Manter uma relação de proximidade com seus clientes é muito importante, afinal, são eles que lhe garantirão lucro. O primeiro passo para estreitar esses laços é manter atualizado um cadastro de clientes. Essa ferramenta lhe permite conhecer mais sobre eles e entender suas necessidades.

No entanto, nem sempre é fácil manter esses dados em dia, principalmente com uma quantidade maior de compradores. Porém, ficando atento a alguns detalhes e modernizando a sua empresa, é possível fazer uma gestão consciente e que beneficiará muito a sua companhia.

Neste post, você encontrará dicas de como organizar esses cadastros de forma eficiente e como utilizá-los para auxiliar a sua empresa. Boa leitura!

Como realizar o cadastro de clientes?

Tenha dados completos

Não basta só saber quem é o cliente, é preciso saber sobre ele. Para isso, peça dados detalhados em seu cadastro. Por exemplo, caso seja uma pessoa física, é importante ter nome completo, CPF, endereço, meios de contato — principalmente telefone e e-mail. Já se for uma pessoa jurídica, além de endereço e meios de contato, peça o CNPJ, a Razão Social e Nome Fantasia, a Inscrição Estadual e o seu Indicador.

Esses dados completos facilitam na hora de se relacionar com o cliente, pois, caso seja necessário entrar em contato, enviar produtos e emitir documentos, é preciso ter todos os dados bem discriminados, a fim de evitar problemas futuros.

Padronize o cadastro de clientes

Não permita que a mesma informação seja dita de maneiras diferentes. Por exemplo, se alguns clientes são da cidade de Belo Horizonte, escolha se você escreverá o nome da cidade por extenso, ou se abreviará para “BH”.

Se no banco de dados de seus clientes houver esse tipo de informação duplicada, as buscas e as filtragens ficarão comprometidas, pois você não terá a real dimensão de quantos clientes são de um determinado lugar, por exemplo. Eliminando essa redundância, seu cadastro será muito mais eficiente.

Tenha um campo para observações gerais

Muitos dados não são estruturados e não faria sentido criar um campo só para eles. Para isso, é interessante ter um campo para observações gerais, que serviriam como uma orientação ou uma particularidade do cliente.

Por exemplo, se uma pessoa só pode receber ligações no período da tarde, é conveniente colocar isso nessa aba, assim como no caso de um cliente que sempre compra determinado produto na primeira semana do mês.

Incentive o cadastro de seus clientes

Você deve falar aos clientes sobre essa nova organização que sua empresa está pretendendo realizar. Com isso em mente, incentive o cadastro pensando em mantê-los informados sobre a sua firma, ter feedbacks de serviços etc. Para isso, sempre deixe campos para cadastro em seu site, principalmente quando algum comprador entrar em contato, para que a sua companhia possa manter esse laço.

Utilize um software de gestão

Lidar com esse tipo de informação pode ser muito complicado, especialmente quando o número de clientes é maior. Um ERP pode lhe auxiliar nessa tarefa, pois muitos dos processos de cadastro e de manutenção são feitos de maneira automática, diminuindo o trabalho braçal de cadastro.

Além disso, um software específico ajudará a interligar esse banco de dados com os outros setores de sua empresa. Ou seja, essa informação poderá ser utilizada por demais repartições.

Com esses dados em mãos, o que fazer?

As informações sobre os clientes têm grande importância para a empresa, mas só serão úteis se algo for feito com eles. Esses dados devem lhe ajudar a tomar algumas ações, visando a melhorar a relação com seu público. Entre elas, podemos destacar as seguintes:

Separe os clientes por categorias

Agora que você tem os dados de seus consumidores, é importante categorizá-los em seu sistema, afinal, há tipos diferentes tipos de clientes, os quais precisam de tratamentos distintos. Normalmente, os tipos mais comuns de divisão são:

  • demanda geográfica: com essa divisão, o custo diminui e aumenta a possibilidade de atender mais clientes em menos tempo;
  • perfil de clientes: com essa segmentação, é possível entender melhor sobre um determinado nicho do mercado e oferecer um tratamento personalizado;
  • volumes de compras: assim, se diminui o risco de dar atenção somente aos clientes que compram mais e esquecer aqueles que consomem menos, além de auxiliar no manejo de estoque.

Mapeie os clientes de acordo com a atividade deles

Se normalmente os clientes compram todo mês, separe-os da seguinte maneira:

  • ativo: realizou alguma compra nos últimos 30 dias;
  • pré-inativo: realizou a última compra entre 30 e 45 dias;
  • inativo: não adquiriu nenhum produto ou serviço nos últimos 45 dias.

É claro que esse tempo pode variar conforme a realidade de cada empresa, mas é importante realizar essa divisão para evitar que os compradores pré-inativos se tornem inativos e tentar resgatar os inativos. Outra situação que pode ser adicionada é a do cliente perdido, que, atualmente, não tem interesse em realizar negócios com você.

Estude os clientes pré-inativos e os inativos

Para o cliente estar nessa situação, algo ocorreu, seja em decorrência de problemas orçamentários dele, seja porque ele não consome mais esse tipo de produto, seja ainda por ele ter se tornado comprador de algum outro concorrente.

Clientes que se encontram nessa situação precisam ser estudados para se entender o motivo desse afastamento. Analisando esse aspecto, é possível evitar os mesmos erros com outros clientes e tentar reconquistar os que estão mais afastados. Vale ressaltar que os clientes inativos ou perdidos devem ser mantidos em sua base de dados, a fim de fazê-los voltar.

Tenha um plano de ação

Agora que você definiu e classificou os tipos de clientes, é preciso agir e entrar em contato. Primeiro, decida a maneira como será feita essa comunicação, ou seja, o meio — e-mail, telefone, visita pessoal.

Depois, defina o real objetivo desse diálogo — manter contato, buscar novo cliente, recuperar cliente perdido etc. Finalmente, defina a frequência dessa interação e o que será abordado em cada uma delas. Com isso em mãos, sistematize e crie padrões de ações baseados no tipo de cliente. Posteriormente, é importante analisar como os clientes estão reagindo e buscar sempre melhorar.

Como vimos, é fundamental estreitar relações com seu comprador, e ter um cadastro de clientes pode lhe ajudar muito, pois ele auxilia a entender como entrar em contato com eles e a maneira de fazê-lo. Interações bem-sucedidas podem tornar clientes mais fiéis e recuperar os que estão mais afastados. Mantendo os compradores próximos, eles se relacionam mais, resultando em maior lucro e sucesso para a sua companhia.

O que você achou deste post? Tem alguma dúvida ou opinião sobre o cadastro de clientes? Deixe seu comentário aqui embaixo!

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