Para garantir uma maior produtividade e a otimização do tempo, é preciso manter os processos empresariais bem estruturados e alinhados com os objetivos da organização. Um deles, que requer bastante atenção, é a gestão da folha de pagamento.
O cálculo da folha é realizado mensalmente pelas empresas que mantêm funcionários legalmente registrados. Nela, são registradas todas as informações relacionadas à vida financeira do trabalhador, como férias, descontos, bonificações, 13º salário, entre outras.
Para ajudar seu time de Recursos Humanos a agilizar o processo de elaboração da folha de pagamento, acompanhe nosso post e veja quais ferramentas podem ser úteis. Vamos lá?
Afinal, o que é folha de pagamento?
A folha de pagamento nada mais é do que o documento que retrata a trajetória de um funcionário dentro da organização, com atividades desempenhadas, salários e faltas. Neste importante instrumento de função contábil, fiscal e operacional, são apresentadas informações sobre o salário bruto e líquido.
A elaboração e a entrega do recibo da folha de pagamento (ou holerite) são obrigatórias para qualquer empresa. Por isso, a organização e o controle de todas as documentações e movimentações que acontecem entre o empregador e seu funcionário são muito importantes.
Contar com a ajuda de uma companhia especializada para ajudar nesse sentido, calculando corretamente os valores e aplicando leis trabalhistas e previdenciárias, horas extras ou rescisões, é a melhor solução para manter tudo dentro dos padrões da lei.
Como elaborar esse documento?
A elaboração da folha de pagamento não segue uma receita mágica. Isso permite que cada empresa adote os critérios que melhor combinem com seus procedimentos (desde que não prejudique nenhum ponto de vista legal).
Para ser elaborada corretamente, a folha deve conter algumas informações obrigatórias, como:
- o valor do salário estabelecido no ato de contratação (aquele registrado na Carteira de Trabalho e Previdência Social — CTPS);
- faltas, atrasos e afastamentos referentes ao mês de apuração;
- descontos e encargos sociais;
- data em que a remuneração estará disponível.
Vejamos, abaixo, alguns passos importantes na hora de elaborar a folha de pagamento.
Fique atento à categoria do funcionário
O empreendedor precisa categorizar seu funcionário corretamente, conforme a função desempenhada dentro da organização. Assim, é preciso ficar atento às disposições da Convenção Coletiva, que servem como apoio na hora de estabelecer a categoria.
Faça o levantamento das horas trabalhadas
Outro importante item que influencia o cálculo da folha de pagamento é o levantamento correto das horas efetivamente trabalhadas. Para isso, é importante observar os registros das horas cumpridas no mês (pelo método manual ou eletrônico).
Não se esqueça dos encargos
Além do salário, o empregador tem outros custos com o funcionário que incidem sobre a folha de pagamento. São eles:
INSS
O desconto é para o Instituto Nacional de Seguro Social. O valor incide sobre o valor total da remuneração, no qual se destacam:
- salário;
- horas extras;
- adicionais;
- 13º salário.
Trata-se de uma contribuição obrigatória, que serve como garantia para a aposentadoria do funcionário.
FGTS
A empresa é obrigada a depositar mensalmente, até o dia 7, o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).
O valor corresponde a 8% da remuneração e serve para amparar o trabalhador em casos de doenças e demissão (ou mesmo para o requerimento de investimentos de moradia). Essa é uma despesa obrigatória da empresa e não deve ser descontada do funcionário.
IRRF
O Imposto sobre a Renda Retido na Fonte é um desconto destinado ao Governo que depende do valor do salário. A alíquota aplicada obedece a uma tabela atualizada anualmente pela Receita Federal, devendo ser descontada diretamente da folha de pagamento e declarada pelo trabalhador.
Lembre-se de outros descontos
Além dos descontos já mencionados, devem ser observados outros benefícios que o funcionário ganha atualmente. O vale-transporte, o vale-refeição e o salário-família são alguns dos exemplos.
