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Gestão Empresarial

Entenda como elaborar um relatório gerencial e a sua importância

A elaboração de relatório gerencial é uma prática muito importante para as empresas, pois eles compreendem informações indispensáveis para a análise do desempenho, real situação do negócio e tomada de decisões. Existem diversos modelos de relatórios, mas o ideal é que todos contenham dados relevantes, objetividade, planejamento e avaliação dos resultados.

Por ser necessário para as empresas, em muitos casos, a dificuldade para fazê-los pode impedir a entrega dos resultados. Dessa forma, você pode utilizar meios alternativos para facilitar esse processo como, por exemplo, investindo no sistema ERP.

Neste texto, portanto, vamos explicar a importância do relatório gerencial e como elaborá-lo de forma eficiente. Confira!

O que é ERP e qual a sua importância?

O Enterprise Resource Planning, conhecido como ERP, é um software responsável por tratar de diversas atividades de uma empresa. Entre suas funções estão: o controle de fluxo de caixa, administração de estoque, faturamento, contas a pagar e a receber, elaboração de relatórios e demais tarefas que são primordiais para um bom gerenciamento de qualquer negócio. Tudo isso de forma automatizada!

É importante pelo fato de que todas as informações integradas e reunidas em um único sistema, o gerenciamento pode ser realizado de maneira mais hábil, pois esse tipo de ferramenta diminuiu os erros, garante uma comunicação mais rápida entre os departamentos da empresa, reduz o tempo gasto com as rotinas administrativas e propicia a obtenção de informações mais exatas sobre o seu negócio.

Como o ERP pode auxiliar na elaboração de Relatório gerencial?

Umas das principais funções do ERP é os seu relatório. Em apenas alguns minutos você consegue ter em mãos uma visão geral e real da sua empresa naquele momento. Veja a seguir algumas de suas vantagens!

Rapidez nos processos internos

Os softwares de gestão integram todos os setores da sua empresa, tornando os procedimentos do dia a dia automáticos. Dessa forma, você gasta menos tempo e torna os processos internos mais eficazes e seguros.

Base única de consulta

Com o uso do sistema ERP você terá uma base única de consulta, pois todas as informações importantes de qualquer lugar da instituição passam a ficar armazenadas em uma ferramenta apenas.

Controle e padronização de processos

Quando os processos de relatórios e execução de demais atividades inerentes ao negócio são organizados e padronizados dentro do sistema ERP, é possível economizar tempo gasto com registros e tarefas feitas manualmente e, como consequência disso, ocorre um aumento da produtividade.

Visão mais ampla a respeito da empresa

O ERP te possibilita averiguar todos os processos executados pela empresa, o que permite que você identifique de maneira mais nítida as áreas que estão com problemas e quais são eles. Desse jeito, a tomada de decisões é mais inteligente e correta, o que pode diminuir consideravelmente os erros em geral do negócio e propiciar a resolução de problemas.

Redução de gastos

O ERP também ajuda na diminuição dos custos com mão de obra, uma vez que realiza automaticamente vários procedimentos operacionais. Ele se torna mais vantajoso do que escolher pelo uso de ferramentas de gestão distintas para cada setor da empresa, ou utilizar planilhas informatizadas para monitoramento, o que além de não ter tanta eficácia, não faz a integração das informações do seu negócio em uma plataforma única.

Aumento de produtividade e diminuição de erros

Como os processos não são realizados por mão humanas, as distrações, falhas de cálculos, entre outros, praticamente não acontecem, diminuindo as causas de retrabalho. Quando os processos são automatizados a produtividade aumenta e os erros são reduzidos.

Crescimento da competitividade no mercado

Com o mercado atual tão competitivo as empresas que mais se destacam são aquelas que mais investem em tecnologias e inovações de gestão, principalmente quando ela ainda está no início. Por este motivo, contar com um ERP pode ser essencial para o progresso e sucesso do seu negócio.

Toda empresa deve ter um sistema ERP?

Pelo fato de ser tão útil na empresa e atender as principais demandas, ajudando na obtenção de bom faturamento e crescimento, é indicado que todo o negócio usufrua de um sistema integrado de gestão. Isso porque em algum momento você precisará de um software para se manter organizado e conseguir manter o controle de tudo.

Desde o momento em que você inicia suas atividades, já é preciso estar atento em prováveis necessidades de otimizar os processos internos e melhorias que podem ser realizadas em suas projeções e, o ERP pode ser o seu grande diferencial.

Como escolher um sistema ERP ideal?

Agora que você já sabe o que é ERP e como pode ser vantajoso ter um, é muito importante saber como fazer a escolha daquele que seja mais adequado para sua empresa.

Primeiramente, você deve fazer um mapeamento e compreender bem quais são os processos internos e atividades desenvolvidas e quais são as principais necessidades para o aperfeiçoamento do gerenciamento. Saber os pontos fortes e fracos é fundamental antes de adotar qualquer sistema de gestão.

Além disso, você deve apurar qual é o orçamento disponível para tal investimento e avaliar o preparo da sua equipe para trabalhar com um sistema e demais outros cuidados. Todo esse cuidado vai assegurar que você faça a melhor escolha para a instituição e, assim, o retorno relativo ao investimento é mais garantido.

Além desses cuidados, é imprescindível contar com uma empresa especializada no ramo, que vai te orientar, auxiliar e te dar todo o suporte necessário, com os recursos que você precisa, garantindo resultados positivos de alta performance.

Agora que você entende melhor sobre o relatório gerencial e como fazê-lo da maneira mais adequada, entre em contato com a gente, conheça os nossos serviços e certifique-se que temos a ferramenta ideal para o seu negócio. Basta acessar nosso site!

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Gestão Empresarial

3 dicas de como fazer a gestão de documentos da empresa

A rotina de operação de uma empresa envolve diversos procedimentos que geram um volume enorme de documentos. Blocos de anotação, notas fiscais, contratos, comprovantes de pagamentos, enfim, toda essa papelada acaba ocupando espaço sobre a mesa e atrapalhando o dia a dia.

Não é incomum na correria das tarefas diárias revirar tudo quanto é tipo de gaveta, pasta e fichários de papéis para encontrar um bendito documento que ninguém sabe onde está. Essa situação é frequente e pode levar a redução da produtividade, perda de prazos de pagamentos, entre outros.

