Gerenciar uma loja de materiais de construção é uma tarefa desafiadora. A rotatividade de produtos é enorme e sem o devido controle, aliado à técnicas eficientes e modernas, há uma grande possibilidade de erros serem cometidos e, consequentemente, prejuízos acontecerem sem que sejam percebidos. É nesse momento que você precisa pensar em alguma maneira de controlar melhor seu estoque de material de construção.
Existem diversos tipos de controles e também técnicas capazes de trazer maior organização e confiabilidade para a gestão de estoque em seu negócio. Hoje você aprenderá mais sobre o assunto e vamos apresentar 5 dicas essenciais para que erros deixem de acontecer em sua loja de materiais para construção. Confira!
1. Entenda melhor sobre alguns tipos de controle de estoque
O primeiro passo para organizar o estoque de uma loja de materiais para construção é conhecer os tipos mais comuns de técnicas de controle. Para tanto, selecionamos as principais definições a seguir:
Permanente
O controle permanente é o que acontece em tempo real, sempre que algum produto é vendido ou comprado. Ele é essencial e deve ocorrer da maneira mais rápida e segura possível, pois a quantidade de transações realizadas em apenas um dia é grande e uma única falha pode gerar problemas sérios.
Periódico
O controle periódico é também chamado de inventário. É a conferência realizada de tempos em tempos para verificar se existem inconsistências em seu controle permanente e saná-las em tempo hábil, para que não ocorra o risco de um produto acabar antes que um novo pedido seja realizado, por exemplo.
Mínimo
A prática do estoque mínimo consiste em separar uma parcela de seu estoque do controle principal, dessa forma você terá uma reserva para atender seus clientes caso o principal acabe e também terá tempo de solicitar a seu fornecedor uma nova entrega.
Renovação Periódica
Com base em estudos sobre a permanência de um determinado produto em seu estoque, é possível definir um período médio em que será necessário realizar uma nova encomenda com seu fornecedor. Dessa maneira também existe a possibilidade de saber quais recursos precisam estar disponíveis em seu caixa para as aquisições.
Finalidade específica
Um estoque de finalidade específica é aquele que visa atender a uma determinada demanda, como a construção de um edifício em que a empreiteira fecha um convênio com seu depósito ou até para realizar uma promoção ou queima de estoque.
2. Tenha uma estratégia
Uma estratégia para gerenciar seu estoque começa na disposição do espaço físico onde os produtos devem ser armazenados. É importante saber que tipo de produtos serão comercializados e qual o espaço necessário para realizar essa tarefa.
Serão necessárias prateleiras, caixas organizadoras, escadas ou até uma empilhadeira? Tudo precisa ser analisado com calma. Também é necessário pensar na ergonomia dos colaboradores que farão o manuseio dos produtos.
Nunca compre mais do que pode armazenar, pois colocar seus produtos em locais impróprios pode comprometer sua qualidade, sua durabilidade e também a produtividade dos colaboradores envolvidos no processo de reposição e organização do estoque — além, é claro, de aumentar o risco de acidentes.
Tenha o costume de pensar em todas as possibilidades durante a fase de planejamento e assim evitará problemas e gastos desnecessários de recursos e tempo.
3. Organize o estoque de material de construção
Um estoque organizado facilita o trabalho de todos os colaboradores do depósito, pois dessa maneira é possível encontrar os produtos com maior agilidade e sem fazer bagunça.
É necessário disponibilizar um tempo e mobilizar todos os envolvidos nesse processo para realizar a organização, para que qualquer pessoa possa saber onde encontrar o que precisa — que tal fazer um mutirão no final de semana e não comprometer a produtividade da empresa?
Organize as prateleiras por tipo de material, marca, tamanho, cor ou qualquer outra particularidade. Disponha os produtos mais antigos na parte da frente e coloque os mais novos para trás, dessa maneira você não corre o risco de vender produtos novos e se esquecer dos velhos na prateleira.
Mantenha sempre tudo organizado e setorize suas prateleiras com etiquetas de identificação. Não permita que o dia acabe com seu estoque fora de ordem. Torne isso um uma regra entre seus colaboradores e dessa maneira o manuseio de produtos sempre será mais fácil — inclusive, os inventários serão feitos com maior facilidade e agilidade.
4. Evite usar apenas o controle manual
O controle manual, ou seja, aquele em que utilizamos uma tabela no computador ou fichas para o controle de estoque não são recomendados nem para pequenos negócios. Eles são extremamente arriscados e uma falha humana na contagem vai acontecer em algum momento.
Por outro lado, ele não deixa de ser importante em apenas um dos pontos do processo: a realização do inventário. Esse é o único momento em que o trabalho manual é necessário, pois é quando confrontamos as informações dos relatórios de estoque com o que realmente está disponível para ser comercializado.
Quantidade e dados informados nos cadastros de produtos devem ser periodicamente checados, com a finalidade de serem encontradas falhas ou inconsistências. Inclusive já falamos desse assunto no início do texto, o que demonstra sua importância.
Ao não realizar essa tarefa é possível que um simples erro sofra o efeito “bola de neve”, tornando-se um grande problema em um futuro próximo. Contudo, esse processo pode ser facilitado com o uso de um software de gestão.
5. Invista em um software de gestão
Nos dias atuais, pequenas e grandes empresas de sucesso têm uma coisa em comum: utilizam um software de gestão para controlar seu estoque. Tal software é chamado de ERP — sigla para Enterprise Resource Planning, ou apenas Sistema de Gestão Empresarial, que é a tradução mais comumente utilizada no Brasil.
O software de gestão é uma ferramenta que permite automatizar processos e tem funções que facilitam a vida de todos os colaboradores de seu depósito. No ato de uma venda é possível saber se há disponibilidade de um produto e, assim que ela é realizada, a nota fiscal é emitida e a baixa no estoque é feita automaticamente.
Os benefícios são inúmeros e alcançarão toda sua empresa, pois uma ferramenta de gestão robusta oferece muito mais do que apenas gerir seu estoque. Ela integra todos os departamentos de seu negócio e as informações ficam centralizadas em um único banco de dados, oferecendo consistência, segurança e, principalmente, facilidade.
A automatização de seus processos internos tornará serviços maçantes tarefas simples, otimizando a gestão de tempo de seus colaboradores e permitindo que eles possam dedicar tempo a outras funções estratégicas, aumentando a produtividade e a satisfação.
Seu relacionamento com clientes e fornecedores será muito melhor, pois é possível cadastrá-los e acompanhar quem está consumindo seus produtos e com qual frequência isso acontece. Dessa maneira saberá com exatidão qual cliente está merecendo um desconto e com qual fornecedor poderá almejar vantagens em sua próxima compra. Já pensou nisso?
Conhecer os tipos de controles, ter uma estratégia, ser organizado e investir em um sistema para gestão do estoque de material de construção são dicas simples, mas fazem toda a diferença para que seja possível alcançar o sucesso de seu negócio. Pare de perder vendas e coloque em prática todas essas técnicas para fazer a diferença em seu nicho de mercado!
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