Os empreendedores buscam formas de ampliar a eficiência dos processos internos de sua empresa, reduzir a ocorrência de falhas e automatizar processos repetitivos. Não é por acaso que os sistemas de gestão empresarial se tornaram aliados importantes no gerenciamento de diversos aspectos das organizações. Cadastro de clientes, controle de estoque e das contas a pagar e receber, processos de compra e venda, contabilidade e gestão fiscal são apenas alguns itens atendidos por esse tipo de ferramenta.
O software de ERP surge como solução para a maior parte das inquietações desses gestores. Mas você sabe exatamente o que é ERP? Para que serve e que tipo de empresa pode utilizá-lo? Mais que isso, quais as vantagens que sua implantação pode garantir à empresa?
Neste artigo, vamos apresentar resposta para todas essas questões e muito mais. Ao final, você terá subsídios para decidir que essa solução pode ser a mais adequada para sua empresa e como proceder para colocá-la em prática, se for o caso. Boa leitura!
O que é ERP e para que serve?
Da sigla em inglês para Enterprise Resource Planning — planejamento dos recursos corporativos, em uma tradução livre, ou Sistema de Gestão Empresarial, para usar uma nomenclatura mais amigável — o ERP é, numa descrição simples, um sistema de informação (software) responsável por fornecer apoio à gestão do negócio.
De fato, o que configura um verdadeiro ERP é a integração entre os diversos módulos de gerenciamento, que vão desde controle do estoque até emissão de notas fiscais, passando pela automação dos cadastros de fornecedores, recursos humanos, estruturas contábeis e financeiras e muito mais.
A ideia por trás do modelo não é recente. Já na década de 1970, sistemas rudimentares eram utilizados para auxiliar as empresas no planejamento da produção. Naturalmente, a evolução dos recursos tecnológicos, em especial de conectividade, somada à queda no preço dos insumos de TI, proporcionaram a evolução constante da ferramenta até atingir os níveis altíssimos de automação e integração encontrados atualmente.
De forma geral, o ERP tem por objetivo proporcionar às empresas maior organização, oferecendo recursos para tomada de decisão e planejamento estratégico por parte de seus gestores. Assim, é possível controlar e distribuir recursos, bem como otimizar processos e direcionar investimentos de maneira criteriosa e plenamente justificada.
É importante, nesse ponto, fazer uma breve digressão sobre a diferença entre o ERP e outro sistema bastante usado no suporte empresarial, o CRM (Customer Relationship Management). Embora possuam algumas características em comum, o que os separa é o foco da solução: enquanto o ERP é voltado ao gerenciamento de processos internos da empresa, o CRM se dedica exclusivamente a questões relacionadas com as vendas, marketing e relacionamento com os clientes.
É possível ter as duas soluções simultaneamente na mesma corporação, embora seja relevante conhecer a diferença para saber qual delas atende suas necessidades reais e imediatas.
Quais os benefícios de um ERP?
O principal ganho com a implantação de um ERP é a integração entre os vários departamentos da organização. Com isso, são eliminadas redundâncias e inconsistências provocadas por informações produzidas e controladas de maneira isolada em cada área. Mas não é só, confira algumas outras vantagens da solução:
Redução de custos
Buscado avidamente por gestores e empresas, esse benefício é plenamente atingido com o apoio de um ERP. Por permitir automatizar e reorganizar processos, o sistema contribui diretamente com a diminuição do desperdício, bem como praticamente elimina o retrabalho. Tudo isso, naturalmente, proporciona redução dos custos operacionais da empresa.
Um exemplo prático dessa vantagem pode ser visualizado no ciclo de produção de um produto. Com o auxílio de um ERP, é possível programar a aquisição de matéria-prima com base no consumo médio, evitando que a empresa perca recursos ao manter estoque ou tenha que reduzir a produção por falta de insumos.
De forma indireta, também os custos com manutenção e investimento no parque tecnológico são diminuídos, uma vez que deixa de ser necessária redundância de equipamentos e sistemas para processar os dados de maneira isolada.
Aumento de produtividade
Trata-se de uma vantagem obtida em função direta da automação de procedimentos, que reduz prazos para execução das tarefas ao mesmo tempo em que provê condições para que não ocorram erros. Assim, os diversos departamentos podem se dedicar efetivamente à produção, trazendo como consequência o crescimento da produtividade.
Utilizando o exemplo do item anterior, alguns sistemas ERP permitem automatizar o fluxo de solicitação de matéria-prima junto aos fornecedores, evitando quebras na produção. Mais que isso, é possível gerenciar a atividade de recebimento de mercadorias, organizando de modo a ser feita em períodos que não atrapalhem a produção.
