Categoria: Controle Financeiro

Para garantir uma maior produtividade e a otimização do tempo, é preciso manter os processos empresariais bem estruturados e alinhados com os objetivos da organização. Um deles, que requer bastante atenção, é a gestão da folha de pagamento.

O cálculo da folha é realizado mensalmente pelas empresas que mantêm funcionários legalmente registrados. Nela, são registradas todas as informações relacionadas à vida financeira do trabalhador, como férias, descontos, bonificações, 13º salário, entre outras.

Para ajudar seu time de Recursos Humanos a agilizar o processo de elaboração da folha de pagamento, acompanhe nosso post e veja quais ferramentas podem ser úteis. Vamos lá?

Afinal, o que é folha de pagamento?

A folha de pagamento nada mais é do que o documento que retrata a trajetória de um funcionário dentro da organização, com atividades desempenhadas, salários e faltas. Neste importante instrumento de função contábil, fiscal e operacional, são apresentadas informações sobre o salário bruto e líquido.

A elaboração e a entrega do recibo da folha de pagamento (ou holerite) são obrigatórias para qualquer empresa. Por isso, a organização e o controle de todas as documentações e movimentações que acontecem entre o empregador e seu funcionário são muito importantes.

Contar com a ajuda de uma companhia especializada para ajudar nesse sentido, calculando corretamente os valores e aplicando leis trabalhistas e previdenciárias, horas extras ou rescisões, é a melhor solução para manter tudo dentro dos padrões da lei.

Como elaborar esse documento?

A elaboração da folha de pagamento não segue uma receita mágica. Isso permite que cada empresa adote os critérios que melhor combinem com seus procedimentos (desde que não prejudique nenhum ponto de vista legal).

Para ser elaborada corretamente, a folha deve conter algumas informações obrigatórias, como:

• o valor do salário estabelecido no ato de contratação (aquele registrado na Carteira de Trabalho e Previdência Social — CTPS);
• faltas, atrasos e afastamentos referentes ao mês de apuração;
• descontos e encargos sociais;
• data em que a remuneração estará disponível.

​Vejamos, abaixo, alguns passos importantes na hora de elaborar a folha de pagamento.

Fique atento à categoria do funcionário

O empreendedor precisa categorizar seu funcionário corretamente, conforme a função desempenhada dentro da organização. Assim, é preciso ficar atento às disposições da Convenção Coletiva, que servem como apoio na hora de estabelecer a categoria.

Faça o levantamento das horas trabalhadas

Outro importante item que influencia o cálculo da folha de pagamento é o levantamento correto das horas efetivamente trabalhadas. Para isso, é importante observar os registros das horas cumpridas no mês (pelo método manual ou eletrônico).

Não se esqueça dos encargos

Além do salário, o empregador tem outros custos com o funcionário que incidem sobre a folha de pagamento. São eles:

INSS

O desconto é para o Instituto Nacional de Seguro Social. O valor incide sobre o valor total da remuneração, no qual se destacam:

• salário;
• horas extras;
• adicionais;
• 13º salário.

Trata-se de uma contribuição obrigatória, que serve como garantia para a aposentadoria do funcionário.

FGTS

A empresa é obrigada a depositar mensalmente, até o dia 7, o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).

O valor corresponde a 8% da remuneração e serve para amparar o trabalhador em casos de doenças e demissão (ou mesmo para o requerimento de investimentos de moradia). Essa é uma despesa obrigatória da empresa e não deve ser descontada do funcionário.

IRRF

O Imposto sobre a Renda Retido na Fonte é um desconto destinado ao Governo que depende do valor do salário. A alíquota aplicada obedece a uma tabela atualizada anualmente pela Receita Federal, devendo ser descontada diretamente da folha de pagamento e declarada pelo trabalhador.

Lembre-se de outros descontos

Além dos descontos já mencionados, devem ser observados outros benefícios que o funcionário ganha atualmente. O vale-transporte, o vale-refeição e o salário-família são alguns dos exemplos.

