A planilha de controle de estoque é essencial para qualquer negócio, pois o gerenciamento adequado desse elemento contribui para a conquista de resultados positivos.
Entretanto, muitas organizações optam por realizar a gestão de estoque no Excel, o que gera vários riscos que podem comprometer o seu desenvolvimento no mercado.
Para informar você a respeito desses riscos, elaboramos este post que lista e explica os principais. Ao final da leitura, você poderá adequar seus processos e se preparar para lidar da melhor forma com eles, tomando as medidas necessárias para minimizá-los.
Boa leitura!
1. Complexidade nos relatórios e nas fórmulas
O Excel não é um programa desenvolvido especificamente para gerar relatórios, planilhas e gráficos complexos para controlar grande volume de dados.
Dessa forma, as fórmulas a serem aplicadas acabam sendo excepcionalmente complicadas, o que exige conhecimento avançado até mesmo para o usuário.
Por essa razão, é possível que o desenvolvedor não consiga criar as fórmulas necessárias para satisfazer as necessidades do negócio.
2. Falta de confiança e segurança nos dados
Mesmo que alguém com domínio consiga desenvolver as funcionalidades necessárias no Excel, os dados estão vulneráveis a vírus, extravios e erros.
Por exemplo: caso ocorra uma falha na fórmula, todo o complexo de cálculos é comprometido e dados irreais sobre o negócio são gerados.
Outro exemplo de dano pode ocorrer quando um vírus ataca o computador e apaga um componente do Excel, inutilizando todos os dados.
3. Demanda muito tempo para o preenchimento e a análise
A forma de utilização do Excel não se altera independentemente de como as planilhas são estruturadas. Isso significa que todos os usuários precisam acessar o programa, viajar pelas diferentes abas, analisar os números e preencher com as informações devidas no local correto.
À primeira vista, isso pode não parecer um problema, mas conforme a empresa cresce e se desenvolve, o volume de dados também aumenta e será necessário um grande número de planilhas e relatórios.
Os computadores se tornarão mais lentos e a gestão cada vez mais complexa, dificultando a alocação de dados pelos colaboradores. Isso ocorre pelo fato do Excel não ser escalonável e adaptável de acordo com o tamanho da empresa.
4. Perdas no fluxo e na análise de dados
Uma plataforma precisa ter um fluxo de informações e dados transparente, preciso e constante. A gestão de estoque deve englobar diferentes atividades como produção, almoxarifado, vendas, qualidade, perdas etc. Assim, diversas informações podem ser perdidas quando é preciso juntar dados de variadas planilhas, de versões distintas e, muitas vezes, preenchidas diferentemente.
Por essa razão, o fluxo de informações será comprometido, pois os computadores serão mais lentos e as planilhas precisarão de constantes adaptações ou correções. Isso impacta negativamente na análise de dados pelos gestores, já que ela poderá ser baseada em informações errôneas e vagarosa.
5. Falta de comunicação
Um dos elementos mais relevantes para a boa gestão é a comunicação e troca de informações entre os colaboradores dos setores ou departamentos de uma organização.
Por mais que o perito em sistemas consiga desenvolver as fórmulas adequadas no Excel, o programa não traz a possibilidade de criar canais de comunicação interna (entre os colaboradores) e externa (com os clientes). Assim, limita a produtividade e o crescimento do negócio.
Como você deve ter percebido, a gestão de estoque no Excel não é suficiente para suprir as necessidades da empresa, sendo necessário utilizar uma plataforma desenvolvida especialmente para esse objetivo, garantindo a minimização ou até mesmo eliminação dos riscos que listamos neste post.
Você sabe o que é um estoque de segurança? Leia nosso post que explica a importância dele e como fazê-lo.