Controle tributário
Em um país com um sistema tributário extremamente complexo como o Brasil, é uma tarefa árdua conseguir segurança fiscal e conformidade com a legislação. Com a automação dos processos e integração das informações fornecidas pelo ERP, essa atividade passa a ser realizada pelo sistema, que reúne e consolida as informações provenientes dos diversos departamentos para a emissão dos relatórios e documentos fiscais necessários.
Diminuição da ocorrência de erros e fraudes
Com a eliminação de controles manuais, um ERP reduz a possibilidade de ocorrência de falha humana, seja ela provocada por imperícia, desconhecimento ou até mesmo ação deliberada de algum colaborador.
Nesse sentido, a propósito, o software ajuda a inibir tentativas de fraude de qualquer natureza, já que a integração elimina a interferência manual em vários pontos do processo. Mais que isso, qualquer alteração significativa de padrões é identificada pelo sistema, o que faz com que ações mal-intencionadas sejam detectadas e mitigadas rapidamente.
Visão estratégica do negócio
A integração — novamente ela — permite que o sistema emita relatórios instantâneos, consolidados, sobre a situação da empresa, apontando tendências e indicadores de desempenho. Com isso, é possível ao gestor obter uma visão ampla e privilegiada sobre a saúde da organização, alinhando as decisões e posicionamentos de acordo com os objetivos e o planejamento estratégico.
Para os gestores, o ERP oferece ainda painéis centralizados de administração (conhecidos como “dashboards”), que permitem analisar, de forma visual e intuitiva, todos os elementos necessários à condução do negócio e à tomada de decisão consciente e embasada em elementos concretos.
Para além das vantagens mencionadas nesse tópico, o ERP provê alguns benefícios intangíveis, a saber: a otimização do fluxo de informações, que se traduz em aumento da qualidade e eficiência organizacional; e a otimização do tempo dos gestores, que não precisam mais se ocupar com tarefas operacionais e passam a dedicar mais tempo à administração estratégica do negócio.
Quanto custa um ERP? Vale a pena investir nisso?
O mercado oferece uma infinidade de soluções de ERP, que se diferenciam em aspectos relativos às características que possuem, abrangência, quantidade de módulos, ferramentas de apoio e suporte, entre outras configurações.
O valor de cada um desses sistemas pode variar de alguns reais até cifras na casa dos milhares, dependendo de diversos fatores. Por esse motivo, não é possível fornecer uma ideia exata de valor que atenda a todos os casos.
Portanto, é essencial uma análise detalhada da estrutura e condições da empresa, bem como das soluções disponíveis, avaliando a aderência das soluções às necessidades que se apresentam. Além disso, é importante também verificar a integração do ERP com outras soluções de mercado, característica que pode ser de grande valia em uma visão estratégica de futuro.
Sob qualquer ótica, tomados os devidos cuidados na escolha, podemos afirmar que sim, o investimento nesse tipo de solução é amplamente vantajoso para as organizações. Atualmente, a propósito, com a popularização dos recursos de tecnologia da informação, mesmo pequenas e médias empresas podem fazer uso dos benefícios proporcionados por um ERP. Não há escusas, portanto, para que sua empresa não se beneficie dos atrativos dessa ferramenta.
Como adquirir um ERP?
Conforme acabamos de mencionar, há soluções para todas as necessidades — e tamanhos de orçamento. Por isso, o risco de adquirir um sistema que não seja suficiente para suprir suas necessidades é grande, quando for levando em conta apenas o preço. Em um raciocínio análogo, é possível comprar uma ferramenta superdimensionada para as necessidades e porte da empresa, o que representa desperdício de recursos.
Maior que esses, aliás, é o risco de assumir compromisso com um fornecedor que não possua know-how nem boas referências na implantação de sistemas desse porte. Lembre-se que o apoio técnico será imprescindível para instalar, configurar e treinar seus colaboradores no uso do software, além de propor ajustes e alterações nos processos internos.
Nesse sentido, seja qual for sua decisão, não deixe de pedir a opinião de quem conhece o mercado e acompanha a evolução das ferramentas de ERP. Esteja certo que esse é um investimento que se mostrará imensamente benéfico mais à frente.
Nesse post, explicamos o que é ERP e quais as vantagens que a empresa obtém com a utilização desse tipo de solução. Gostou do texto? Quer saber mais sobre o assunto? Entre em contato conosco, teremos prazer em ajudá-lo!