Quais erros devem ser evitados?

A gestão da folha de pagamento é um dos pilares do bom andamento das atividades de uma organização. Por isso, é preciso ficar atento aos erros capazes de ocasionar problemas tanto para os empregadores quanto para os funcionários.

Isso significa que a folha de pagamento deve ser elaborada com muito cuidado e expertise. Vejamos algumas falhas que são comuns, mas devem ser evitadas:

Pagamentos indevidos

O desconhecimento dos descontos e proventos que incidem na folha pode comprometer seriamente seu processamento e levar a passivos trabalhistas no futuro, devido a dados incorretos de registro.

Portanto, é fundamental que o registro e a elaboração da folha sejam feitos com muita atenção, pois cada informação precisa ser cuidadosamente conferida e verificada. Por isso, todo cuidado é pouco na hora de informar horas extras, INSS, faltas, adicionais e outros benefícios.

Registro manual das horas trabalhadas

Por incrível que pareça, muitas empresas ainda adotam planilhas ou registros manuais na hora de elaborar a folha de pagamento. Essa é uma das principais causas de erros, pois pode levar a informações incorretas e à ausência de checagem das fórmulas aplicadas.

Isso significa que, se alguma planilha tiver problemas ou os sistemas utilizados apresentarem algum defeito, as informações podem ser comprometidas (e os registros, perdidos).

Portanto, a recomendação é adotar um software de gestão que, além de realizar toda a gestão da folha de pagamento para o cálculo correto, poderá automatizar o processo e manter os dados em segurança.

Falha na previsão de custos

A folha de pagamento é um dos principais processos dentro de uma empresa e está diretamente ligada à gestão financeira. Se não houver uma integração entre as duas áreas, é bem provável que as atividades e os pagamentos dos funcionários sejam comprometidos.

Portanto, realizar as previsões para um controle financeiro e da folha de pagamento é imprescindível. Isso vale para o pagamento de férias, do 13º salário, do FGTS e assim por diante.

Falta de planejamento

Muitos gestores não dedicam tempo suficiente para o planejamento da folha de pagamento, seja por pensarem que esta é uma tarefa cansativa ou mesmo por falta de desconhecimento. No entanto, quando os processos não são planejados, as chances de algo dar errado são maiores.

É importante planejar e documentar tudo. Assim, os profissionais que estão envolvidos com a elaboração da folha de pagamento podem ter acesso a um passo a passo e eliminar, de vez, as falhas do dia a dia.

Quais ferramentas podem ajudar no processo de elaboração da folha?

Otimizar o tempo, reduzir os custos e aumentar a produtividade são ações prioritárias dentro das estratégias de crescimento de uma organização. Atingir tais premissas nem sempre é simples, mas as ferramentas abaixo podem ajudar no processo de elaboração da folha de pagamento.

Sistema ERP

O ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento dos Recursos da Empresa) é um software que integra e gerencia todos os processos de uma empresa, incluindo as informações referentes à elaboração da folha de pagamento.

A ferramenta facilita o fluxo de dados dentro da organização e otimiza o processo de decisão, eliminando erros provenientes de registros manuais e planilhas descentralizadas. Investir em um ERP para o registro e a elaboração da folha de pagamento significa automatizar processos, aumentar a produtividade e reduzir as falhas significativamente.

Controle de ponto eletrônico

Apesar de a legislação trabalhista autorizar o uso do registro manual, o ponto eletrônico é a melhor solução para otimizar o processo de elaboração da folha de pagamento. Com ele, os funcionários do setor de Recursos Humanos têm mais tempo para atividades menos burocráticas e mais estratégicas.

Vale destacar que o controle de ponto eletrônico pode ser integrado a um sistema ERP, fornecendo informações gerenciais e em tempo real para tomadas de decisões mais eficazes e que contemplem as necessidades do negócio.