Para ajudar sua empresa a lidar melhor com a gestão de documentos, levantamos 3 dicas de como conseguir organizar melhor toda a papelada empresarial, Veja essas soluções que temos para você:

Afinal, o que é gestão de documentos?

Contratos de venda e compra, contas de água, telefone e luz, guias de tributos e muitos outros documentos importantes revelam as operações realizadas pela empresa e seu histórico de negócio.

Gerir com eficiência toda essa infinidade de papéis não é tão simples como parece. Isso porque é preciso ter um controle e arquivamento correto de qualquer tipo de documento.

A desorganização documental afeta a produtividade e o bom desempenho das atividades. Segundo estudo da Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos — ABGD —, um funcionário pode perder duas horas diárias para procurar arquivos extraviados entre as áreas da empresa. Por isso, a gestão de documentos se torna tão importante!

Gerir a documentação empresarial engloba uma série de procedimentos voltados para produção, uso e gerenciamento de arquivos importantes, sejam eles decorrentes de transações entre fornecedores, movimentações financeiras ou simples comprovantes diários de pagamentos.

A principal finalidade da gestão de documentos é proporcionar às companhias um controle maior, organização e domínio sobre suas informações.

Entre os principais benefícios se destacam:

  • aumento da produtividade;
  • agilidade na consulta de documentos;
  • impede que a empresa perda prazos nos processos;
  • ganhos em qualidade de trabalho;
  • segurança e preservação dos arquivos;
  • facilidade de localização dos documentos;
  • integração entre os departamentos;
  • ambiente limpo e organizado.

Otimizar o tempo de trabalho, aumentar a produtividade e reduzir custos são os principais benefícios que a gestão de documentos oferece para o negócio.

Como fazer a gestão de documentos?

Quando a empresa mantém uma política de gestão de documentos eficiente ela passa a ter maior controle sobre suas obrigações, não perdendo prazos de pagamentos, evitando multas e outras consequências que refletem em um funcionamento sustentável.

Para ajudar sua empresa levantamos 3 dicas básicas de como fazer a gestão de documentos da empresa. Confira:

1. Crie um sistema organizacional

O primeiro passo para organizar os documentos é estabelecer uma política de organização, ou seja, é classificá-los de acordo com o seu uso. O processo pode ser um pouco demorado e cansativo, mas é essencial para a organização que a empresa está procurando.

Para isso, faça um inventário de todos os arquivos e documentos da empresa. Se achar melhor, estabeleça categorias de separação, por exemplo:

  • documentos que precisam ser guardados em sua forma física (contratos que contam com assinatura, por exemplo);
  • documentos que podem ser escaneados e salvos em meios eletrônicos;
  • documentos que são cópias de outros já digitalizados (ou usados) e assim podem ser descartados.

Ao definir normas e procedimentos técnicos para a classificação, avaliação, preservação e eliminação de arquivos e documentos é possível garantir que a empresa tenha acesso rápido ao que realmente importa.

Por exemplo, documentos como carta de pedido de demissão e comprovantes fiscais devem ser arquivados pelo menos por 5 anos. Já outros comprovantes, que atestam a quitação de obrigações previdenciárias, devem ser guardados por pelo menos 30 anos.

2. Invista em soluções tecnológicas

A dica aqui é eliminar o papel sempre que puder. Manter arquivos em papel pode gerar custos desnecessários para a empresa. A gestão de documentos por meios eletrônicos desocupa espaços que podem ser utilizados para outros fins, otimiza o tempo da equipe e estimula a produtividade.

Soluções tecnológicas permitem o controle, armazenamento e gestão de todos os arquivos com segurança (sem risco de serem extraviados ou danificados), pelo tempo determinado e sem ocupar espaço.

Hoje, já existem opções de salvamento de arquivos em nuvem (cloud computing), que torna todo o processo mais seguro, além de poder organizá-los e encontrá-los com mais praticidade e agilidade.

Seja no computador ou em nuvem, com o uso da tecnologia a gestão de documentos é possível categorizar os arquivos , tornando a busca muito mais ágil do que quando eles eram guardados em pastas e armários.

Entre os principais benefícios do uso da tecnologia se destacam:

  • redução de custos — já que a empresa abre mão do uso de papel e impressões;
  • acesso simples — em poucos cliques é possível ter acesso a qualquer documento, desde que tenha permissão de visualização;
  • maior segurança — arquivos e documentos passam a estar protegidos por meio de permissões de acesso, além de possuir backup periodicamente;
  • compartilhamento entre toda a empresa — é possível distribuir permissões de acesso entre os colaboradores a determinados arquivos.

3. Conheça as ferramentas para uma gestão de documentos eficiente

Implementar boas práticas de gestão de documentos é uma tarefa que envolve planejamento e investimento em áreas físicas, materiais, infraestrutura e principalmente exige treinamento dos funcionários.

Porém, a boa notícia é que existem importantes ferramentas que podem funcionar como aliadas no estabelecimento de uma estratégia documental eficiente e econômica. Vejamos:

Computação em nuvem

Cloud Computing, como também é chamada, é uma solução que armazena todos os arquivos e documentos em meio digital na nuvem.

A adoção da computação em nuvem reduz o espaço físico com infraestrutura de máquinas e servidores, além de não precisarem de manutenção.

Basicamente esse tipo de ferramenta é um tipo de servidor remoto que armazena os arquivos digitais. Em geral, o armazenamento na nuvem é feito por uma empresa SaaS — software como serviço.

Assim, a empresa contrata um fornecedor que vai cuidar de toda a manutenção do serviço, desde sua atualização, garantia de funcionamento e de meios de segurança eficazes.

A gestão de documentos em nuvem possibilita o acesso de arquivos por meio de qualquer dispositivo com conexão a internet. Isso promove a mobilidade, que passa a ser importante no processo de decisão já que os dados importantes podem ser acessados a qualquer momento e de qualquer lugar.

Assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica é a grande aliada na redução de processos burocráticos e que demandam tempo e maiores custos. Com esse tipo de recurso, os documentos não precisam sequer ser impressos para se tornarem oficiais, a assinatura eletrônica confere total autenticidade, confidencialidade e integridade aos certificados.

