A construção de um planejamento coeso é importante para o sucesso de qualquer empresa. Porém, de nada valerá essa primeira etapa se a execução não for realizada como o esperado. Em outras palavras: desenvolver formas para um controle de atividades dos funcionários também é crucial para o alcance das metas.
Geralmente, o processo de supervisão sempre é mais complexo do que o de construção, pois é necessário que o gestor esteja em sintonia com os funcionários e conheça o perfil de cada equipe. Adotar ferramentas nessa etapa não só facilita o trabalho, como torna a classificação e o acompanhamento bem mais assertivos e justos.
Por isso, neste artigo, mostraremos como é possível realizar um controle de atividades na sua empresa de forma simples e efetiva. Acompanhe e boa leitura!
O que deve ser considerado em um processo de monitoramento?
Antes de iniciar o controle de atividades, é preciso definir o que é importante nesse trabalho. Considerando o funcionamento de uma empresa em geral, independentemente do segmento, você pode fazer isso a partir de três pontos:
- planejamento;
- execução;
- acompanhamento.
Detalharemos cada um a seguir.
Planejamento
Como o próprio nome indica, é quando você define as diretrizes iniciais do processo: nome da atividade a ser realizada, colaborador responsável, datas de início e término, entre outros.
Execução
Durante a execução, você confere as horas alocadas em cada atividade. Basicamente, o gestor estipula um tempo para a tarefa e confere para se certificar que tudo está sendo feito dentro do prazo.
Acompanhamento
A terceira etapa é onde você define o status atual da tarefa. No geral, o status pode ser preenchido de cinco maneiras diferentes:
- não iniciada;
- iniciada;
- atrasada;
- concluída no prazo;
- concluída com atraso.
Quais ferramentas utilizar para o controle de atividades?
Agora que você já sabe o que deve ser considerado para um controle de atividades, apresentaremos algumas ferramentas úteis para esse trabalho.
Planilhas
Essa é uma ferramenta básica, porém eficiente e muito utilizada. As planilhas sempre foram utilizadas para o controle de tarefas em diferentes empresas. Com a evolução da tecnologia, o preenchimento da ferramenta migrou para a forma digital.
Apesar de não ser o item com maiores possibilidades técnicas, as planilhas conseguem cumprir bem as três etapas citadas dentro de um controle de atividades.
Software de gestão
Um software de gestão permite que o coordenador se mantenha atualizado com todo tipo de informação, desde pequenas coisas que poderiam passar despercebidas, até etapas mais essenciais para o cumprimento das atividades.
Tarefas individuais, tarefas de equipe e projetos personalizados são listados com os respectivos prazos. A produtividade é monitorada com relação às atividades concluídas dentro do tempo. Além disso, os softwares de gestão costumam ser compatíveis com diversos dispositivos móveis, permitindo que o gestor realize o acompanhamento de diferentes lugares.
Quais são os resultados desse monitoramento para a empresa?
A supervisão é uma das responsabilidades mais importantes de um gestor e uma das mais essenciais para uma empresa. Com o trabalho de monitoramento, os gestores conseguem direcionar melhor futuras atividades para os funcionários, certificando-se de que as metas estabelecidas sejam cumpridas e de que as políticas de pessoal sejam mantidas.
Além disso, o monitoramento pode ser utilizado para avaliar, motivar e recompensar os colaboradores. Somado a tudo isso, esse trabalho é importante para identificar pontos fracos e gargalos dentro das equipes e dos setores da empresa, permitindo que sejam feitas correções pontuais e assertivas para cada tipo de problema.
Em suma, um controle de atividades fornece detalhes instantâneos sobre como cada funcionário está se desenvolvendo individualmente e de forma coletiva. Além disso, é uma ótima oportunidade para aumentar a motivação dos grupos e proporcionar um melhor direcionamento. Analise as informações apresentadas e impulsione a produtividade dos profissionais da sua empresa!
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