A gestão da informação atualmente é uma das principais ferramentas para se manter o controle de um negócio e obter sucesso, seja em uma farmácia, depósito de materiais para construção ou até uma grande multinacional.
O que muita gente não sabe é que essa gestão está muito além de possuir um computador e algumas planilhas. É preciso mais do que isso, pois a tecnologia é apenas uma ferramenta, enquanto a gestão da informação é um conjunto de boas práticas que visam organizar e otimizar os processos.
O investimento em equipamentos, softwares de gestão e treinamento de todos os envolvidos vai melhorar a organização dos dados, oferecer métricas, encontrar gargalos, facilitar a tomada de decisões, otimizar processos e, inclusive, gerar novas oportunidades de negócios. Entenda mais sobre esses benefícios a seguir.
Tenha seus dados organizados em um só lugar
Quanto utilizamos um sistema de gestão da informação, como um ERP, tudo fica armazenado de maneira organizada em um banco de dados. Muitos documentos impressos em papel deixam de ser necessários e um grande — e maçante trabalho — é poupado em suas rotinas diárias.
Sem a necessidade de realizar tarefas que antes demoravam horas, seus colaboradores podem se dedicar a serviços mais produtivos.
Com um banco de dados centralizado, integrando todos os departamentos da empresa, o risco de redundâncias nas informações é reduzido e pode ser acessado de qualquer terminal interno, desde que o usuário tenha permissão para isso.
Acesse relatórios com facilidade
Um dos motivos que tornam a gestão de informação uma ferramenta poderosa é a possibilidade de rapidamente reunir dados e gerar relatórios analíticos, como estoque, financeiro, contábil etc. Tudo com um simples clique em um botão.
Com essas métricas devidamente registradas e organizadas é possível realizar a tomada de decisões importantes, como investimento em novos produtos ou cancelar o fornecimento de uma determinada marca que não está oferecendo tanto lucro para a empresa.
As opções são ilimitadas e personalizáveis, cabendo ao gestor definir quais são as melhores para a estratégia do negócio.
Melhore a segurança das informações
A segurança do seus dados é outro dos principais benefícios, pois sem a necessidade de utilizar arquivos físicos, basta ter um backup sempre atualizado e os riscos de perder alguma coisa no caso de um acidente é quase nulo.
Informações financeiras, tanto pessoais quanto do seu valioso cadastro de clientes estarão seguros. Apenas colaboradores com a devida permissão podem consultar esses dados e todos os registros de acessos podem ser obtidos posteriormente, caso seja necessário.
O vazamento de informações sigilosas será inibido e a empresa poderá ter certeza que estará segura contra espionagem ou um colaborador descontente com o trabalho.
Consiga novas oportunidades de negócios
Para que uma empresa cresça, é necessário muito esforço de toda a equipe. Gestores, vendedores, marketing etc. Todos precisam unir forças e traçar estratégias, para encontrar ou criar oportunidades de negócios.
Mais uma vez a gestão da informação se mostra como um pilar para essa tarefa. Ela é sustentada pelos dados e métricas que utilizamos para o planejamento e tomada de decisões, com embasamento e segurança, afinal, uma empresa organizada, com processos automatizados e eficientes passa maior credibilidade ao mercado.
Hoje contamos apenas os benefícios mais importantes de se implementar uma estratégia de gestão da informação. Dependendo do seu tipo de negócio, as possibilidades podem aumentar. Se isso ainda não é realidade em sua empresa, tenha certeza de que está ficando para trás. Dê o primeiro passo e encontre um ERP ideal!
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