Arquivos e documentos que levavam dias para percorrer todas as etapas até sua legalidade, agora podem ser enviados de maneira instantânea, pela internet.

Através da assinatura eletrônica os documentos podem ser armazenados digitalmente e organizados automaticamente, sem a necessidade de trabalhos manuais, seguindo critérios estabelecidos previamente pelos gestores — o que facilita o acesso.

Vale destacar que documentos assinados digitalmente são válidos juridicamente, com seu uso previsto na legislação brasileira e de outros países, o que aumenta o nível de segurança e integridade dos processos e eleva o compliance da empresa.

Softwares ERP e CRM

ERP e CRM são duas soluções digitais que têm ajudado muitas empresas a gerir com eficiência toda a parte documental.

A sigla ERP, que em português significa software de gestão empresarial, é uma ferramenta que integra todos os dados dos setores da empresa em um único lugar, facilitando o acesso e o processamento destas informações para o processo de decisão. Por meio desse recurso é possível ter acesso a arquivos digitais seguros, como notas fiscais ou contratos assinados eletronicamente.

Já as soluções CRM, sigla em inglês para gestão de relacionamento com clientes, está voltada para a coleta de informações importantes sobre compradores e possíveis compradores, ou seja, referentes a todo o cadastro de clientes. Para que tal ferramenta seja realmente eficiente, é fundamental que os arquivos estejam organizados e devidamente categorizados. E é exatamente isso que a CRM faz!

A gestão de documentos é uma importante ferramenta para organizar e controlar a infinidade de papéis que são gerados diariamente pelas empresas. Assine nossa newsletter e continue por dentro de todos os nossos conteúdos com exclusividade. Clique aqui!

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Gestão de Projetos

Turbinando a produtividade com a técnica pomodoro

Um dos maiores desafios de profissionais e estudantes é concentrar-se durante a execução de uma tarefa, ainda mais com o advento da tecnologia que a todo instante tem uma nova notificação no computador, no celular e até nos relógios de pulso tirando a concentração e causando prejuízos na execução das tarefas.

Mas como resolver tal situação? Existe alguma forma de driblar estas distrações?

Sim, existe! Neste artigo vou lhe apresentar a técnica Pomodoro, que promete trazer ao praticante das tarefas mais produtividade.

O que é?

Tudo é questão de organização. Tenha em mente que você vai olhar o seu celular, que vai ver sua rede social e etc. mas saiba que terá o momento certo para isso. a técnica Pomodoro lhe permitirá executar suas tarefas e também realizar algumas atividades que relaxam o seu cérebro/corpo trazendo mais produtividade para o seu trabalho.

O nome Pomodoro é uma palavra italiana e sua tradução significa tomate. Sim, tomate! Isto porque seu criador, Francesco Cirillo, utilizou um cronômetro de cozinha durante o desenvolvimento da técnica, e por ser italiano, resolveu chamá-la de Pomodoro.

Consiste em fazer uma lista das tarefas a serem realizadas, desde estudos até ao trabalho profissional, seja organizar o estoque de uma loja, escrever uma redação, estudar para uma prova, enfim… depois das atividades listadas, você precisará de um cronômetro, este por sua vez será utilizado para marcar o tempo de execução das ações e o tempo de repouso.

Cirillo definiu que o tempo de execução das tarefas deve ser de 25 minutos e para cada 25 minutos trabalhados você terá 5 minutos de descanso, este ciclo é chamado de pomodoro.

Para cada 4 pomodoros aplicados você será gratificado com 30 minutos de repouso, tanto no repouso de 5 minutos como no de 30 minutos você estará livre para fazer qualquer coisa relaxante: olhar as notificações das redes sociais, sair do ambiente onde a tarefa está sendo executada, fazer uma caminhada, um alongamento, o que você preferir. O importante é voltar com força total para o próximo pomodoro.

Como pode ser aplicado?

  • Liste todas as tarefas a serem realizadas;
  • Informe para cada tarefa a quantidade de pomodoros necessários (o ideal é que as tarefas sejam divididas de forma a consumirem apenas um pomodoro);
  • Quando finalizar a tarefa, marque-a como terminada, isto lhe dará ânimo ao ver o trabalho sendo concluído;
  • Não esqueça de fazer uma pausa de 30 minutos para cada 4 pomodoros.

Em que pode ser aplicado?

Pomodoro pode ser aplicado em qualquer tipo de tarefa, seja ela de esforço físico, ou mental, a técnica de dividir grandes tarefas em pequenas tarefas faz com que o resultado seja alcançado mais facilmente.

Esta é uma ótima estratégia de planejamento que ajuda concurseiros, acadêmicos, formandos e profissionais de diversas áreas a tornar mais suave sua rotina de estudos e trabalhos, sem que isso seja tão desgastante e, ao mesmo, vislumbrando resultados ainda mais positivos.

Prática

Imagine que você precise carregar 26 toneladas de areia em um carrinho de mão, se você tentar carregar as 26 toneladas de areia dando uma viagem após a outra ininterruptamente seu corpo vai ficar fatigado muito mais rápido e o trabalho será concluído muito além do desejado.

Mas se você levar em conta que o carrinho carrega 50 quilos de areia e para 26 toneladas são 520 carrinhos de areia, se para cada carrinho você leva 1 minuto e 30 segundos o trabalho será finalizado em 13 horas.

Contudo, seu corpo não suporta carregar os 520 carrinhos de areia na mesma velocidade que o primeiro, portanto levaria bem mais que 13 horas para finalizar o trabalho, sem contar que a vontade de parar para descansar de forma não controlada é bem maior.

Porém se você considerar que carregando um carrinho a cada 1 minuto e 30 você consegue carregar 16 carrinhos a cada 25 minutos, então divida a tarefa em 33 tarefas de 25 minutos, assim você conseguirá mensurar o andamento do trabalho além de não ficar tentado a parar a tarefa antes de sua conclusão. Lembrando que isto serve para qualquer tipo de tarefa.

