Administrar uma empresa exige lidar com diversas informações diariamente como: registros de fornecedores, clientes, produtos, movimentações financeiras dentre tantas outras. Para executar essas atividades é necessário a utilização de softwares de gestão, contudo muitos ainda não sabem a importância do backup de dados.
O backup de dados é manter uma cópia de todos os dados em algum local que pode ser feito de forma manual, quando um funcionário copia todos os arquivos de necessidade da empresa para um HD externo, por exemplo, ou de forma automática, que é o mais recomendado, por ser uma atividade mais segura e de alta confiabilidade, usando um software que vai enviar esses dados para o local de escolha da empresa, lembrando que o mais recomendado é nas nuvens, pois o nível de segurança é elevadíssimo.
Para você entender melhor porque você precisa do backup de dados, preparamos este post explicando algumas vantagens que você terá ao adotar esse sistema. Confira!
Elimina falhas humanas
Os processos de backup feito de forma manual podem gerar falhas e erros. Não ter tempo para salvar os arquivos em determinado dia ou esquecer de copiar algumas informações são alguns exemplos. Também podem acontecer problemas como apagar ou substituir um arquivo acidentalmente que, se não for recuperado, causará prejuízos para a empresa.
Por isso, tendo em vista que os arquivos e dados são fundamentais para a manutenção de um bom fluxo de trabalho, automatizar essa função é a melhor forma de evitar imprevistos e eliminar as falhas humanas.
Um software é programado para realizar cópias em uma frequência determinada, garantindo o cumprimento dessa tarefa. Vale lembrar, ainda, que mesmo as máquinas podem falhar. Por isso, com o backup regular dos dados em um servidor de segurança, a empresa conseguirá eliminar os riscos de perda de dados.
Segurança dos seus dados
Com o volume de informações necessárias para o dia a dia da administração, a segurança dos dados é fundamental. Para isso, o backup em nuvens por meio de software traz diversas vantagens. Esse tipo de sistema garante a qualidade dos dados, permitindo que as informações sejam gravadas como segurança e estejam sempre disponíveis.
Esses sistemas são desenvolvidos para proteger a transmissão e armazenamento de informações com total segurança.
Recursos com alto padrão de tecnologia são utilizados para cópia dos dados, as informações são criptografadas para evitar roubo de informações. Assim, com esse sistema os dados do negócio estarão seguros contra hackers, crackers e criminosos virtuais.
Restauração fácil
Em caso de imprevistos que causem a perda de dados da empresa, o backup é essencial para que eles possam ser recuperados. Usando um software para cumprir essa tarefa de forma automática, a companhia terá a segurança de que poderá recuperar as informações perdidas.
Isso porque o armazenamento de dados na nuvem, realizado pelo software de forma automática, estará sempre atualizado. Se o software contratado contar com armazenamento em nuvens a recuperação é ainda mais rápida e fácil.
Para isso, basta ter a chave de acesso ou senha e realizar alguns procedimentos simples para localizar e restaurar os arquivos de backup.
Informações em um só lugar
Utilizando um software com backup de dados automático, todas as informações ficarão armazenadas em um só lugar. Isso ajuda a manter a organização e facilita a gestão do negócio — deixar as informações espalhadas em diversos computadores pode causar problemas na hora que alguém precisar localizar alguma delas.
Dessa forma, os colaboradores não precisarão mais lidar com vários arquivos e pastas para buscar os dados necessários para o cumprimento das suas funções. Todos as informações do sistema estarão arquivadas na nuvem.
Ainda, em caso de novas contratações, não é preciso fazer uma instalação do programa em cada dispositivo: basta ter um navegador com acesso à internet para utilizar o aplicativo. Com essa centralização de informações os profissionais conseguirão gerenciar o empreendimento da melhor forma.
Reduz custos e otimiza o seu tempo
Outro fator importante é a otimização do fluxo de trabalho e do tempo dos colaboradores — umas das grandes vantagens de um sistema de gestão. Com o backup automático não é mais necessário gastar tempo para fazer uma cópia de segurança, pois o software fará isso no tempo programado.
Implantar esse sistema também permite a redução de custos relativos à manutenção do sistema e banco de dados. A contratação significa um investimento muito baixo para empresa, o seu custo é muito menor do que a aquisição e manutenção de equipamentos para armazenamentos de dados no escritório.
Não é preciso ter computadores e redes para guardar as informações, diminui-se o gasto com energia elétrica, além de não ser necessário investir tempo e contar com um colaborador específico para fazer os backups manuais.
Foco nos procedimentos internos
Em caso de perda de dados da empresa, a companhia consegue retomar as suas operações imediatamente baixando o último backup dos dados para o sistema.
Fazendo um controle constante sobre as condições dos arquivos, conhecendo os procedimentos de recuperação e tendo delimitado os dados essenciais, todos os envolvidos nos processos da empresa terão tranquilidade em relação à segurança dos dados.
Nessas condições, os administradores e colaboradores conseguirão focar nas atividades internas essenciais para a gestão do negócio, elevando a sua produtividade.
Mobilidade
Finalmente, contando com o backup em nuvens por meio de software, a empresa terá acesso aos dados armazenados em qualquer hora e em qualquer lugar, basta ter uma conexão com a internet. Isso possibilita o investimento em home office e trabalho externo, pois o acesso aos arquivos se tornará uma tarefa simples.
É possível acessar as informações por celulares, tablets ou computadores. Assim, você terá mais mobilidade e tranquilidade, não sendo necessário viajar com notebooks ou ir até o escritório para verificar um arquivo. Dessa forma, fica mais fácil lidar com clientes e fornecedores, tendo todos os arquivos importantes disponíveis sempre que necessário.
Conforme exposto, o backup de dados por meio de software traz diversas vantagens para a empresa, aumentando a sua segurança, melhorando o fluxo de trabalho e oferecendo maior mobilidade.
Se você gostou das dicas e se interessou pelo serviço de backup de dados, entre em contato e conheça o nosso sistema de backup em nuvens.
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