O termo controle financeiro se refere a um um conceito amplo que pode ser usado tanto em um contexto pessoal quanto organizacional. No ambiente de negócios, ele servirá para avaliar o desempenho geral da empresa em relação ao seu plano estratégico.
Em outras palavras, o controle financeiro empresarial é um processo consistente de monitorar as atividades para garantir que elas sejam desenvolvidas conforme planejado e que correspondam ao plano de negócios da empresa.
Portanto, dentro do empreendimento, o controle financeiro é uma forma de acompanhar o estado das finanças do mesmo, permitindo aos seus gestores detectar e corrigir eventuais desvios que possam ter impacto nos orçamentos atribuídos.
Mas qual a estrutura de um bom controle financeiro empresarial e como ele deve ser feito para assegurar o cumprimento dos objetivos de negócios? É sobre isso que falaremos no nosso post de hoje.
Ferramentas de um bom controle financeiro empresarial
Toda empresa, grande, media ou pequena, sempre está preocupada com uma coisa: gerenciar seu dinheiro. O controle financeiro empresarial adequado é crucial para sobreviver a uma economia volátil e à competição da indústria.
As pequenas e médias empresas, especialmente, precisam ter cautela com suas decisões financeiras desde o início. Afinal, é preciso mais do que apenas uma boa ideia para administrar um negócio.
Empreendedores precisam estar equipados com boas habilidades de gerenciamento das finanças para transformar seu empreendimento em uma história de sucesso. Para isso, eles precisam montar seu controle financeiro empresarial a partir da seguinte estrutura:
- Controle de caixa: de vital importância para a empresa, o controle de caixa permite conhecer, por meio dos registros realizados, a origem e o destino de todo o dinheiro movimentado pela empresa diariamente, ou seja, seu histórico financeiro;
- Controle de bancos: sua finalidade é registrar as entradas e saídas de valores na conta bancária da empresa, permitindo o controle atualizado do seu saldo. É preciso lembrar de fazer a conciliação bancária, que é o ajuste dos valores registrados na conta com aqueles acompanhados pelo controle de caixa;
- Controle de contas a receber: possibilita o conhecimento do montante dos valores a receber, das contas vencidas e a vencer, dos clientes com atrasos nos pagamentos, além de permitir enxergar como melhor programar suas cobranças;
- Controle de contas a pagar: possibilita que o empreendedor esteja sempre informado sobre o vencimento dos compromissos, como estabelecer prioridades de pagamento e o montante dos valores a pagar;
- Fluxo de caixa: representa a projeção das entradas e saídas de recursos financeiros para determinado período, visando prever a necessidade de captar empréstimos ou aplicar excedentes de caixa nas operações mais rentáveis.
Como fazer um bom controle financeiro na empresa
À primeira vista, é comum achar que fazer seu controle financeiro empresarial seja doloroso. Embora pareça ser, e mesmo que essa não seja sua área de especialidade na gestão da empresa, manter suas finanças em ordem é extremamente importante.
Isso ajuda você a projetar para onde o negócio está indo. Quando você sabe exatamente como suas receitas e despesas estão, você pode começar a tomar decisões mais informadas para o sua empresa. A manutenção dos seus registros financeiros também torna os relatórios e pagamentos de impostos muito mais fáceis de se gerenciar.
Mas para que a gestão do seu controle financeiro empresarial se torne mais fácil, e não seja mesmo penoso, separamos abaixo algumas dicas que vão facilitar esse processo. Veja só:
1. Mantenha as finanças pessoais e empresariais separadas
Misturar as suas finanças pessoais e empresariais vai, inevitavelmente, resultar em confusão. Pode parecer conveniente colocar tudo junto, mas, em última análise, isso fará com que o seu controle financeiro — tanto o pessoal quanto o empresarial — seja muito mais complicado do que precisa ser.
Comece iniciando contas bancárias e de cartão de crédito separadas para o seu negócio. Para o rastreamento contínuo, o acompanhamento das finanças do negócio e para fins fiscais, essa prática eliminará uma grande dor de cabeça para classificar suas transações a cada trimestre, ou todos os anos, conforme for o caso.
Isso também vai tirar os “achismos” para fora da equação. Se você quiser ser bem sucedido no seu negócio, você precisa monitorar e rastrear seus principais indicadores de desempenho, além dos controles citados acima neste artigo.
2. Escolha um software de gestão adequado para o seu negócio
Que sua empresa, eventualmente, precisará de um bom software de gestão é fato. Mas quando se trata de escolher um no mercado, existem várias soluções diferentes. Isso pode te deixar um pouco perdido, mas a grande verdade é que o melhor software de gestão depende das particularidades do seu negócio, e vale a pena considerar suas opções antes de tomar uma decisão.
Hoje, mais do que nunca, há uma infinidade de opções para escolher, e se você não está satisfeito com o seu serviço atual, você sempre pode alternar para outra plataforma que melhor corresponda às suas necessidades. Por isso, procure uma solução que:
- Te ofereça integração com o controle de estoque, vendas e compras;
- Permita a emissão de boletos e notas fiscais sem burocracia;
- Envie notificações dos vencimentos aos clientes;
- Faça a baixa automática nas suas contas a receber
- Emita relatórios para embasar sua tomada de decisões.
3. Considere contratar um contador profissional
Muitos empresários gostam de ter todo o gerenciamento da empresa sob suas mãos, contudo, gerenciar sua própria contabilidade não é uma boa ideia, especialmente se você pretende fazer com o que negócio cresça. Se o gerenciamento das próprias finanças está começando a ficar complicado, é hora de pensar na contratação de um contador qualificado.
Embora seja tentador fugir dos custos de trabalhar com um contador, eles poderão ajudá-lo a economizar dinheiro no longo prazo. Você será liberado para trabalhar em tarefas de alto valor que mantenham o negócio avançando, enquanto o contador lida com a parte burocrática da contabilidade da empresa.
4. Mantenha-se organizado e planeje com antecedência
As dicas acima mencionadas devem ajudar a manter suas finanças organizadas. Além disso, monitorar suas finanças e projetar receitas e despesas futuras permitirão que você faça melhores decisões de longo prazo para sua empresa.
Sem essa informação, planejar com antecedência pode ser desafiador. Se você não está de olho no futuro do seu negócio, você pode ser surpreendido. Se, por outro lado, você quiser avançar e ficar à frente na competição, você deve planejar com até 10 anos de antecedência.
Você poderá mitigar as surpresas indesejadas se se manter sempre à frente. Mesmo que as despesas inesperadas aumentem, ao praticar o conservadorismo em seus gastos, você não deverá enfrentar problemas importantes.
5. Tenha um orçamento para o seu controle financeiro empresarial
Parte de manter-se organizado e planejar com antecedência prefira incluir a criação de um orçamento, ou budget. Muitos empresários vêem esta etapa como maçante e desnecessária, mas a importância de um orçamento pode ser equiparada ao valor de um plano de negócios bem formado.
O orçamento não é uma ferramenta para planejar como cada centavo deve ser gasto. Em vez disso, é uma estrutura que você pode usar para ajudá-lo a tomar decisões claras, seja aumentando seus gastos de marketing ou reduzindo os custos de expansão para manter seus lucros no caminho certo.
Faça um orçamento e use-o como seu guia no seu controle financeiro empresarial. Não permita que ele force em você decisões que não quer fazer, mas use-o para fazer ajustes quando for necessário.
Pronto para começar seu controle financeiro empresarial? Ficou com alguma dúvida? Comente abaixo e compartilhe conosco! Estamos sempre prontos para ajudá-lo.