Utilizando o exemplo acima, a tarefa será concluída em 19 horas e 45 minutos, mas deve-se levar em conta de que seu corpo não suportaria executar o trabalho em 13 horas, portanto sem o uso da técnica você poderia levar muito mais tempo.

Mas, e se terminar a tarefa antes dos 25 minutos? Use o tempo que sobrou como crédito no seu repouso.

 

carrinhos Quantidade de areia Tempo de trabalho Utiliza pomodoro Executante
1 50kg 1 minuto 30 segundos Tanto faz Satisfeito e tarefa concluída
520 1 Tonelada 13 horas Não Desgastado e tarefa não concluída
520 1 Tonelada 19:45 horas Sim Satisfeito e tarefa concluída

 

Há exceções?

Como tudo existem exceções, sim. O tempo estabelecido por Cirillo é de 25 minutos de atividade para 5 minutos de descanso, mas dependendo de sua jornada de trabalho estes tempos podem ser ajustados, bem como de acordo o seu ritmo de trabalho o ideal é ir fazendo os testes e ajustando o que for necessário.

Você já passou pela experiência de estar tão focado na resolução de um problema e não conseguir encontrar uma saída, mas quando deixa de focar e relaxa, vai fazer uma caminhada, tomar um café… a solução vem em sua mente? Esta é uma das vantagens que a técnica pomodoro oferece ao executante. Muitos são os relatos de sucesso utilizando esta técnica. Se funciona para você ou não, só existe uma forma de saber – praticando.

Mas o que você achou da técnica? Já conhecia, ou utilizou antes? deixe seu comentário e não esqueça de compartilhar com seus amigos.

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Contabilidade Tributação

Regime tributário: qual a melhor opção para o seu negócio?

Os empreendedores já sabem: no Brasil, a carga tributária é elevadíssima e a escolha do regime tributário é um desafio estratégico de gestão. De acordo com dados da Receita Federal, em parceria com a Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE), o país tem a mais alta incidência de tributos entre as nações da América Latina — assemelhando-se às cobranças em países desenvolvidos.

E como essa realidade afeta as organizações brasileiras? Os impactos são diretos e, muitas vezes, fatais. Outra pesquisa, dessa vez divulgada pela Fundação Getúlio Vargas juntamente com o Sebrae, relata que um terço das empresas nacionais fecham as portas antes de completarem dois anos.

Há, porém, estratégias lícitas para otimizar o pagamento de tributos — e a escolha do regime tributário mais adequado é certamente o primeiro passo. Se você busca mais informações sobre o assunto, então encontrou o conteúdo certo!

Neste post, você conhecerá quais são os regimes disponíveis e suas características, entendendo mais profundamente as diferenças entre eles. Além disso, também terá acesso a dicas valiosas para ser capaz de entender qual regime é mais pertinente ao seu negócio.

Preparado? Vamos em frente e boa leitura!

Quais são os tipos de regime tributário disponíveis?

Primeiramente, é válido pontuar que os regimes tributários são, em essência, o conjunto de parâmetros empregados para calcular os impostos devidos à União, no caso de empresas em atividade no Brasil.

É permitido que cada organização opte, de acordo com suas particularidades, pelo regime tributário que julga mais coerente, considerando seu faturamento. Atualmente, a Receita Federal disponibiliza três alternativas: Lucro Real, Lucro Presumido e Simples Nacional.

Lucro Real

O regime de Lucro Real é o mais abrangente: qualquer empresa pode utilizá-lo, embora seja obrigatório apenas para corporações com faturamento anual acima de R$ 78 milhões e para instituições de serviços financeiros (como bancos).

Como o termo sugere, essa modalidade tributária baseia o pagamento de impostos no lucro real da empresa, ou seja, naquilo que foi efetivamente registrado (e comprovado) via documentos de arquivamento obrigatório.

A alíquota para corporações de Lucro Real é de 15% de IRPJ (Imposto de Renda de Pessoa Jurídica) e 9% de CSLL (Contribuição Social sobre Lucro Líquido). Para PIS/COFINS, o percentual é de 9,25%.

Lucro Presumido

Se em um regime de Lucro Real as taxas tributárias derivam da comprovação da renda, na opção de Lucro Presumido há, como a expressão sugere, a presunção dela. Ou seja: a cobrança se baseia em uma estimativa padrão que estabelece um percentual médio de lucro em cada setor de mercado.

Para esses casos, a Receita Federal mantém uma tabela que rege o parâmetro de cobrança. A ferramenta presume, por exemplo, que o segmento de construção civil e serviços em geral tem uma margem de lucro de 32%.

A carga tributária devida em IRPJ seria, portanto, calculada com base nessa porcentagem, considerando o lucro total registrado pela organização. E há mais uma variável: para rendas superiores a R$ 20 mil por mês, a alíquota é de 25% — nos demais caso, limita-se a 15%.

No caso do CSLL, às empresas de serviços obriga-se o percentual de 32%; às demais, exige-se a margem de 12% — em ambos os casos, a alíquota é de 9% sobre a base de cálculo.

Por fim, no que se refere ao PIS/COFINS, empresas de serviços pagam sobre 0,65% e as demais, sobre 3%.

Vale pontuar dois limitantes importantes, caso você esteja considerando o Lucro Presumido:

  • para seguir o regime, o faturamento anual da empresa não pode ultrapassar R$ 78 milhões. Essa realidade obriga a adoção de Lucro Real;
  • resultados financeiros, tais como rendimentos advindos de aplicações, não podem ser tributados no Lucro Presumido, fazendo-se necessário o pagamento de taxas de acordo com as premissas do Lucro Real.

Simples Nacional

O Simples Nacional é o regime tributário mais comum entre as empresas iniciantes. A criação do formato objetivou facilitar o pagamento de impostos e, assim, beneficiar micro e pequenas corporações.

Para aderir à modalidade, segundo atualizações liberadas em 2018, é preciso faturar até R$ 4,8 milhões. Microempresas têm teto de até R$ 360 mil por ano e as MEIs, que se encaixam no chamado Super Simples, podem faturar até R$ 81 mil anuais.

No Simples Nacional, as alíquotas são tabeladas de acordo com o ramo de atuação e com o faturamento da empresa. E um detalhe: empresas voltadas ao exercício intelectual, que possuam sócios estrangeiros ou que sejam sociedades anônimas (S.A) não estão qualificadas para adotá-lo.

