Buscar soluções de gestão robustas e eficientes é indispensável hoje em dia, mas, com a quantidade de operações que a ferramenta precisa realizar, é preciso atentar para os tipos de ERP, bem como conhecer as diferentes formas de integração, desmentir mitos, entender sua integração prática, entre outros tópicos relevantes sobre o assunto.
ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, ou Sistema de Gestão Empresarial, como é conhecido no Brasil. Trata-se de um sistema que integra vários módulos, dando suporte para o gerenciamento de serviços dentro de uma empresa e até fora dela.
Ele é importante para garantir a integridade e a organização de todas as informações do seu negócio, oferecendo ferramentas para controle, tomada de decisões, planejamento etc.
Neste artigo, vamos apresentar os principais tipos de integração que um ERP pode (e deve) realizar e como isso funciona na prática. Também trazemos os tipos de ERP e mostramos como escolher o fornecedor ideal para seu negócio. Após a leitura, você saberá quais funcionalidades procurar para otimizar a gestão da sua empresa.
Principais tipos de integração ERP existentes
As opções são quase ilimitadas: tudo depende da necessidade da sua empresa e de como isso vai otimizar sua produtividade. Cada caso deve ser analisado com a devida atenção.
Conheça algumas das principais maneiras de integrar soluções no seu ERP de maneira segura e com eficácia comprovada.
Integração da comunicação entre sistemas
Há casos em que dois sistemas diferentes precisam ser integrados, mas não existem meios de fazer com que ambos se comuniquem diretamente. Em situações como essa, é possível utilizar uma terceira ferramenta de integração, que receberá os dados de uma, fará a conversão e enviará para a outra.
Parece a famosa “gambiarra”, mas na realidade não é. Ocorrências do tipo são mais comuns do que você imagina.
Comunicação banco a banco
É bem parecida com a comunicação entre sistemas citada no tópico anterior, mas há diferenças. Por trás de todo sistema de gestão empresarial existe um banco de dados, que é o responsável por armazenar as informações.
Caso necessário, é possível utilizar uma ferramenta ETL (Extração, Transformação e Carregamento, em português), que extrai as informações de um banco, as converte e as armazena em outro banco.
Troca de dados eletrônica
Ocorre quando um sistema exporta as informações em um arquivo, para que o outro sistema o leia e importe os dados para sua própria base de dados.
Esse processo pode ocorrer de forma manual ou automatizada. Prefira sempre sistemas que fazem o processo de modo automático.
Integração por API
Interface de Programação de Aplicativos (API), em português, é a comunicação direta entre dois softwares sem o uso de uma ferramenta intermediadora. São sistemas robustos, que oferecem meios práticos de enviar e receber informações com consistência.
Podemos citar o caso da SEFAZ, plataforma governamental para a emissão de notas fiscais eletrônicas, que oferece uma API de comunicação com ERPs. Com ela é possível enviar e receber dados de forma segura entre diferentes sistemas.
Mitos sobre tipos de integração de um ERP
Com a evolução dos sistemas de informação e o cenário competitivo em que o mundo empresarial vive, quanto mais tarefas automatizadas uma ferramenta realiza, mais produtividade e confiabilidade o bom gestor terá.
Por ser um tema muito discutido no mundo empresarial, é importante esclarecer alguns mitos e dúvidas sobre os ERPs.
A integração compromete o funcionamento do sistema
De forma alguma! Quando feita por uma empresa confiável e bem estruturada, a integração funciona perfeitamente.
A comunicação entre os serviços deve e vai ocorrer de maneira correta, aumentando a produção da empresa e dos colaboradores e organizando todos os seus dados da maneira ideal.
Não é bom integrar sistemas com propósitos diferentes
Falso! Dependendo das suas necessidades, é indicado que você faça isso o quanto antes, pois sua produtividade vai aumentar e a consistência dos seus dados será ainda maior.
Há empresas que precisam integrar seu sistema com outros serviços, como chat de atendimento, e-mail etc. Se as informações são valiosas, elas devem ser armazenadas no lugar correto e receber a devida atenção.
Integração na prática
O cenário ideal é aquele em que se utiliza um ERP com todos os setores integrados, partilhando de um único banco de dados, sem a necessidade de adaptações para se integrar com outros sistemas dentro da própria empresa.
Quanto mais bases de dados diferentes houver, maiores serão as chances de redundância e inconsistência nas informações, mas existem casos em que é necessário e positivo interagir com soluções externas.
Integração com escritórios de contabilidade
Muitas integrações — principalmente as da área contábil — são de grande valia, e um exemplo prático disso é a comunicação com o contador e a realização de escriturações fiscais.
É comum que empresas — principalmente as de pequeno porte — não tenham um setor contábil interno, terceirizando esse tipo de tarefa para um escritório.
Escritórios contábeis possuem seu próprio software de gestão, e um ERP de qualidade tem a obrigação de se comunicar com ele.
