Você já observou o quanto estamos rodeados de grandes invenções tecnológicas? Em todos os lugares vemos grandes e improváveis criações, processos que antes eram desenvolvidos com muita mão de obra, hoje, sofrendo mudanças e transformando nossas rotinas cada vez mais práticas e rápidas.
Com essa demanda evolutiva acontecendo em toda parte do mundo, os governos estão adequando suas ferramentas de fiscalização, para acompanhar todo esse processo tecnológico. No Brasil, grandes avanços já foram dados desde a implantação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), em meados de 2010.
Seguindo esse mesmo processo evolutivo no varejo, no mais novo projeto do fisco, surgiu então a Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e). Se você ainda não ouviu falar sobre ela, leia este artigo até o final, asseguro que você terá uma visão diferente sobre isso, pois vamos abordar esse assunto com clareza e detalhes.
Antes da NFC-e
Você lembra como era burocrático preencher blocos e mais blocos de nota fiscal, cuidando para que a segunda via fosse preenchida com o carbono? E o custo que existia para confeccionar numa gráfica, caixas caixas de blocos para serem usados durante o ano?
A burocracia de se utilizar a ECF (Emissor de Cupom Fiscal)? Ou até mesmo o CF-e SAT (Cupom Fiscal Eletrônico)? As rotinas que não devem ser esquecidas durante o dia, para que a impressora funcione corretamente, sem que deixe os pedidos sem poder faturar? Pois bem! A partir do momento que é implantado a NFC-e, esse processo massante, tudo isso deixa de ser feito, pois todo o processo de emissão passa a ser eletrônico.
Vejamos abaixo como é a NFC-e.
O que é NFC-e?
A NFC-e foi desenvolvida para substituir os documentos, em papel, gerados pelos varejistas: ECF, Nota Fiscal de venda ao consumidor (Série D) e o CF-e SAT. A NFC-e é um documento que tem a mesma validade da nota fiscal impressa, porém no formato digital, gerando mais segurança e agilidade para emitir o documento.
Esse formato baseia-se no projeto da NF-e, em que foi criado um novo modelo de emissão de nota, substituindo os antigos blocos, de modo que tudo pode ser gerenciado por ambiente virtual.
O documento digital traz grande facilidade para o empresário, que passa a ter maior controle sobre as operações, podendo economizar com a emissão das notas. Além da economia, os varejistas proporcionarão aos seus clientes segurança das informações emitidas e agilidade nas rotinas de vendas e faturamento, graças a essa modernização.
Impressora fiscal (ECF)
Impressora não fiscal (NFC-e)
As principais vantagens
- Dispensa do uso do Equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF).
- Dispensa impressão de Leitura X e Redução Z, Mapa Resumo, Comunicação de ocorrências, elimina os processos de armazenamentos dos documentos e o envio dos mesmos à contabilidade, onde todos relatórios diários impressos, dispostos e organizados por dia, deveriam ser entregues para serem lançados dia-a-dia pelos contadores.
- Uso de qualquer impressora de recibo térmica, sem necessidade de autorização pelo Fisco, ou seja, dispensa o processo de lacração e homologação. Esse procedimento era obrigatório para empresas que adquiriam a ECF, pois era necessário que o equipamento fosse devidamente registrado e lacrado para evitar qualquer tipo de acesso à memória da ECF.
- Redução significativa dos gastos com papel: a critério do consumidor, a impressão do DANFE NFC-e pode ser substituída pelo envio do link de consulta da NFC-e por e-mail ou SMS.
- Flexibilidade de expansão de pontos de vendas, nos períodos de alto movimento do comércio, sem necessidade de autorização prévia do Fisco. Para que fosse possível remanejar uma ECF de um ponto para outro, o proprietário deveria solicitar a autorização para tal, pois no processo de homologação do equipamento, era entregue um layout indicando onde seria o local de uso da ECF.
- Dispensa a Intervenção Técnica. Procedimento que era necessário sempre quando a ECF apresentava qualquer tipo de alteração em seu funcionamento, com por exemplo, erro na data, comunicação com o computador, alteração no software ou no hardware, erros nas gerações dos relatórios da memória, entre outros;
- Consulta do cliente à nota fiscal por meio de QR Code no smartphone. Assim como a NF-e que pode ser consultada em uma página da web disponibilizada pelo fisco, a NFC-e também dispõem dessa possibilidade consulta, sendo ainda mais prática, pois permite acesso pelo smartphone
- O valor para adquirir uma ECF chega a custar mais de R$ 5.000,00; já emissão da NFC-e pode ser feita em impressora térmica, que fica em média 1/5 desse valor. Conforme citamos acima, a liberação de uso de uma ECF demandaria uma burocracia enorme para começar a utilizar. Já no caso da NFC-e, a empresa optando o uso desta, basta que o responsável contador entre com o processo de credenciamento junto a secretaria fazendária estadual. Em seguida a empresa deve adquirir um Certificado Digital (vamos falar mais à frente) e uma impressora de recibo térmica.