Como escolher o regime tributário mais adequado ao seu negócio?

Agora que você já entendeu um pouco mais sobre cada regime tributário disponível, chegou a hora de repensar sua estratégia: como saber se a modalidade atual é a mais pertinente para o seu negócio? Algumas dicas são valiosas e podem contribuir para maximizar sua segurança e para potencializar seus resultados.

Levante as informações do negócio

Um bom planejamento tributário, do qual deve derivar a escolha do regime, começa necessariamente pela avaliação dos dados estratégicos da empresa. Sem informações consistentes, qualquer movimento pode ser equivocado (senão fatal)!

Por isso, certifique-se de entender o histórico de faturamento, de despesas operacionais e de custos de Folha de Pagamento, por exemplo. Além disso, aproveite para rever as margens de lucro estabelecidas.

Faça previsões coerentes

De posse das informações do passado e considerando o cenário presente, é hora de planejar o futuro: suas previsões de desempenho têm grande valia na opção pelo regime tributário — já que a escolha, feita no começo do ano, vigora pelos próximos 12 meses.

É preciso, portanto, estar o mais seguro possível acerca dos insights, garantindo mais chances de êxito na decisão.

Reavalie periodicamente

Por fim, embora não menos importante, é necessário que a cada novo ano fiscal todo o processo seja refeito — do levantamento de informações às previsões de performance para o próximo ciclo.

Somente ao acompanhar os dados da empresa, assegurando a credibilidade e a pertinência das análises, é possível entender mudanças que, se não identificadas, podem prejudicar a organização no que tange ao pagamento de impostos. A mensagem, enfim, é clara: fique de olho no regime tributário e invista nos resultados da sua operação. Bons negócios!

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Controle Financeiro

Folha de pagamento: como fazer e quais ferramentas podem te ajudar

Para garantir uma maior produtividade e a otimização do tempo, é preciso manter os processos empresariais bem estruturados e alinhados com os objetivos da organização. Um deles, que requer bastante atenção, é a gestão da folha de pagamento.

O cálculo da folha é realizado mensalmente pelas empresas que mantêm funcionários legalmente registrados. Nela, são registradas todas as informações relacionadas à vida financeira do trabalhador, como férias, descontos, bonificações, 13º salário, entre outras.

Para ajudar seu time de Recursos Humanos a agilizar o processo de elaboração da folha de pagamento, acompanhe nosso post e veja quais ferramentas podem ser úteis. Vamos lá?

Afinal, o que é folha de pagamento?

A folha de pagamento nada mais é do que o documento que retrata a trajetória de um funcionário dentro da organização, com atividades desempenhadas, salários e faltas. Neste importante instrumento de função contábil, fiscal e operacional, são apresentadas informações sobre o salário bruto e líquido.

A elaboração e a entrega do recibo da folha de pagamento (ou holerite) são obrigatórias para qualquer empresa. Por isso, a organização e o controle de todas as documentações e movimentações que acontecem entre o empregador e seu funcionário são muito importantes.

Contar com a ajuda de uma companhia especializada para ajudar nesse sentido, calculando corretamente os valores e aplicando leis trabalhistas e previdenciárias, horas extras ou rescisões, é a melhor solução para manter tudo dentro dos padrões da lei.

Como elaborar esse documento?

A elaboração da folha de pagamento não segue uma receita mágica. Isso permite que cada empresa adote os critérios que melhor combinem com seus procedimentos (desde que não prejudique nenhum ponto de vista legal).

Para ser elaborada corretamente, a folha deve conter algumas informações obrigatórias, como:

  • o valor do salário estabelecido no ato de contratação (aquele registrado na Carteira de Trabalho e Previdência Social — CTPS);
  • faltas, atrasos e afastamentos referentes ao mês de apuração;
  • descontos e encargos sociais;
  • data em que a remuneração estará disponível.

​Vejamos, abaixo, alguns passos importantes na hora de elaborar a folha de pagamento.

Fique atento à categoria do funcionário

O empreendedor precisa categorizar seu funcionário corretamente, conforme a função desempenhada dentro da organização. Assim, é preciso ficar atento às disposições da Convenção Coletiva, que servem como apoio na hora de estabelecer a categoria.

Faça o levantamento das horas trabalhadas

Outro importante item que influencia o cálculo da folha de pagamento é o levantamento correto das horas efetivamente trabalhadas. Para isso, é importante observar os registros das horas cumpridas no mês (pelo método manual ou eletrônico).

Não se esqueça dos encargos

Além do salário, o empregador tem outros custos com o funcionário que incidem sobre a folha de pagamento. São eles:

INSS

O desconto é para o Instituto Nacional de Seguro Social. O valor incide sobre o valor total da remuneração, no qual se destacam:

  • salário;
  • horas extras;
  • adicionais;
  • 13º salário.

Trata-se de uma contribuição obrigatória, que serve como garantia para a aposentadoria do funcionário.

FGTS

A empresa é obrigada a depositar mensalmente, até o dia 7, o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).

O valor corresponde a 8% da remuneração e serve para amparar o trabalhador em casos de doenças e demissão (ou mesmo para o requerimento de investimentos de moradia). Essa é uma despesa obrigatória da empresa e não deve ser descontada do funcionário.

IRRF

O Imposto sobre a Renda Retido na Fonte é um desconto destinado ao Governo que depende do valor do salário. A alíquota aplicada obedece a uma tabela atualizada anualmente pela Receita Federal, devendo ser descontada diretamente da folha de pagamento e declarada pelo trabalhador.

Lembre-se de outros descontos

Além dos descontos já mencionados, devem ser observados outros benefícios que o funcionário ganha atualmente. O vale-transporte, o vale-refeição e o salário-família são alguns dos exemplos.

Quais erros devem ser evitados?

A gestão da folha de pagamento é um dos pilares do bom andamento das atividades de uma organização. Por isso, é preciso ficar atento aos erros capazes de ocasionar problemas tanto para os empregadores quanto para os funcionários.

