Na missão diária de gerir uma operação sustentável e lucrativa, os gestores se deparam com um grande desafio: o de reduzir custos sem prejudicar a qualidade dos processos e das entregas.
Nesse contexto, é natural (e mesmo necessário) que os líderes se mostrem preocupados com estratégias que busquem otimizar os recursos disponíveis. E é justamente esse o assunto que vamos cobrir no post!
Se você busca informações relevantes para te ajudar a reavaliar processos e cortar os custos excedentes, não deixe de ler o conteúdo até o fim! Nele, você encontrará dicas valiosas para melhorar os resultados empresariais.
Vamos em frente e boa leitura!
1. Levante e analise informações
O acesso a informações transparentes e seguras é essencial ao gestor no momento em que ele precisa tomar qualquer decisão empresarial; mas, quando se trata de reduzir custos, essa necessidade é ainda mais latente.
No esforço para identificar possíveis gargalos e, ao compreendê-los, corrigir o que é passível de ajuste, é indispensável que o líder disponha de dados coerentes, que reflitam com exatidão qual é o panorama da operação e do negócio.
Por isso, não seria equivocado dizer que, diante do objetivo de otimizar recursos, é fundamental que haja um levantamento criterioso de informações — tais como relatórios, balanços e fluxos. Afinal, somente ao confirmar transações e atestar resultados é que será possível construir uma visão ampla da operação e, claro, também da empresa.
Independentemente da extensão da avaliação (seja ela limitada a um setor específico ou expandida para todas áreas operacionais), uma coisa é certa: jamais negligencie o suporte e a confiabilidade que os dados conferem às decisões estratégicas do negócio — e a de reduzir custos, com certeza, é uma delas!
2. Envolva a equipe
A iniciativa de definir a redução de custos como uma atividade prioritária deve ser do líder. Sozinho, porém, é improvável que ele consiga efetivar os ajustes necessários e que seja capaz de manter os processos na linha da otimização de modo perene.
Dessa forma, a cooperação ativa da equipe desponta como crucial no sucesso de toda a operação. A tarefa de mobilizar, engajar e motivar seu time é determinante e não deve ser negligenciada!
Da concepção do projeto à implantação das estratégias pontuadas: não deixe de reforçar a importância do time no êxito da operação, destacando que todas as etapas foram positivamente influenciadas pelas ideias coletivas.
Ao envolver toda a equipe na missão de reduzir custos, você compartilha a responsabilidade pelo projeto e estimula os colaboradores a agirem de forma proativa. Os resultados serão certamente mais expressivos!
3. Reavalie contratos com fornecedores
Outra forma bastante viável de calibrar as despesas empresariais é revisar os contratos já firmados. Invista tempo na reavaliação dos termos e, se possível, aproveite para visualizar formas de negociar condições mais atrativas.
Uma alternativa é eliminar serviços que estejam sendo subutilizados e analisar a composição de eventuais pacotes, certificando-se de que eles permanecem interessantes ao cenário atual da organização.
Contudo, lembre-se: ao mesmo tempo em que busca alternativas para diminuir os custos de fornecimento, porém, não deixe de zelar pelo relacionamento com o parceiro. Em um mercado competitivo, é cada vez mais importante formar (e manter) alianças duradouras e produtivas.
4. Renegocie dívidas e taxas
As dívidas bancárias também são um ponto bastante sensível na operação das empresas modernas. Com a adição periódica de taxas, o montante pode aumentar consideravelmente e, muitas vezes, tirar o sono do gestor.
Se o objetivo é reduzir custos, essa é, sem dúvida, uma questão que deve ser analisada com cautela! O alongamento de passivo, por exemplo, é uma estratégia que deve ser sempre considerada.
No caso das taxas — cobradas para administrar e movimentar as contas do negócio, por exemplo —, vale a pena chamar o gerente para bater um papo e, claro, negociar melhores condições de pagamento. Vale a pena!
5. Revise o regime tributário
No Brasil, a carga tributária é bastante elevada — e os gestores têm consciência de que é preciso estar sempre atento às alterações burocráticas. No que se refere à estratégia fiscal e contábil, todo o cuidado é pouco!
Se o esforço é para reduzir custos, uma reavaliação do regime tributário adotado pode surtir efeitos benéficos. Não é incomum encontrar empresas que, em função de uma opção equivocada, pagam mais impostos do que poderiam.
Por isso, não deixe de levantar anualmente os dados financeiros e fiscais da sua empresa. Com o monitoramento recorrente, fica mais fácil identificar eventuais oportunidades de mudanças, com vias à otimização de recursos.
6. Invista em tecnologia
Embora possa causar estranheza apontar a necessidade de um investimento como força motriz da redução de custos, é justamente isso o que acontece quando a empresa passa a contar com um sistema de gestão.
Estudos comprovam, inclusive, que um ERP aumenta em até 35% a produtividade de uma organização, melhorando seus resultados já no curto prazo.
Ao integrar departamentos, automatizar processos e minimizar a incidência de retrabalhos (que, se manuais, podem facilitar a ocorrência de erros), o software garante mais transparência às operações e mais segurança na tomada de decisão.
Além disso, a centralização de informações é determinante na redução de custos. Somente ao contar com um amplo banco de dados, cujo detalhamento esmiúça as atividades do negócio, é que o gestor se torna capaz de analisar procedimentos e encontrar possíveis gargalos nas rotinas produtivas.
7. Acompanhe o andamento e os resultados
Por fim, ainda que não menos importante, é fundamental que o líder monitore, de modo próximo e contundente, o andamento dos trabalhos — no que tange à implantação das estratégias definidas — e os resultados obtidos.
Nesse aspecto, é válido mencionar que a tecnologia em gestão também se mostra bastante pertinente: com a possibilidade de imputar informações e, depois, extrair relatórios completos, o gestor tem mais autonomia para construir uma visão ampla da empresa e de seus avanços.
Na ausência de um acompanhamento efetivo, o enfraquecimento das táticas pontuadas pode comprometer (ou mesmo inviabilizar) todo o projeto, falhando na missão de reduzir custos e, por consequência, também na melhora da performance global da organização.
O conteúdo foi útil e você deseja se aprofundar no assunto? Aproveite para saber como é possível manter um bom controle financeiro no seu negócio, assegurando uma operação cada vez mais lucrativa. Sucesso!
