Muitas pessoas acreditam que o controle de estoque se resume à entrada e saída de mercadorias, entretanto, essa é uma atividade complexa que deve ser bem administrada. O assunto se torna ainda mais relevante quando se trata do armazenamento de medicamentos, já que há um volumoso número de mercadorias diferentes a serem manejadas.
Diante da relevância do assunto, elaboramos esta publicação em que explicamos a importância prática de cuidar do estoque de medicamentos e, após, quais são as principais ações para realizar o armazenamento de forma otimizada, segura e produtiva. Confira!
Qual é a importância de cuidar do estoque de medicamentos?
A gestão do estoque consiste em acompanhar a quantidade de mercadorias que a empresa mantém, verificando os produtos disponíveis para utilizar internamente ou vender a terceiros. Esse controle é importante para manter o fluxo de bens na empresa e o seu desenvolvimento, já que a atividade garante benefícios como:
- otimiza o uso de recursos: um estoque equilibrado evita excessos e falta de bens;
- reduz desperdícios e custos: são reduzidas a ocorrência de vencimentos, produtos perdidos, parados ou obsoletos;
- garante maior segurança: minimiza probabilidade de furtos;
- evita reação em cadeia: um controle malfeito quebra a dinâmica dos colaboradores e reduz as vendas, reação em cadeia que impacta as finanças da empresa;
- integra a gestão financeira: o gestor integrará a gestão do estoque à estratégia da empresa, maximizando os resultados;
- adéqua o processo à legislação: o estoque deve ser periodicamente informado ao Fisco pelo sistema SPED, assim o bom controle é fundamental para manter sua regularização.
Quais são as principais ações para o armazenamento de produtos?
Invista na estrutura do espaço
Em relacionamento aos medicamentos, é fundamental que o local de armazenamento seja bem ventilado e sem iluminação solar ou umidade, já que esses fatores podem alterar a composição química das mercadorias ou fazê-las perder.
Além disso, a construção deve ser de alvenaria e as paredes precisam ser de cor clara e permitir lavagem, já que será preciso manter o ambiente sempre limpo, sem a presença de pássaros, insetos e roedores.
Controle as entradas e saídas de medicamentos
O controle do estoque se inicia com a entrada das mercadorias, sendo que o primeiro aspecto a ser considerado é o comprometimento do fornecedor, já que eventuais atrasos, falhas e enganos poderão prejudicar o seu armazenamento.
Após o recebimento dos medicamentos, é preciso registrá-lo no sistema de gestão integrado utilizado pelo seu estabelecimento. Isso permitirá que os vendedores saibam imediatamente quais produtos estejam em estoque, bem como que as retiradas sejam devidamente registradas.
Um controle rígido é fundamental para evitar problemas com falta e excesso de produtos, desalinhamento dos registros com o estoque físico e problemas fiscais. Se o negócio não tiver um sistema de gestão, é preciso fazer uma conferência visual.
Atente-se aos equipamentos
Utilize os equipamentos adequados para fazer o monitoramento das condições do local, como termômetros e higrômetros. Para manter o controle da temperatura e da ventilação, instale ventiladores, exaustores e sistemas de condicionamento de ar. Por fim, alguns medicamentos também podem exigir refrigeradores próprios.
Adote um sistema de gestão adequado
Como o armazenamento de medicamentos inclui uma volumosa quantidade de produtos, é inviável que o controle seja feito todo manualmente, por outro lado, a automação realizará uma atualização automática do estoque, o que garante produtividade, eficiência e evita erros. Além disso, um bom sistema de gestão para farmácias e drogarias ainda inclui:
- cadastro completo de fornecedores e clientes;
- controle detalhado do estoque;
- maior segurança no controle das informações para fazer pedidos;
- controle preciso e rígido de entradas e saídas.
O armazenamento de medicamentos é mais complexo e importante que muitos acreditam. Um controle eficiente e automatizado pode ser o diferencial que o negócio precisa para aumentar seus lucros e se destacar perante os concorrentes de mercado.
Aprofunde-se ainda mais no nosso artigo! Leia nosso artigo que explica o que é e como funciona o Kardex, uma importante metodologia de controle de estoque!