Isso significa que a folha de pagamento deve ser elaborada com muito cuidado e expertise. Vejamos algumas falhas que são comuns, mas devem ser evitadas:

Pagamentos indevidos

O desconhecimento dos descontos e proventos que incidem na folha pode comprometer seriamente seu processamento e levar a passivos trabalhistas no futuro, devido a dados incorretos de registro.

Portanto, é fundamental que o registro e a elaboração da folha sejam feitos com muita atenção, pois cada informação precisa ser cuidadosamente conferida e verificada. Por isso, todo cuidado é pouco na hora de informar horas extras, INSS, faltas, adicionais e outros benefícios.

Registro manual das horas trabalhadas

Por incrível que pareça, muitas empresas ainda adotam planilhas ou registros manuais na hora de elaborar a folha de pagamento. Essa é uma das principais causas de erros, pois pode levar a informações incorretas e à ausência de checagem das fórmulas aplicadas.

Isso significa que, se alguma planilha tiver problemas ou os sistemas utilizados apresentarem algum defeito, as informações podem ser comprometidas (e os registros, perdidos).

Portanto, a recomendação é adotar um software de gestão que, além de realizar toda a gestão da folha de pagamento para o cálculo correto, poderá automatizar o processo e manter os dados em segurança.

Falha na previsão de custos

A folha de pagamento é um dos principais processos dentro de uma empresa e está diretamente ligada à gestão financeira. Se não houver uma integração entre as duas áreas, é bem provável que as atividades e os pagamentos dos funcionários sejam comprometidos.

Portanto, realizar as previsões para um controle financeiro e da folha de pagamento é imprescindível. Isso vale para o pagamento de férias, do 13º salário, do FGTS e assim por diante.

Falta de planejamento

Muitos gestores não dedicam tempo suficiente para o planejamento da folha de pagamento, seja por pensarem que esta é uma tarefa cansativa ou mesmo por falta de desconhecimento. No entanto, quando os processos não são planejados, as chances de algo dar errado são maiores.

É importante planejar e documentar tudo. Assim, os profissionais que estão envolvidos com a elaboração da folha de pagamento podem ter acesso a um passo a passo e eliminar, de vez, as falhas do dia a dia.

Quais ferramentas podem ajudar no processo de elaboração da folha?

Otimizar o tempo, reduzir os custos e aumentar a produtividade são ações prioritárias dentro das estratégias de crescimento de uma organização. Atingir tais premissas nem sempre é simples, mas as ferramentas abaixo podem ajudar no processo de elaboração da folha de pagamento.

Sistema ERP

O ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento dos Recursos da Empresa) é um software que integra e gerencia todos os processos de uma empresa, incluindo as informações referentes à elaboração da folha de pagamento.

A ferramenta facilita o fluxo de dados dentro da organização e otimiza o processo de decisão, eliminando erros provenientes de registros manuais e planilhas descentralizadas. Investir em um ERP para o registro e a elaboração da folha de pagamento significa automatizar processos, aumentar a produtividade e reduzir as falhas significativamente.

Controle de ponto eletrônico

Apesar de a legislação trabalhista autorizar o uso do registro manual, o ponto eletrônico é a melhor solução para otimizar o processo de elaboração da folha de pagamento. Com ele, os funcionários do setor de Recursos Humanos têm mais tempo para atividades menos burocráticas e mais estratégicas.

Vale destacar que o controle de ponto eletrônico pode ser integrado a um sistema ERP, fornecendo informações gerenciais e em tempo real para tomadas de decisões mais eficazes e que contemplem as necessidades do negócio.

Gostou de saber mais sobre a gestão da folha de pagamento e quer se inteirar sobre nossos serviços? Entre em contato conosco!

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Gestão Empresarial

Aprenda aqui como otimizar processos de sua empresa

O desafio de otimizar processos é, sem dúvida, uma das principais preocupações dos gestores contemporâneos. E não sem motivo! Para que se mantenham saudáveis e competitivos, construindo uma trajetória de expansão e desenvolvimento, é preciso que os líderes estejam engajados na missão de maximizar rotinas e resultados.

Se você busca mais informações sobre o tema, encontrou o conteúdo certo! Neste post você encontrará dicas valiosas para aplicar estratégias de otimização no seu negócio, garantindo performances mais sadias e produtivas.

Preparado? Vamos em frente e boa leitura!

Por que é importante otimizar processos na empresa?

Em um mercado bastante volátil e competitivo, em que a concorrência é acirrada e as mudanças são velozes, é preciso encontrar alternativas para alavancar a produtividade e se diferenciar dos demais.

Para isso, porém, é imprescindível que os gestores estejam à frente de um movimento perene e coeso de otimização. Afinal, somente ao priorizar operações enxutas e eficientes, permitindo que novos padrões permeiem todo o tecido empresarial, será possível corresponder às demandas emergentes.

Dessa forma, a mensagem é clara: otimizar processos é uma decisão inteligente, mas, sobretudo, necessária.

Não negligencie a importância de repensar, redesenhar e readequar rotinas e procedimentos! Os benefícios são sentidos já no curto prazo — e continuam a reverberar por muito tempo depois.

Como é possível tornar a otimização de processos uma realidade?

Uma vez convencido da importância de priorizar a otimização de processos na sua empresa, chegou a hora de aplicar um pouco de prática à discussão.

Para viabilizar o desenvolvimento e a implantação dessas táticas vale a pena conhecer dicas precisas e determinantes para o sucesso da operação.

Conheça (e entenda) o mercado

Como já mencionamos, o panorama atual de mercado é bastante desafiador — e, nesse contexto, a passividade da gestão pode custar muito caro.

Para ser capaz de atender ao público-alvo com consistência e qualidade, entregando produtos e serviços de valor, é indispensável que haja exercício constante de acompanhamento de tendências e movimentos.

Por isso, o estudo contínuo do mercado (e da concorrência) desponta como uma necessidade inadiável. E mais do que isso: é preciso entender em profundidade quais são as demandas, desenvolvendo a habilidade de transformá-las em diferenciais competitivos por meio da otimização de processos.

Capacite a sua equipe

Em qualquer cenário de mercado uma empresa é constituída por pessoas. Por isso, não seria equivocado dizer que os resultados da organização são o reflexo direto da equipe que nela trabalha.