Gostou de saber mais sobre a gestão da folha de pagamento e quer se inteirar sobre nossos serviços? Entre em contato conosco!

Se você tem um empreendimento ou deseja iniciar algo novo, com certeza já ouviu falar sobre a importância de um bom planejamento financeiro empresarial.

A partir de um planejamento, além de evitar prejuízos ou até mesmo atrasos de pagamentos, você pode alcançar o crescimento da empresa com previsões e projeções específicas.

A tarefa pode ser complicada, principalmente quando se tem pouca experiência no assunto. Portanto, é sempre necessário buscar qualificação e estudar sobre o assunto com dedicação para diminuir a possibilidade de erros.

Acompanhe o artigo e veja os pontos mais importantes sobre um planejamento financeiro empresarial. Boa leitura!

A importância do planejamento financeiro empresarial

Ao iniciar um negócio, é normal imaginar que o projeto será um sucesso. Depois de lançar a empresa, no entanto, muitos empreendedores descobrem que o sucesso pode ser ilusório.

Criar um plano de negócios e estabelecer um planejamento financeiro permite identificar o que é necessário para se chegar aos resultados. O planejamento é uma tarefa básica para o empreendedor que deseja obter sucesso, independentemente da atividade.

Departamento financeiro

Resumidamente, o departamento financeiro é o responsável pela administração dos recursos da empresa. Cabe a ele fazer com que os lucros cubram todas as despesas, além de gerar renda e garantir o crescimento da organização.

Em alguns negócios, a administração de recursos é geralmente executada pelo próprio proprietário.

Vale lembrar, no entanto, que é aconselhável ter profissionais especializados — como contadores, por exemplo — para administrar o caixa da empresa, independentemente do tamanho da organização.

As atribuições do departamento financeiro incluem:

• controlar e registrar a entrada e saída de capital;
• definir quando realizar transações;
• analisar a viabilidade de projetos em execução e a serem executados;
• encontrar fontes de financiamento e usar o mercado para obter investimentos.

Dicas para construir um planejamento financeiro de sucesso

Para estabelecer um planejamento bem-sucedido, considere as seguintes dicas:

Planeje o ciclo operacional

Para garantir que a empresa tenha capital de giro, você deve planejar as despesas para cada etapa dos processos: desde a compra de suprimentos até a entrega, passando pela fabricação, armazenamento e venda.

Imagine situações diversas

Simule o desempenho da empresa em fases críticas e em períodos de rendimentos para saber como se comportar em tais cenários. Com o planejamento, você pode garantir que os funcionários saibam como agir.

Negocie preços, prazos e pagamentos

Manter um bom relacionamento com fornecedores e negociar condições de pagamento é essencial para manter o dinheiro em caixa. Se você não tiver controle sobre o processo, poderá sofrer no intervalo entre a compra de insumos e a coleta de valores.

Tenha cuidado com os empréstimos

Ao receberem empréstimos para cobrir algumas faltas ou realizar investimentos, muitos empresários ficam a mercê de bancos e credores. Para evitar esse problema, o ideal é sempre trabalhar com uma reserva de dinheiro para imprevistos.

Calcule o valor ideal para o seu produto

Calcular o preço que você cobrará pelo produto pode ser complicado: além de considerar o custo de produção e a expectativa de lucro, você também deve incluir a remuneração do trabalho dos parceiros e outros custos variáveis.

Porém chegar em um denominador comum é essencial para criar uma base sólida financeira.

As vantagens de um planejamento financeiro

Uma vantagem a não ser subestimada na elaboração do plano financeiro é que o empreendedor lida detalhadamente com sua empresa. Especialmente na fase inicial, ele encontra custos e oportunidades de receita que não considerou antecipadamente.

Veja, abaixo, outros benefícios que a criação de um planejamento financeiro pode trazer para empresa.

