A rotina de operação de uma empresa envolve diversos procedimentos que geram um volume enorme de documentos. Blocos de anotação, notas fiscais, contratos, comprovantes de pagamentos, enfim, toda essa papelada acaba ocupando espaço sobre a mesa e atrapalhando o dia a dia.
Não é incomum na correria das tarefas diárias revirar tudo quanto é tipo de gaveta, pasta e fichários de papéis para encontrar um bendito documento que ninguém sabe onde está. Essa situação é frequente e pode levar a redução da produtividade, perda de prazos de pagamentos, entre outros.
Para ajudar sua empresa a lidar melhor com a gestão de documentos, levantamos 3 dicas de como conseguir organizar melhor toda a papelada empresarial, Veja essas soluções que temos para você:
Afinal, o que é gestão de documentos?
Contratos de venda e compra, contas de água, telefone e luz, guias de tributos e muitos outros documentos importantes revelam as operações realizadas pela empresa e seu histórico de negócio.
Gerir com eficiência toda essa infinidade de papéis não é tão simples como parece. Isso porque é preciso ter um controle e arquivamento correto de qualquer tipo de documento.
A desorganização documental afeta a produtividade e o bom desempenho das atividades. Segundo estudo da Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos — ABGD —, um funcionário pode perder duas horas diárias para procurar arquivos extraviados entre as áreas da empresa. Por isso, a gestão de documentos se torna tão importante!
Gerir a documentação empresarial engloba uma série de procedimentos voltados para produção, uso e gerenciamento de arquivos importantes, sejam eles decorrentes de transações entre fornecedores, movimentações financeiras ou simples comprovantes diários de pagamentos.
A principal finalidade da gestão de documentos é proporcionar às companhias um controle maior, organização e domínio sobre suas informações.
Entre os principais benefícios se destacam:
- aumento da produtividade;
- agilidade na consulta de documentos;
- impede que a empresa perda prazos nos processos;
- ganhos em qualidade de trabalho;
- segurança e preservação dos arquivos;
- facilidade de localização dos documentos;
- integração entre os departamentos;
- ambiente limpo e organizado.
Otimizar o tempo de trabalho, aumentar a produtividade e reduzir custos são os principais benefícios que a gestão de documentos oferece para o negócio.
Como fazer a gestão de documentos?
Quando a empresa mantém uma política de gestão de documentos eficiente ela passa a ter maior controle sobre suas obrigações, não perdendo prazos de pagamentos, evitando multas e outras consequências que refletem em um funcionamento sustentável.
Para ajudar sua empresa levantamos 3 dicas básicas de como fazer a gestão de documentos da empresa. Confira:
1. Crie um sistema organizacional
O primeiro passo para organizar os documentos é estabelecer uma política de organização, ou seja, é classificá-los de acordo com o seu uso. O processo pode ser um pouco demorado e cansativo, mas é essencial para a organização que a empresa está procurando.
Para isso, faça um inventário de todos os arquivos e documentos da empresa. Se achar melhor, estabeleça categorias de separação, por exemplo:
- documentos que precisam ser guardados em sua forma física (contratos que contam com assinatura, por exemplo);
- documentos que podem ser escaneados e salvos em meios eletrônicos;
- documentos que são cópias de outros já digitalizados (ou usados) e assim podem ser descartados.
Ao definir normas e procedimentos técnicos para a classificação, avaliação, preservação e eliminação de arquivos e documentos é possível garantir que a empresa tenha acesso rápido ao que realmente importa.
Por exemplo, documentos como carta de pedido de demissão e comprovantes fiscais devem ser arquivados pelo menos por 5 anos. Já outros comprovantes, que atestam a quitação de obrigações previdenciárias, devem ser guardados por pelo menos 30 anos.
2. Invista em soluções tecnológicas
A dica aqui é eliminar o papel sempre que puder. Manter arquivos em papel pode gerar custos desnecessários para a empresa. A gestão de documentos por meios eletrônicos desocupa espaços que podem ser utilizados para outros fins, otimiza o tempo da equipe e estimula a produtividade.
Soluções tecnológicas permitem o controle, armazenamento e gestão de todos os arquivos com segurança (sem risco de serem extraviados ou danificados), pelo tempo determinado e sem ocupar espaço.