Os investimentos em treinamento e capacitação são essenciais para manter o time alinhado em propósitos comuns e preparados para responder às demandas da atualidade.

O resultado direto desse esforço gerencial é, em um primeiro momento, a melhora significativa da produtividade — que é possibilitada e fortalecida a partir da reavaliação e otimização de processos.

Invista em tecnologia

Os avanços tecnológicos são, sem dúvida, um dos principais responsáveis (senão o maior deles!) pelo desenvolvimento do mercado empresarial contemporâneo.

Contribuindo diretamente para tornar as organizações mais produtivas, eficientes e enxutas, os sistemas de gestão são importantes aliados na otimização de rotinas.

Ao integrar todas as áreas do negócio, simplificar as operações cotidianas e automatizar procedimentos, os softwares permitem e potencializam a implantação de estratégias para otimizar processos, maximizando performances e resultados.

O conteúdo foi útil e você gostaria de continuar aprendendo um pouco mais sobre o assunto? Aproveite para saber como é possível viabilizar a administração de uma empresa à distância. Sucesso!

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Tributação

3° Feirão do Imposto de Araguaína acontecerá dia 18

Criado com a finalidade de conscientizar a população sobre a alta carga tributária brasileira, o Feirão do Imposto chega a sua terceira edição em Araguaína. Organizado pela ACIARA Jovem, braço de jovens empreendedores da Associação Comercial e Industrial de Araguaína, e Centro Universitário ITPAC – UNITPAC, o feirão já tem data para acontecer: dia 18 de maio, a partir das 8 horas, no UNITPAC.

“Nós lutamos para que os impostos sejam usados para seu objetivo, que é o de retornar à população em forma de obras e serviços públicos de qualidade. Porém, devido à ineficiência, falta de planejamento, burocracia e a corrupção, o que temos são obras e serviços públicos mais caros, com atrasos e de péssima qualidade”, explicou o diretor de Integração na ACIARA Jovem, Diego Acácio.

Peso dos tributos

Hoje um brasileiro trabalha cerca de 150 dias ao ano para pagar tributos. Aos 72 anos de idade, 32 deles foram só para pagar impostos.

Artigos de perfumaria, por exemplo, tem uma carga tributária tão alta que, sem imposto, daria para comprar quatro produtos ao invés de um. É o caso do batom: dos R$ 49,90 do preço, R$ 34,70 é só de impostos, quase 70% do valor do produto.

O feirão será composto de estandes, onde centenas de produtos consumidos no dia a dia serão exibidos com os valores de varejo e a quantidade de impostos embutida em cada um.

CONAJE

O Feirão do Imposto é uma ação nacional de iniciativa da Confederação Nacional dos Jovens Empresários – CONAJE e acontece em centenas de cidades brasileiras sempre no mês de maio.

A ação começou em 2002, em Santa Catarina, com o propósito de mostrar, de forma simplificada, o impacto dos impostos no bolso dos consumidores. Em 2012, a campanha ganhou o reforço da Lei do Imposto na Nota, que determina que os estabelecimentos informem, nos documentos fiscais, o valor aproximado dos impostos pagos.

Fonte: Aciara.

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Gestão Empresarial

Gestão da informação: qual a sua importância para a empresa?

A gestão da informação atualmente é uma das principais ferramentas para se manter o controle de um negócio e obter sucesso, seja em uma farmácia, depósito de materiais para construção ou até uma grande multinacional.

O que muita gente não sabe é que essa gestão está muito além de possuir um computador e algumas planilhas. É preciso mais do que isso, pois a tecnologia é apenas uma ferramenta, enquanto a gestão da informação é um conjunto de boas práticas que visam organizar e otimizar os processos.

O investimento em equipamentos, softwares de gestão e treinamento de todos os envolvidos vai melhorar a organização dos dados, oferecer métricas, encontrar gargalos, facilitar a tomada de decisões, otimizar processos e, inclusive, gerar novas oportunidades de negócios. Entenda mais sobre esses benefícios a seguir.

Tenha seus dados organizados em um só lugar

Quanto utilizamos um sistema de gestão da informação, como um ERP, tudo fica armazenado de maneira organizada em um banco de dados. Muitos documentos impressos em papel deixam de ser necessários e um grande — e maçante trabalho — é poupado em suas rotinas diárias.

Sem a necessidade de realizar tarefas que antes demoravam horas, seus colaboradores podem se dedicar a serviços mais produtivos.

Com um banco de dados centralizado, integrando todos os departamentos da empresa, o risco de redundâncias nas informações é reduzido e pode ser acessado de qualquer terminal interno, desde que o usuário tenha permissão para isso.

Acesse relatórios com facilidade

Um dos motivos que tornam a gestão de informação uma ferramenta poderosa é a possibilidade de rapidamente reunir dados e gerar relatórios analíticos, como estoque, financeiro, contábil etc. Tudo com um simples clique em um botão.

Com essas métricas devidamente registradas e organizadas é possível realizar a tomada de decisões importantes, como investimento em novos produtos ou cancelar o fornecimento de uma determinada marca que não está oferecendo tanto lucro para a empresa.

As opções são ilimitadas e personalizáveis, cabendo ao gestor definir quais são as melhores para a estratégia do negócio.

Melhore a segurança das informações

A segurança do seus dados é outro dos principais benefícios, pois sem a necessidade de utilizar arquivos físicos, basta ter um backup sempre atualizado e os riscos de perder alguma coisa no caso de um acidente é quase nulo.

Informações financeiras, tanto pessoais quanto do seu valioso cadastro de clientes estarão seguros. Apenas colaboradores com a devida permissão podem consultar esses dados e todos os registros de acessos podem ser obtidos posteriormente, caso seja necessário.

O vazamento de informações sigilosas será inibido e a empresa poderá ter certeza que estará segura contra espionagem ou um colaborador descontente com o trabalho.

Consiga novas oportunidades de negócios

Para que uma empresa cresça, é necessário muito esforço de toda a equipe. Gestores, vendedores, marketing etc. Todos precisam unir forças e traçar estratégias, para encontrar ou criar oportunidades de negócios.

