Gerir uma empresa à distância é plenamente viável. Leia aqui as melhores dicas para fazê-lo e o papel da automatização no processo!
Graças ao desenvolvimento da internet, hoje em dia, é plenamente possível gerenciar o negócio sem estar presente no estabelecimento. Esse tipo de gestão traz mais agilidade, redução de custos e conforto. É para aproveitar desses benefícios que os empreendedores pesquisam como administrar uma empresa à distância.
Se você tem interesse em saber mais sobre o assunto, continue a leitura deste artigo, pois vamos mostrar importantes dicas que precisam ser implementadas para alcançar esse objetivo.
Como administrar uma empresa à distância?
As estratégias expostas nos tópicos a seguir podem ser aplicadas em negócios de qualquer ramo e porte, bastando que o gestor as aplique de maneira inteligente para que sejam eficazes.
Invista na automatização de processos
Processos bem-desenvolvidos são mais eficazes. É preciso que os gestores estejam conscientes da importância de construir e fixar rotinas consistentes, capazes de extrair o máximo potencial dos recursos organizacionais. Trata-se de um esforço concentrado para identificar as demandas de cada área e, assim, estabelecer as ferramentas, os procedimentos e as competências necessárias para viabilizar a execução de excelência.
Lembre-se: nesse âmbito, os sistemas integrados de gestão, também chamados de ERP, despontam como grandes aliados na automatização de processos. Ao abarcar todo o escopo da organização, os softwares contribuem diretamente para maximizar a performance dos departamentos.
Ressalta-se que a automatização de processos deve ser uma preocupação constante entre os gestores, porém, não apenas para minimizar erros e otimizar recursos, mas também para permitir a expansão de negócios e a administração à distância, viabilizando o desenvolvimento da empresa em diversos territórios.
Monte uma equipe de confiança
Nem só de processos vive uma organização lucrativa. É essencial que, para executá-los adequadamente, a empresa conte com profissionais qualificados e engajados, dispostos a perseguir os objetivos do negócio. Assegure-se, portanto, de montar um time coeso, competente e, é claro, de confiança!
Para administrar a uma empresa à distância, jamais deixe de estar atento à qualidade do quadro de colaboradores. Afinal, você precisa estar convencido de que conta com os melhores ativos para liderar as operações e, por isso, pode se concentrar em atividades mais estratégicas.
Explore a comunicação
O sucesso de uma gestão à distância está diretamente relacionado à eficiência da comunicação de mão dupla — entre líderes e colaboradores nas mais diversas esferas e áreas operacionais. Para garantir a excelência na atuação (e no cumprimento dos processos estabelecidos), é fundamental que os canais de comunicação sejam amplos e transparentes.
Uma postura assim vai, sem dúvidas, endossar o sucesso de uma liderança à distância, sustentando resultados mais perenes e positivos.
Estabeleça diretrizes e normas
Toda empresa precisa explicitar quais são suas diretrizes e suas normas. Ou seja: além de organizar processos e de fornecer os recursos pertinentes à operação, é importante que haja a definição clara de posturas e comportamentos esperados.
Ao elaborar e fixar as diretrizes da organização, o gestor ganha tranquilidade para gerenciar suas atividades, confiante de que sua equipe sabe exatamente o que é esperado. As normas, por sua vez, são indispensáveis para manter a ordem e a qualidade dos processos, angariando resultados cada vez mais consistentes.
Defina metas
As metas funcionam como o motor e o oxigênio da organização. Ao se conscientizarem de seus desafios, vislumbrando qual é a performance esperada, a equipe geralmente se motiva ainda mais para alcançá-la.
Por isso, a definição de metas (e a correta e constante divulgação delas) é crucial no sucesso da operação. Certifique-se de posicionar seu time ante os objetivos do negócio, mantendo-o informado a respeito dos avanços conquistados. Nesse ponto, a automatização de processostambém se faz bastante relevante, fornecendo as ferramentas necessárias para a consecução das metas predefinidas;
Acompanhe o desempenho
Por fim, diretamente relacionado à definição das metas, o acompanhamento de resultados não pode (e nem deve) ser negligenciado. Pelo contrário! O monitoramento de desempenho, relacionando as mais diversas áreas às metas de cada uma, deve ser realizado com rigor e constância.
Somente ao acompanhar os números e ao monitorar performances (individuais e coletivas) é possível entender em profundidade quais são os impactos da gestão e, assim, tomar as respectivas ações necessárias. No caso de uma liderança à distância, esse aspecto é ainda mais indispensável. Para garantir a sinergia operacional, bem como a lucratividade da unidade, é válido apostar em proximidade gerencial.
Saiba delegar tarefas corretamente
Uma das premissas mais importantes para a administração de qualquer negócio é a delegação das tarefas. Isso se torna ainda mais relevante quando se trata de gestão à distância, já que o trabalho on-line pode limitar grande parte de suas atividades.
É importante que o gestor saia do operacional (prestação de serviço, industrialização e comercialização) e se concentre nas atividades estratégias. Isso evita que você se sobrecarregue de tarefas, tenha suas energias sugadas e não consiga tomar decisões corretamente.
Para fazer a delegação, você deve montar times que cuidarão de cada setor da organização e escolher pessoas para comandar cada um deles. Será necessário conhecer muito bem os pontos fracos e fortes de cada colaborador, além de identificar os líderes do negócio. É possível se aperfeiçoar na tarefa ao conhecer melhor sua equipe e fornecer treinamentos para suprir as necessidades do pessoal.
Invista na tecnologia
Não é viável tentar administrar uma empresa à distância sem utilizar a tecnologia. Existem diferentes inovações que beneficiam a gestão de diferentes formas, trazendo maior economia, agilidade, comunicabilidade etc. Na prática, deve ser implementado um sistema de gestão que satisfaça as necessidades do negócio, sendo importante que ele forneça funcionalidades como:
- comunicação com os clientes, fornecedores, parceiros e colaboradores por diversos canais;
- automatização dos processos;
- monitoramento e controle do desempenho dos colaboradores;
- utilização de indicadores-chave de desempenho;
- controle de estoque;
- banco de dados dos clientes, entre outros recursos.
Essas informações permitem que você saiba como está a rotina e o desenvolvimento do negócio sem precisar estar presencialmente no local. É possível gerenciá-lo à distância com um dispositivo móvel, bastando acesso à internet.
Centralize as informações
Um dos maiores entraves para a gestão à distância consiste na dispersão das informações. Em relação à comunicação, por exemplo, é possível que muitas informações sejam repassadas de forma distorcida, alterada ou atrasada, prejudicando a tomada de decisões do negócio.
Também é possível que muitos erros surjam na transferência de dados, que informações sejam esquecidas ou que ocorra incompatibilidade entre arquivos digitais, tornando a gestão inviável.
A solução mais adequada para esses problemas consiste em integrar e centralizar a gestão e a troca de informações em uma única plataforma. Além de eliminar os problemas listados, isso também traz mais credibilidade aos dados, reduz o tempo para buscá-las e elimina a necessidade de conferi-las.
Manter o controle empresarial pela internet pode parecer um grande desafio, contudo, depois de ler nossas dicas de como administrar uma empresa à distância, percebe-se que é uma tarefa plenamente possível e ainda fornece inúmeras vantagens com a utilização de um bom sistema de gestão.
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