Quais erros devem ser evitados?
A gestão da folha de pagamento é um dos pilares do bom andamento das atividades de uma organização. Por isso, é preciso ficar atento aos erros capazes de ocasionar problemas tanto para os empregadores quanto para os funcionários.
Isso significa que a folha de pagamento deve ser elaborada com muito cuidado e expertise. Vejamos algumas falhas que são comuns, mas devem ser evitadas:
Pagamentos indevidos
O desconhecimento dos descontos e proventos que incidem na folha pode comprometer seriamente seu processamento e levar a passivos trabalhistas no futuro, devido a dados incorretos de registro.
Portanto, é fundamental que o registro e a elaboração da folha sejam feitos com muita atenção, pois cada informação precisa ser cuidadosamente conferida e verificada. Por isso, todo cuidado é pouco na hora de informar horas extras, INSS, faltas, adicionais e outros benefícios.
Registro manual das horas trabalhadas
Por incrível que pareça, muitas empresas ainda adotam planilhas ou registros manuais na hora de elaborar a folha de pagamento. Essa é uma das principais causas de erros, pois pode levar a informações incorretas e à ausência de checagem das fórmulas aplicadas.
Isso significa que, se alguma planilha tiver problemas ou os sistemas utilizados apresentarem algum defeito, as informações podem ser comprometidas (e os registros, perdidos).
Portanto, a recomendação é adotar um software de gestão que, além de realizar toda a gestão da folha de pagamento para o cálculo correto, poderá automatizar o processo e manter os dados em segurança.
Falha na previsão de custos
A folha de pagamento é um dos principais processos dentro de uma empresa e está diretamente ligada à gestão financeira. Se não houver uma integração entre as duas áreas, é bem provável que as atividades e os pagamentos dos funcionários sejam comprometidos.
Portanto, realizar as previsões para um controle financeiro e da folha de pagamento é imprescindível. Isso vale para o pagamento de férias, do 13º salário, do FGTS e assim por diante.
Falta de planejamento
Muitos gestores não dedicam tempo suficiente para o planejamento da folha de pagamento, seja por pensarem que esta é uma tarefa cansativa ou mesmo por falta de desconhecimento. No entanto, quando os processos não são planejados, as chances de algo dar errado são maiores.
É importante planejar e documentar tudo. Assim, os profissionais que estão envolvidos com a elaboração da folha de pagamento podem ter acesso a um passo a passo e eliminar, de vez, as falhas do dia a dia.
Quais ferramentas podem ajudar no processo de elaboração da folha?
Otimizar o tempo, reduzir os custos e aumentar a produtividade são ações prioritárias dentro das estratégias de crescimento de uma organização. Atingir tais premissas nem sempre é simples, mas as ferramentas abaixo podem ajudar no processo de elaboração da folha de pagamento.
Sistema ERP
O ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento dos Recursos da Empresa) é um software que integra e gerencia todos os processos de uma empresa, incluindo as informações referentes à elaboração da folha de pagamento.
A ferramenta facilita o fluxo de dados dentro da organização e otimiza o processo de decisão, eliminando erros provenientes de registros manuais e planilhas descentralizadas. Investir em um ERP para o registro e a elaboração da folha de pagamento significa automatizar processos, aumentar a produtividade e reduzir as falhas significativamente.
Controle de ponto eletrônico
Apesar de a legislação trabalhista autorizar o uso do registro manual, o ponto eletrônico é a melhor solução para otimizar o processo de elaboração da folha de pagamento. Com ele, os funcionários do setor de Recursos Humanos têm mais tempo para atividades menos burocráticas e mais estratégicas.
Vale destacar que o controle de ponto eletrônico pode ser integrado a um sistema ERP, fornecendo informações gerenciais e em tempo real para tomadas de decisões mais eficazes e que contemplem as necessidades do negócio.
Gostou de saber mais sobre a gestão da folha de pagamento e quer se inteirar sobre nossos serviços? Entre em contato conosco!