Mais uma vez a gestão da informação se mostra como um pilar para essa tarefa. Ela é sustentada pelos dados e métricas que utilizamos para o planejamento e tomada de decisões, com embasamento e segurança, afinal, uma empresa organizada, com processos automatizados e eficientes passa maior credibilidade ao mercado.

Hoje contamos apenas os benefícios mais importantes de se implementar uma estratégia de gestão da informação. Dependendo do seu tipo de negócio, as possibilidades podem aumentar. Se isso ainda não é realidade em sua empresa, tenha certeza de que está ficando para trás. Dê o primeiro passo e encontre um ERP ideal!

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Entenda o que é e como funciona a automatização de processos

Se você está à frente de uma operação ou empresa, provavelmente sabe (ou já ouviu falar) sobre o que é a automatização de processos. Em um mercado cada vez mais competitivo, é imprescindível que os líderes se dediquem a encontrar alternativas e maneiras de otimizar recursos e maximizar resultados.

Para entender um pouco mais sobre o assunto, não deixe de ler nosso conteúdo até o final! No texto, você saberá o que é e como implantar a automatização de processos, conhecendo as vantagens de apelar à prática.

Preparado? Vamos em frente e boa leitura!

O que é e como funciona a automatização de processos?

No dicionário, a palavra “automatizar” refere-se à capacidade de tornar algo instintivo. No contexto empresarial, a conotação do termo é mais prática, embora remeta à definição anterior.

No cotidiano organizacional, rotinas mais automáticas são sinônimo de operações mais coerentes e de recursos otimizados, significando menor ocorrência de erros e maior agilidade de processamento.

Não à toa, as organizações modernas têm se dedicado ao propósito de automatizar tarefas. Grande parte delas (senão a totalidade) já percebeu que, para que se mantenham rentáveis e competitivas, precisam enfrentar a concorrência com ferramentas poderosas e ágeis.

Por isso, não seria incorreto afirmar que a automatização de processos funciona como um catalizador de resultados: na medida em que permite que as rotinas da empresa sejam desempenhadas com mais segurança e rapidez, também possibilita que performances individuais e coletivas sejam potencializadas.

Por que (e como) devo investir em automatização?

A resposta para a pergunta acima é simples, embora demande que o gestor tenha foco para torná-la real: porque uma empresa só poderá se expandir e prosperar, alcançando as metas que estipula, se contar com processos padronizados e otimizados em suas rotinas de trabalho.

E engana-se quem pensa que isso vale apenas para as grandes corporações! Negócios iniciantes, que buscam estruturação e alavancagem, ganham muito com a otimização de rotinas; e, de quebra, ainda alicerçam seu desenvolvimento em bases sólidas de competitividade.

Portanto, é importante estabelecer um cronograma de trabalho coeso com o objetivo de firmar a otimização de processos. O primeiro passo para isso é mapear todo o fluxo operacional.

Em seguida, recomenda-se que os procedimentos sejam avaliados e ajustados, aparando arestas que possam comprometer a produtividade da empresa. Por fim, em regime contínuo, o acompanhamento de táticas e o controle de performances são indispensáveis para garantir conformidade ao propósito.

Quais são as vantagens da automatização de processos?

Como já mencionamos, os motivos para priorizar a automatização de processos são inúmeros — e os benefícios desse movimento são altamente significativos.

Ainda que cada vez mais empresas estejam sentindo os efeitos positivos da automatização de processos, alguns líderes resistem em reconhecer o poder transformador dessa estratégia.

Vale, então, reforçar alguns dos motivos que justificam a prática — e que a posicionam como uma postura fundamental na expansão do negócio. São eles:

  • economia de recursos, uma vez que age de forma a otimizar a mão de obra e os insumos demandados na operação;
  • agilidade nas rotinas, já que minimiza a exigência de serviços manuais e suprime a necessidade de retrabalho;
  • qualidade nas operações, eliminando a alta incidência de erros operacionais (muitas vezes causados pela interação humana) e assegurando processos mais seguros e transparentes.

Agora que você já sabe o que é automatização de processos e conhece as vantagens dessa prática, não deixe para depois: faça das performances operacionais um objetivo inadiável. Boa sorte!

O conteúdo prendeu a sua atenção? Aproveite para continuar aprendendo! Saiba em que medida a otimização de processos contribui para a gestão à distância!

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Da teoria para a prática: Nortesys recebe acadêmicos de 3 cursos da Facdo

A Nortesys recebeu os alunos dos cursos de Gestão Financeira, Gestão Hospitalar e Administração, da Faculdade Católica Dom Orione (Facdo), na tarde desta quinta-feira (26). Todos eles estudam a disciplina Gestão da Inovação Tecnologica, sob as orientações da professora Miriam Mendes Costa.

Na visita eles conheceram a rotina da empresa, passando por vários departamentos, como desenvolvimento, suporte e atendimento, vendas, entre outros.

Para a docente, que também é supervisora Empresa Junior Orione Consultoria, a visita é útil para a vida acadêmica e profissional das turmas:

“Essa visita é para que eles possam ter esse olhar da importância das soluções tecnológicas, dentro do ambiente em que eles estão, e utilizarem esse aprendizado para a construção acadêmica e, mais tarde, profissional”, destacou Miriam Mendes.

“É a primeira vez da nossa turma, em visita técnica. A gente pôde ver na prática mesmo como que acontece dentro das empresas. Na faculdade a gente aprende a teoria e não sabíamos como acontecia de verdade, mas com as apresentações feitas aqui, pudemos ver como acontece na prática”, disse a estudante Nathália David Caldeira Cavalcante.

Gean Sharly Sousa, CEO da Nortesys, falou sobre a recepção aos alunos:

“Sentimento de muita alegria, satisfação em poder estar contribuindo com essa equipe de acadêmicos, que agora estão estudando, mas em breve irão para o mercado de trabalho. É uma oportunidade em que passamos informações para eles e um momento de ouvi-los também. Eles estão vendo, na prática, como uma empresa de tecnologia funciona”.

Como uma empresa sobretudo inovadora, a Nortesys tem buscado parcerias com instituições fortes e atuantes no mercado, como a Facdo, entre outras, visando uma maior integração, com troca de experiências e aprendizagem conjunta.

Portas abertas, sempre.