Hoje, já existem opções de salvamento de arquivos em nuvem (cloud computing), que torna todo o processo mais seguro, além de poder organizá-los e encontrá-los com mais praticidade e agilidade.
Seja no computador ou em nuvem, com o uso da tecnologia a gestão de documentos é possível categorizar os arquivos , tornando a busca muito mais ágil do que quando eles eram guardados em pastas e armários.
Entre os principais benefícios do uso da tecnologia se destacam:
- redução de custos — já que a empresa abre mão do uso de papel e impressões;
- acesso simples — em poucos cliques é possível ter acesso a qualquer documento, desde que tenha permissão de visualização;
- maior segurança — arquivos e documentos passam a estar protegidos por meio de permissões de acesso, além de possuir backup periodicamente;
- compartilhamento entre toda a empresa — é possível distribuir permissões de acesso entre os colaboradores a determinados arquivos.
3. Conheça as ferramentas para uma gestão de documentos eficiente
Implementar boas práticas de gestão de documentos é uma tarefa que envolve planejamento e investimento em áreas físicas, materiais, infraestrutura e principalmente exige treinamento dos funcionários.
Porém, a boa notícia é que existem importantes ferramentas que podem funcionar como aliadas no estabelecimento de uma estratégia documental eficiente e econômica. Vejamos:
Computação em nuvem
Cloud Computing, como também é chamada, é uma solução que armazena todos os arquivos e documentos em meio digital na nuvem.
A adoção da computação em nuvem reduz o espaço físico com infraestrutura de máquinas e servidores, além de não precisarem de manutenção.
Basicamente esse tipo de ferramenta é um tipo de servidor remoto que armazena os arquivos digitais. Em geral, o armazenamento na nuvem é feito por uma empresa SaaS — software como serviço.
Assim, a empresa contrata um fornecedor que vai cuidar de toda a manutenção do serviço, desde sua atualização, garantia de funcionamento e de meios de segurança eficazes.
A gestão de documentos em nuvem possibilita o acesso de arquivos por meio de qualquer dispositivo com conexão a internet. Isso promove a mobilidade, que passa a ser importante no processo de decisão já que os dados importantes podem ser acessados a qualquer momento e de qualquer lugar.
Assinatura eletrônica
A assinatura eletrônica é a grande aliada na redução de processos burocráticos e que demandam tempo e maiores custos. Com esse tipo de recurso, os documentos não precisam sequer ser impressos para se tornarem oficiais, a assinatura eletrônica confere total autenticidade, confidencialidade e integridade aos certificados.
Arquivos e documentos que levavam dias para percorrer todas as etapas até sua legalidade, agora podem ser enviados de maneira instantânea, pela internet.
Através da assinatura eletrônica os documentos podem ser armazenados digitalmente e organizados automaticamente, sem a necessidade de trabalhos manuais, seguindo critérios estabelecidos previamente pelos gestores — o que facilita o acesso.
Vale destacar que documentos assinados digitalmente são válidos juridicamente, com seu uso previsto na legislação brasileira e de outros países, o que aumenta o nível de segurança e integridade dos processos e eleva o compliance da empresa.
Softwares ERP e CRM
ERP e CRM são duas soluções digitais que têm ajudado muitas empresas a gerir com eficiência toda a parte documental.
A sigla ERP, que em português significa software de gestão empresarial, é uma ferramenta que integra todos os dados dos setores da empresa em um único lugar, facilitando o acesso e o processamento destas informações para o processo de decisão. Por meio desse recurso é possível ter acesso a arquivos digitais seguros, como notas fiscais ou contratos assinados eletronicamente.
Já as soluções CRM, sigla em inglês para gestão de relacionamento com clientes, está voltada para a coleta de informações importantes sobre compradores e possíveis compradores, ou seja, referentes a todo o cadastro de clientes. Para que tal ferramenta seja realmente eficiente, é fundamental que os arquivos estejam organizados e devidamente categorizados. E é exatamente isso que a CRM faz!
A gestão de documentos é uma importante ferramenta para organizar e controlar a infinidade de papéis que são gerados diariamente pelas empresas. Assine nossa newsletter e continue por dentro de todos os nossos conteúdos com exclusividade. Clique aqui!
