A alta competitividade de mercado exige das empresas um diferencial que só pode ser conquistado com o uso da tecnologia. Isso porque, com o advento da Internet das Coisas (IoT), muitos processos serão automatizados e interligados entre si, e a adequação a essa inovação será uma estratégia competitiva que garantirá a sobrevivência da organização no mercado.
Segundo o SEBRAE, empresas que buscam inovação e controle das variáveis quantitativas e qualitativas do processo produtivo têm 10% mais chances de sobreviver à falência.
Esse controle só pode ser feito de forma eficiente com o uso de software para loja, que reduz os custos de produção, maximiza resultados de venda e promove a eficácia da gestão com a melhoria contínua do processo. Todos esses benefícios juntos convergem para o aumento da lucratividade, principal objetivo de uma organização.
Revelamos agora os segredos para você escolher o melhor software para loja e garantir que a sua empresa alcance esse objetivo. Confira!
Identifique os gargalos da sua empresa
Para a elaboração de qualquer estratégia, são necessários apontamentos sobre as variáveis com as quais se deseja trabalhar. Um ERP possui muitas rotinas que, dependendo do seu processo de implantação, nunca serão usadas.
Por isso, antes de tomar qualquer decisão é importante que se faça uma análise SWOT, que vai apontar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças da organização.
Análise SWOT
Também conhecida como matriz FOFA, a análise SWOT consiste em analisar cada item, individualmente ou com os outros, para elaborar um planejamento estratégico que dê mais segurança na tomada de decisão.
Forças (Strengths)
São características internas positivas, relacionadas a fatores-chave de sucesso. Estão ligadas ao ambiente organizacional e aos stakeholders envolvidos diretamente com a empresa, como clientes e fornecedores.
Fraquezas (Weakness)
São fatores internos negativos que devem ser corrigidos, principalmente adequando a cultura organizacional aos objetivos da empresa. Como exemplo podemos citar concorrentes e setores de classe.
Oportunidades (Opportunities)
Podemos citar como exemplo o crescimento demográfico da região onde a empresa está inserida (clientes em potencial) ou avanços tecnológicos que possibilitam a evolução organizacional, que são fatores externos positivos.
Ameaças (Threats)
Entre elas estão os desafios externos negativos que a empresa precisa enfrentar para alcançar o sucesso. Exemplos disso são índices macroeconômicos como a inflação ou a escassez de matéria-prima em determinado período.
Posteriormente à análise, os responsáveis pelo levantamento devem associá-la aos requisitos básicos que um software para loja precisa ter para otimizar a gestão, de modo que as forças e oportunidades sejam potencializadas, e as fraquezas e ameaças sejam minimizadas ou eliminadas.
Faça o levantamento do custo-benefício
Já com a análise SWOT elaborada e com a listagem de todas as rotinas que o software para loja ideal para suprir sua demanda deve possuir, é necessário que se faça uma análise dos custos relacionados aos benefícios que o sistema vai proporcionar. Listamos os itens que devem ser pensados nesse processo:
Analise as funcionalidades disponíveis
Existem funções mínimas que um bom sistema de gestão deve possuir. Atente-se para avaliar as prioridades, pois um sistema completo exige uma estrutura de máquinas melhores e pessoas mais capacitadas.
Entre as funções podemos destacar estoque mínimo com alerta de compra, elaboração de inventário com coletor de dados (para facilitar a contagem com a utilização de um leitor de código de barras), conciliação bancária ao fluxo de caixa, classificação de produtos quanto à grade de tamanho, cores etc.
Outra funcionalidade imprescindível é a adequação ao nosso sistema tributário. Atente-se sobre a existência de um campo de classificação tributária na descrição de produtos e todas as suas obrigações acessórias — e que esses estejam ligados ao PDV no caso da empresa ser obrigada a emitir cupom fiscal.
Relacionado ao mesmo motivo, também é importante verificar se o software possui um leitor de arquivo XML para facilitar a entrada de mercadorias pela nota fiscal eletrônica e a elaboração de relatórios exigidos pela Receita Federal, como Sintegra e SPED fiscal.
Busque facilidade
A interface deve ser agradável ou contar com um recurso de troca de cores, por exemplo. Isso é importante porque muitas horas serão gastas na frente da tela do software, que não deve ser cansativo para quem usa.
As funções do software para loja devem ser autoexplicativas ou conter manuais e vídeos que facilitem seu aprendizado — ou de fácil acesso quando surgir alguma dúvida.
Precisa ter também vários usuários com senha de acesso e rotinas configuráveis a cada função desempenhada na empresa, para que um colaborador do balcão não tenha acesso às informações administrativas, por exemplo.
Troque experiência com quem já é cliente
A melhor forma de avaliar um serviço ou produto é com a troca de informação com quem já o experimentou. Procure clientes do sistema que sejam do mesmo ramo de atividades da sua empresa, para saber se ele atende perfeitamente a demanda do seu negócio.
Avalie os equipamentos necessários para a implantação
Mais do que comprar o sistema, sua empresa precisa adequar a estrutura para recebê-lo. É preciso avaliar se os computadores têm capacidade de armazenamento suficiente, se estão ligados em rede para a atualização automática em todas as máquinas, se têm fácil integração com outros equipamentos — como coletores de dados —, se a empresa possui as licenças de softwares necessárias — como Windows, banco de dados etc.
Atente-se para questões de segurança da informação
A solução não pode ser vulnerável a ataques de hackers, que avançam na mesma proporção da evolução da internet.
Os dados da sua empresa precisam estar em backups que devem ser feitos automaticamente pelo sistema, a fim de evitar o risco de perda por consequência do esquecimento da realização dessa rotina.
Aliado ao backup, buscar um servidor de armazenamento de arquivo na nuvem pode ser interessante para garantir a proteção da informação fora do ambiente organizacional.
Teste o suporte técnico
É importante avaliar o tempo de atendimento a uma demanda de manutenção ou esclarecimento de dúvida por parte do suporte técnico. Para isso, realize testes com a equipe responsável por esse setor na empresa contratada.
Estude o contrato
Antes de fechar a contratação, leia tudo o que está escrito na documentação e estabeleça um acordo de níveis de serviços (SLA) para o período de implantação, onde serão especificados com clareza quais são as responsabilidades de cada envolvido na contratação.
Promova uma implantação eficiente
Agora que o sistema para loja foi escolhido com tanto cuidado, a etapa de implantação não deve ser deixada de lado.
Certifique-se de que os dados serão inseridos de forma completa: da contagem de estoque inicial ao cadastro de produtos, clientes e fornecedores — cujas lacunas devem ser preenchidas corretamente. Não se esqueça também de realizar o treinamento de todas as pessoas que terão acesso ao sistema.
Se essa fase for feita corretamente, não haverá necessidade de recorrer ao suporte da empresa com tanta frequência — e o retrabalho será evitado.
Agora que você aprendeu o segredo para escolher o melhor software para loja, promova a melhoria da sua organização com uma ferramenta que realmente pode lhe ajudar nesse processo.
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