Entender como implantar um sistema ERP é essencial para toda empresa que quer extrair os melhores benefícios de um investimento tecnológico. Afinal, não basta adquirir ferramentas de forma aleatória, a vantagem competitiva acontece quando a organização conhece suas necessidades e utiliza a tecnologia certa para saná-las.
Para evitar dores de cabeça no futuro e obter os melhores benefícios de uma automatização, neste artigo, apresentaremos 5 dicas de como implantar um sistema ERP. Confira o nosso passo a passo!
1. Defina os objetivos do sistema ERP
Antes mesmo de decidir pelo software definitivo, é essencial conhecer as funcionalidades e a capacidade do sistema. O gestor deve se aprofundar para entender quais as características da ferramenta e como vai utilizar cada quesito no dia a dia da empresa.
Quando a compra do software for realizada, todos os profissionais envolvidos já devem saber os objetivos de cada funcionalidade do sistema ERP. Isso não só permitirá uma implementação mais tranquila como também ajudará na extração dos melhores benefícios da tecnologia.
2. Faça um planejamento e avaliação do processo
O sistema ERP impactará diretamente vários processos da sua empresa — e essa é uma das principais vantagens do software. Mas para que tudo funcione como o esperado, ninguém pode ser “pego de surpresa”.
É importante criar um planejamento detalhando os processos que serão afetados. Com isso, o gestor e as equipes envolvidas terão certeza que o novo software atenderá às demandas do negócio e será efetivo dentro das metas e objetivos traçados.
3. Entenda os investimentos necessários
Em longo prazo, com a diminuição da taxa de erros e de retrabalhos, o ERP será importante para a redução de custos na empresa — além disso, a produtividade geral das equipes tende a crescer.
Todavia, como qualquer outra estratégia corporativa, é preciso um investimento inicial para a implementação da ferramenta. E isso deve estar claro para gestores e proprietários.
Na hora de contabilizar os investimentos necessários, é importante incluir outros fatores além da compra do software em si, por exemplo:
- treinamento dos profissionais que utilizarão o programa;
- consultorias pagas;
- licenças de uso.
Por isso, o planejamento inicial com objetivos definidos é importante, uma vez que facilita a construção e a apresentação de um balanço do investimento.
4. Escolha um sistema adequado
Hoje, há várias opções de sistemas ERP no mercado. E por mais que um modelo pareça funcional e tenha trazido bons retornos para uma empresa concorrente, é vital que a sua escolha seja por uma ferramenta adequada à sua realidade.
É fato que um ERP não resolverá todos os problemas operacionais da sua empresa, mas certamente chegará bem próximo desse objetivo. Mas isso só será possível se a sua decisão acompanhar as necessidades do seu negócio e o software apresentar as funcionalidades certas.
Para não errar, considere ferramentas que, além das características básicas, apresentem requisitos comuns:
- integração com outros sistemas;
- possibilidade de personalização;
- fácil acessibilidade.
5. Realize os treinamentos necessários e envolva todas as equipes
Por mais que um sistema de gestão seja uma ferramenta inteligente, o seu bom desempenho depende da correta participação dos colaboradores.
Para garantir sintonia e bons resultados, é necessário aplicar treinamentos específicos para as equipes. Como explicado, a jornada de implantação não termina com a compra do software.
A diferença aqui é a relevância do treinamento antes da instalação do sistema ERP. Ou seja: os profissionais devem estar preparados para trabalhar com a ferramenta antes do início das operações, a fim de garantir um andamento tranquilo das atividades.
Este foi o nosso passo a passo de como implantar um sistema ERP. Com um trabalho bem desenvolvido pela gestão e uma equipe bem treinada, é possível melhorar consideravelmente a qualidade dos serviços da empresa. Mas, é importante frisar: adquirir um sistema confiável e adequado à sua realidade é essencial para que os resultados esperados aconteçam.
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