Tentar administrar um negócio sem saber como fazer um fluxo de caixa é como remar em um barco sem os remos. Mesmo se você tiver um pouco de sucesso, será um esforço que deixará grandes consequências negativas.
O fluxo de caixa é importante para todas as empresas, porém é ainda mais essencial para as startups iniciais. Pois, se não for possível administrar esse processo no primeiro ano, dificilmente terão um segundo ano.
Os três principais elementos da análise de fluxo de caixa incluem: contas a receber, contas a pagar e dificuldades (você espera não ter, mas elas acontecem). É preciso gerenciar efetivamente todos os três para se ter sucesso com um negócio.
Veja, abaixo, 7 dicas de como fazer um fluxo de caixa de forma otimizada. Boa leitura.
1. Organize todas as contas da empresa
Gerenciamento e controle têm tudo a ver com organização. Não há como acertar nas decisões ou mesmo criar estratégias sem uma visão global das contas da empresa. O primeiro passo é sempre reunir e organizar todos os valores que entram e saem da empresa.
Esse deve ser um trabalho que contempla as contas do passado, presente e, principalmente, do futuro do empreendimento. A partir disso, será mais simples adotar medidas pontuais e assertivas para qualquer tipo de situação que eventualmente aconteça.
Claro, é praticamente impossível manter a organização sobre esse trabalho sem a ajuda da tecnologia. Sendo assim, é interessante utilizar planilhas digitais ou mesmo softwares voltados para esse intuito.
2. Faça a verificação do fluxo de caixa diariamente
Não adianta organizar corretamente as contas se não houver um acompanhamento diário. Não é à toa que se chama “fluxo” de caixa, isso quer dizer que a movimentação é constante. Sendo assim, a única maneira de evitar surpresas é realizando um gerenciamento contínuo.
Por meio de um acompanhamento ostensivo e diário, é possível:
- realizar mudanças pontuais nos planejamentos;
- prever situações adversas;
- aplicar as melhores soluções para os problemas.
3. Faça uma análise dentro da realidade da empresa
Um dos maiores erros que muitos gestores cometem, quando se trata do fluxo de caixa, é acreditar que uma alta taxa de venda é suficiente para manter um financeiro saudável. Infelizmente, essa falha é comum e pode ser bastante prejudicial.
Ao realizar uma análise real da situação da empresa, será mais fácil identificar irregularidades ou inconsistências nos processos. Por exemplo, ainda que a empresa possua vários contratos de serviços, as contas podem não fechar e a situação financeira não se manter estável.
Essa etapa é a ideal para tomar decisões como reavaliação de contratos, mudanças de preços, estratégias, entre outros. Porém é vital que todo o estudo seja feito com base em dados concretos e coesos. Sempre dentro da realidade do negócio e do mercado.
4. Trabalhe com planejamentos a médio e longo prazo
Todo gestor sabe que, no mundo empresarial, não existe o resultado imediato. Aqueles que acreditam nisso como um dogma acabam caindo em armadilhas ou passando por situações adversas.
Por isso é mais recomendável sempre construir planejamentos a médio e longo prazo. Isso é ainda mais importante se tratando de fluxo de caixa. Afinal, muitas vezes o pagamento de um serviço só acontece no mês ou meses seguintes.
Outro detalhe interessante é a possibilidade de diluir pagamentos de taxas e tributos. Com uma provisão das contas, a empresa consegue dividir os pagamentos e quitá-los sem precisar pesar o caixa mês a mês.
5. Antecipe pagamentos e recebimentos
Um bom fluxo de caixa sempre depende da forma por meio da qual a empresa gera as contas a pagar e receber. Por isso uma das principais medidas a ser tomada é realizar uma análise de todos os créditos e dividendos do empreendimento.
A partir dessa ação, de simples execução, é possível tornar muito mais saudável o fluxo de caixa. Por exemplo, tendo conhecimento sobre as taxas futuras e obrigatórias, a empresa pode adiantar alguns pagamentos para obter descontos e facilidades.
Ainda que os descontos pareçam pequenos separadamente, no final da dívida, o acúmulo de benefícios pode fazer uma grande diferença no caixa. Além disso, conseguindo antecipar alguns pagamentos, o giro financeiro se torna algo natural dentro do negócio.
6. Gerencie o estoque da empresa
Vários gestores e empresários acabam ignorando o estoque interno no momento de desenvolver estratégias para obter um bom fluxo de caixa. Por entenderem o estoque como um capital financeiro que não está rendendo nem gerando prejuízo, essa visão equivocada acaba prevalecendo.
No entanto é preciso compreender que, para formar o volume de estoque, foram investidos valores financeiros. Ou seja, o caixa sofreu diretamente com a movimentação.
Então, trabalhar o estoque é uma forma de garantir que o fluxo financeiro seja sempre positivo. Para saber quando é o melhor momento para investimentos no estoque, algumas perguntas podem ser feitas:
- qual o valor atual do meu estoque?
- qual o limite mínimo e máximo do meu estoque?
- qual lucratividade posso obter com o meu volume atual?
7. Utilize um bom sistema de gestão
No primeiro tópico foi recomendado a utilização de planilhas digitais ou softwares para a organização das contas da empresa. Essa informação precisa ser reforçada e, mais do que isso, é importante apontar a essencialidade da utilização de sistemas de gestão.
As planilhas digitais são interessantes, porém softwares de gestão são sistemas automatizados específicos para um controle geral da movimentação do caixa da empresa. A ferramenta consegue executar e /ou auxiliar em todas as dicas apresentadas no artigo.
Ou seja, o software de gestão não apenas otimiza o fluxo de caixa no dia a dia como também facilita o trabalho de equipes e gestores.
Enfim, essas foram as dicas de como fazer um fluxo de caixa otimizado. Logicamente, é importante não negligenciar esse cuidado, pois é indispensável para que a sua empresa mantenha os registros atualizados, consiga tomar as decisões necessárias e ter o controle financeiro. Para um negócio mais saudável, comece a implementar boas práticas.
Gostou de saber como fazer um bom fluxo de caixa? Que tal agora se aprofundar ainda mais no assunto e conhecer as razões para gerenciar o fluxo de caixa?
