações com cartões de débito ou crédito, a partir do momento que o pagamento for autorizado pela operadora, os valores e demais informações são automaticamente registrados na base de dados.
As pesquisas não mentem, é fato que pagamentos por meios eletrônicos estão ganhando força a cada ano. Como bom gestor, é preciso estar preparado para essa demanda.
Economia e retorno do investimento
Utilizar um sistema que mantém seu fluxo de caixa automatizado não é um gasto, é um investimento com retorno rápido.
Com a interpretação dos dados que serão fornecidos pelo sistema, é possível identificar gargalos ainda no início, para que atitudes sejam tomadas rapidamente e tudo seja resolvido antes que se torne realmente um problema.
Por fim, seguindo a ordem dos tópicos anteriores, cada um deles retrata uma economia gigantesca e, mesmo sem apresentar cálculo algum neste texto, já é possível que você tenha em mente o quão benéfico isso pode ser para sua empresa.
Escolha do software ideal
Até o momento, muito foi dito sobre as características do software que oferece um fluxo de caixa automatizado, e agora é o momento de apresentá-lo.
A solução robusta, que certamente vai atender a todas as suas necessidades é um ERP, sigla para Enterprise Resource Planning ou Sistema de Gestão Empresarial, como é conhecido no Brasil.
Trata-se de uma ferramenta que integra seu fluxo de caixa e todos os setores administrativos da empresa, não apenas armazenando informações, mas também oferecendo relatórios, gráficos analíticos, auxílio no planejamento e tomada de decisões.
Em um ERP, além de uma solução segura para sua área financeira, você terá acesso a módulos de estoque, cadastro de fornecedores, recursos humanos, estruturas contábeis, fiscais e muito mais.
Tudo é interligado e a comunicação entre os setores acontece em tempo real, com poucos cliques. Isso não é incrível?
O mercado não é estático, as coisas estão se movimentando rapidamente e é preciso estar preparado. A mudança já está acontecendo e ficar parado no tempo não é uma opção inteligente. Pense nisso.
Gerir um negócio de sucesso não é nada fácil, e a tecnologia da informação está aí para auxiliar você a alcançar seus objetivos da melhor maneira possível.
Se você chegou ao final desse artigo, certamente esse assunto é de seu interesse, portanto, se quiser saber mais sobre fluxo de caixa automatizado ou softwares ERP, siga-nos nas redes sociais! Estamos no Facebook, no Twitter e no Instagram!