Integração com a SEFAZ
Outro caso que vale ser comentado novamente é a comunicação com a API da SEFAZ, pois ela tem ajudado milhares de empresas a ganhar um tempo valioso.
Se um fornecedor emite uma nota fiscal para lhe entregar um produto, por exemplo, por meio da API da SEFAZ você pode importar essas informações no seu módulo financeiro.
No mesmo momento, seu setor de logística já saberá que o material está chegando e ele já constará em estoque sem que uma única palavra precise ser digitada, inibindo a possibilidade de erros de lançamentos.
Em vez de um colaborador ficar horas digitando e inserindo dados das notas fiscais no sistema, tudo acontece automaticamente. Veja bem, é uma economia de horas de trabalho!
Dicas importantes
Se você chegou até aqui, certamente está considerando utilizar um ERP no seu negócio, portanto, saiba que a escolha de uma empresa especializada é de suma importância.
A integração entre serviços é possível e benéfica, mas deve ser realizada por quem entende do assunto e pode provar isso. Só contrate um ERP após uma apresentação clara de todas as suas funcionalidades e de como elas podem otimizar suas rotinas diárias.
Não compre softwares prontos (aqueles que ficam em prateleiras de lojas de informática), pois, apesar de atenderem a algumas poucas demandas, eles não são adaptados para a sua necessidade real.
Principais tipos de ERP
Há diversos tipos de ERP que são desenvolvidos de forma personalizada para cada tipo de necessidade. Como o sistema servirá de base para o gerenciamento do negócio, é importante que o programa escolhido seja adequado ao planejamento estratégico da empresa. Veja quais são os principais tipos a seguir.
Sistemas legados
Esses são sistemas construídos com tecnologias antigas e que não evoluíram. Dificilmente serão ideais, já que sua manutenção é difícil, podem não ter funcionalidades necessárias para satisfazer seu negócio, não costumam ter suporte e não são atualizados conforme surgem novas tecnologias.
Sistemas engessados
Os engessados são ERPs focados em pequenos negócios. Eles são mais econômicos, mas disponibilizam todos os acessórios de um sistema completo. É importante que os empreendedores pesquisem as funcionalidades oferecidas para contratar o software adequado para seu negócio.
Aqui também é possível contratar módulos específicos que satisfaçam as necessidades do negócio. Isso torna o investimento mais viável para pequenas empresas e maximiza o custo-benefício da aquisição.
Entretanto, o sistema não conseguirá acompanhar o crescimento da organização, sendo preciso, no futuro, adquirir um ERP mais complexo ou novos módulos.
Back offices
Apesar de muitos não considerarem esse sistema como um ERP, suas funcionalidades fazem com que o back office esteja perto de ser um. Esse tipo de sistema surgiu diante da necessidade de integrar as plataformas de e-commerce aos ERPs legados.
Posteriormente, os desenvolvedores foram incluindo funções dos ERPs nesse tipo de software, fazendo dele uma plataforma independente.
Sistemas verticalizados
Comumente utilizados por lojas físicas e franquias, os sistemas verticalizados não têm uma gestão especificada, ou seja, sua utilidade é ampla e serve para diferentes negócios. Suas funcionalidades são direcionadas às promoções, ao controle de comissões e a outras utilidades direcionadas a comércios.
Idealizados para omnichannel
Um sistema omnichannel é mais completo que os demais, portanto, é mais indicado para negócios de diferentes tamanhos e segmentos. Ele traz uma gestão mais completa do setor financeiro da empresa, incluindo fluxo de caixa, controle dos produtos, impressão de boletos, emissão de notas fiscais, elaboração de relatórios gerenciais etc.
Fatores considerados na escolha do fornecedor do ERP
Antes de adquirir e implementar o ERP, é preciso considerar certas qualidades do fornecedor do programa para garantir a qualidade na prestação de serviços. Essas características são:
- qualidade do suporte: é fundamental que a fornecedora ofereça um bom atendimento e diferentes canais de comunicação, como chat online, telefone, celular, e-mail e um suporte técnico de plantão;
- experiência de mercado: uma empresa com anos de mercado evidencia que é bem gerida e satisfaz seus clientes;
- ramos de atividades: uma fornecedora que atende a vários segmentos demonstra sua versatilidade e capacidade de atender às necessidades de diferentes empresas;
- estrutura: é essencial que sua identidade organizacional esteja exposta, isto é, a missão, os valores e a visão, bem como os serviços disponibilizados.
Ao conhecer os diferentes tipos de ERP e de integração, percebe-se que o tema é complexo e que sua escolha deve ser realizada com cuidado. Por isso, é preciso contratar uma boa empresa fornecedora para satisfazer as necessidades de seu negócio.
A Nortesys tem dezenas de anos de mercado e centenas de empresas satisfeitas. Se você quer aproveitar os benefícios de um ERP e garantir o desenvolvimento do seu negócio, entre em contato conosco para conhecer nossas soluções!
