O SPED Fiscal é parte integrante do projeto SPED, que surgiu para simplificar a relação dos órgãos oficiais com seus contribuintes em um processo que valoriza a tecnologia e a modernização como forma de tornar as ações menos burocráticas e desgastantes.
Você já deve ter ouvido falar da dificuldade do empreendedor brasileiro em lidar com a carga tributária e a legislação fiscal que tanto estrago faz na ação das empresas, não é mesmo?
Foi justamente para lidar com essa questão que surgiu o projeto SPED. Saiba mais sobre ele e como isso pode fazer a diferença na sua vida.
O que é o projeto SPED?
SPED é a sigla para Sistema Público de Escrituração Digital, um projeto que compõe o Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC).
Seu objetivo é trazer mais agilidade para o cumprimento das obrigações, gerando ganho de tempo e redução de gastos para os contribuintes, além de maior rigor na fiscalização por parte do Fisco. Com legitimidade e qualidade entre as informações trocadas, o processo se torna mais sofisticado.
Nessa lógica, o SPED Fiscal é uma espécie de braço fiscal do projeto, ou seja, assim como existem o SPED contábil e a NF-e, que são projetos do programa, existe também o SPED Fiscal, que afeta a questão fiscal da sua empresa.
Parece interessante? Então saiba mais sobre o projeto.
O que é o SPED Fiscal?
Oficialmente denominado de EFD, que significa Escrituração Fiscal Digital, o SPED Fiscal é o arquivo digital que informa ao Fisco a respeito dos variados documentos fiscais relativos ao período de apuração do IPI e do ICMS. Esse arquivo representa a escrituração fiscal da companhia e precisa ser apresentado de acordo com o que está previsto em lei.
Organizações que são contribuintes do IPI e do ICMS, excetuando alíquotas dispensadas de acordo com cada estado, precisam apresentar o SPED Fiscal. Nesse caso, em vez de realizar os conhecidos livros de Entradas e Saídas para efetuarem a apuração de IPI e ICMS, cabe a elas agora fazerem uso do EFD para tornar o processo digital.
É necessário baixar o programa Fcont — Programa Validador e Assinador, oferecido pelo próprio SPED, para fazer a devida validação de informações e verificar campos preenchidos de maneira incorreta antes que aconteça o envio dos dados por meio da internet. Esse arquivo fica disponível no site do programa.
Para que serve o SPED Fiscal?
A grande função do SPED Fiscal é tornar mais simples e eficiente o envio de informações do contribuinte ao Fisco. Na prática, o sistema nada mais é do que uma ferramenta disponibilizada para as empresas para que elas façam a devida entrega da documentação em ambiente online, dentro das novas exigências.
Consequentemente, o sistema também permite uma fiscalização mais criteriosa por parte do governo, uma vez que reúne diferentes tipos de informações em um único lugar.
Qual é a importância do SPED Fiscal?
Mesmo sendo uma obrigação legal, o SPED Fiscal representa uma série de benefícios para as empresas. Entre elas podemos citar:
- digitalização da gestão documental;
- ganho de economia para lidar com questões burocráticas;
- ganho de organização interna em relação aos dados prestados em virtude da simplificação de processos;
- melhor qualidade da informação arquivada e que, posteriormente, é repassada aos órgãos oficiais;
- menos perda de tempo para cumprir as obrigações legais;
- redução do consumo de papel para controle e armazenamento de documentos.
Como se organizar para o SPED Fiscal?
A ideia é que, ainda que as informações sejam entregues no formato digital, as contribuições da empresa continuem sendo as mesmas. Ainda é necessário produzir, manter e armazenar os livros, registros e documentos sempre respeitando as exigências legais para cada tipo de atividade, pois assim erros são evitados no preenchimento futuro de dados.
Da mesma forma, é importante destacar que o sistema digital exigirá da sua equipe o devido preparo para lidar com a nova maneira de cumprir com as obrigações. Isso diz respeito ao treinamento ou busca por profissionais especializados para lidar com a questão.
Além disso, para lidar com o SPED, o melhor caminho é investir em tecnologia. Como o projeto é a alternativa do governo para simplificar processos e torná-los mais confiáveis, cabe também ao contribuinte fazer sua parte nesse aperfeiçoamento. É preciso ir em busca de soluções que viabilizem uma melhor gestão financeira, capazes de organizar as movimentações e fazer do controle de processos um diferencial do empreendimento.
Como fazer corretamente a entrega do SPED Fiscal?
A entrega só pode ser realizada digitalmente, de maneira que o arquivo precisa ser submetido ao já citado PVA. Posteriormente à sua verificação, o arquivo digital deve ser assinado com certificações A1 ou A3, emitidas por entidade credenciada. O ideal é que essa entrega fique a cargo de um profissional contábil para garantir que não ocorram problemas no envio.
É de responsabilidade do contribuinte reunir todas as notas geradas em compras e vendas e evitar o surgimento de erros, portanto, organize essa parte da sua empresa no dia a dia para não ter problemas na prestação de contas. Atualize também o Cadastro de Terceiros, com os dados corretos de clientes e funcionários, uma vez que essas informações serão cruzadas na Receita Federal.
Uma dica é investir em um bom sistema de gestão, capaz de otimizar os processos gerenciais ao dar à empresa condições de inserir diferentes tipos de dados com mais segurança. É bom lembrar que a inserção manual costuma originar diversos erros, além de exigir tempo na elaboração da declaração.
Softwares conseguem automatizar as rotinas financeiras e monitorar com precisão os resultados da companhia. É uma solução interessante para controlar custos, armazenar o histórico de clientes, fazer o devido controle de estoque, de vendas e do fluxo de caixa.
Em resumo, o SPED Fiscal é um projeto que certamente exigirá a devida adaptação e adequação tecnológica da parte de sua empresa. Ignorar isso é correr um risco grande em relação a multas e outras penalizações.
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