Em quais estados a NFC-e está em vigor
A NFC-e pode ser utilizada por empresas do comércio varejista de qualquer porte, em operações realizadas diretamente com o consumidor, podendo haver regras diferenciadas em cada Estado.
Em alguns estados a NFC-e já é obrigatória, como por exemplo: Acre, Amazonas, Distrito Federal, Espírito Santo, Maranhão, Minas Gerais, Pará, Paraíba, Paraná, Rio de Janeiro, Rio Grande do Norte, Rondônia, Roraima e Sergipe. Outros estados ainda estão com o processo de implantação em andamento ou em período de adesão voluntária, como é o caso do Estado do Tocantins.
O que fazer com as ECF’s
Com a implantação da NFC-e, as ECF’s devem ser guardadas em locais seguros, pois ainda possuem informações fiscais, históricos e relatórios de operações de vendas anteriores.
As ECF’s possuem uma validade máxima em duas formas: a primeira é a capacidade de memória, que por sua vez, chega ao fim com o esgotamento de espaço, devido ao armazenamento diário com as operações de vendas e geração de relatórios. A segunda é uma validade em tempo de uso, que é de 5 anos.
Etapas para começar a emitir NFC-e
Assim como em todos os estados, que já aderiram a obrigatoriedade de emissão da NFC-e, o processo de credenciamento segue-se padronizado, porém, cada um deve dispor de ambiente online para receber os pedidos de credenciamento das empresas contribuintes.
Abaixo, temos um descritivo de como deve ser o processo em cada etapa para começar a emitir NFC-e:
- É necessário solicitar do departamento de contabilidade, ou da empresa prestadora desse serviço, o credenciamento junto à secretaria fazendária do estado. Em seguida, o contribuinte receberá um código da contabilidade chamado CSC – Código de Segurança do contribuinte e o ID do CSC – Identificador do Código de Segurança.
- Adquirir um Certificado Digital A1 ou A3. Caso a empresa já emita NF-e, Nota Fiscal Eletrônica, o certificado valerá para uso da NFC-e também.
- O certificado A1 permite ser utilizado em mais de um terminal caso o cliente utilize vários caixas para recebimento.
- O certificado A3 poderá ser utilizado em apenas um terminal.
- Adquirir impressora de recibo e térmica. Nesse caso, o contribuinte deve verificar qual o modelo de impressora é compatível com o sistema ERP já utilizado, para evitar futuros problemas técnicos durante a emissão.
- Caso o contribuinte não possua nenhum sistema de gestão ou ERP, é praticamente impossível emitir a NFC-e. Esse tipo de software tem papel essencial nessa fase, pois é com ele que teremos os cadastros, configurações e integrações eletrônicas para o uso da NFC-e. O governo não disponibiliza nenhum tipo de aplicativo gratuito, a exemplo de como foi com a NF-e.
Entendendo o papel do ERP
ERP é uma sigla em Inglês, que quer dizer Enterprise Resource Planning, que na tradução Literal, quer dizer Planejamento de Recursos da Empresa. O ERP é o responsável integral para gerenciamento de todas as atividades de uma organização, desde os cadastros de produtos, clientes, fornecedores, planos financeiros, faturamento, até demonstrações de resultados, compras, vendas, entre outros recursos.
No ERP serão feitos todos os processos para que a NFC-e seja gerada, assinada e transmitida para o ambiente do fisco. A gestão de tudo que foi mencionado nesse artigo, com exceção do processo de validação da nota no ambiente do fisco, será feita no ERP, pois todos os cadastros, regras tributárias, configurações de emissão, transmissão e recepção da validação do fisco ficam depositadas nele.
O que queremos dizer com tudo isso é que a evolução da tecnologia tem sido constante, em todos as áreas da sociedade. Onde antes em um supermercado havia atendentes para passar suas compras, hoje temos caixas auto-service, em que você mesmo pode passar os produtos e pagar suas compras.
Nessa mesma direção, os diferentes mercados têm evoluído para grandes mudanças, criando novos serviços para as empresas, clientes e consumidores.
O que achou sobre o assunto? Esse artigo contribuiu para tirar as dúvidas que você tinha sobre a NFC-e? Se você estava indeciso em relação à migração de tecnologia, espero ter ajudado. Compartilhe, comente, pergunte. Estamos à disposição.