Foco e permanência nas metas e estratégias

É difícil permanecer fiel ao plano com as inclinações do dia a dia. Por isso, o planejamento financeiro pode ser utilizado para resumir os principais pontos da sua estratégia e para lembrar o que está incluso e o que não está.

Além disso, também ajudará as equipes e funcionários a trabalhar com foco nas metas e não apenas em “apagar incêndios”.

Controle de custo

Um dos benefícios mais importantes do planejamento financeiro é a capacidade de controlar custos. A criação de orçamentos permite que você veja suas despesas, planeje-as, reduza-as e monitore-as para ter a certeza de que está no caminho certo para atingir as metas.

Mas atenção: definir um orçamento não necessariamente resolve seus problemas. Ainda é preciso um acompanhamento mensal para garantir que as receitas estejam dentro do plano de metas e lucros traçados inicialmente.

Gerenciamento de Fluxo de Caixa

Nem sempre um número elevado de vendas garante um bom rendimento. O planejamento financeiro inclui o gerenciamento do fluxo de caixa, identificando antecipadamente suas necessidades a cada mês, independentemente de suas receitas.

Porém é importante, além de criar um orçamento principal que mostre sua renda e despesas médias mensais, também desenvolver uma estimativa de fluxo de caixa que mostre suas receitas e gastos reais antecipados a cada mês.

Melhor gestão da dívida

A movimentação em linhas de crédito, empréstimos e cartões de crédito é um custo oculto que muitos proprietários de pequenas empresas não rastreiam, porque os juros são agregados a um saldo e não exigem pagamento em dinheiro a cada mês.

Um plano financeiro aborda esses pagamentos de juros mensais, colocando-os em seu orçamento para que você aprenda seu desempenho financeiro real.

Por meio do planejamento financeiro, o gestor consegue criar estratégias para aceleração do pagamento da dívida e ainda, se possível, reduzir as despesas de juros.

Conformidade fiscal precisa

O planejamento financeiro inclui a estimativa de impostos e o ajuste de estimativas de vendas, se precavendo do sobe e desce do mercado. Esse trabalho é necessário para manter em dia as obrigações tributárias.

Deixar de pagar impostos sobre a renda, a propriedade ou a folha de pagamento pode resultar em sérios problemas, incluindo multas, penalidades e penhoras impostas contra a empresa.

Se você paga impostos trimestrais, faça um orçamento para esses dividendos e coloque esse dinheiro de lado. Trabalhe com seu contador para determinar como configurar seus pagamentos de impostos e torná-los pontuais.

Enfim, o planejamento financeiro empresarial é um guia, um plano estratégico através do qual você pode detectar e corrigir erros do passado, desenvolver novos investimentos ou ações de inovação e, o mais importante, obter informações corretas e em tempo real para tomar as decisões concretas e precisas. Inicie agora mesmo o seu planejamento financeiro.

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Na missão diária de gerir uma operação sustentável e lucrativa, os gestores se deparam com um grande desafio: o de reduzir custos sem prejudicar a qualidade dos processos e das entregas.

Nesse contexto, é natural (e mesmo necessário) que os líderes se mostrem preocupados com estratégias que busquem otimizar os recursos disponíveis. E é justamente esse o assunto que vamos cobrir no post!

Se você busca informações relevantes para te ajudar a reavaliar processos e cortar os custos excedentes, não deixe de ler o conteúdo até o fim! Nele, você encontrará dicas valiosas para melhorar os resultados empresariais.

Vamos em frente e boa leitura!

1. Levante e analise informações

O acesso a informações transparentes e seguras é essencial ao gestor no momento em que ele precisa tomar qualquer decisão empresarial; mas, quando se trata de reduzir custos, essa necessidade é ainda mais latente.

No esforço para identificar possíveis gargalos e, ao compreendê-los, corrigir o que é passível de ajuste, é indispensável que o líder disponha de dados coerentes, que reflitam com exatidão qual é o panorama da operação e do negócio.

Por isso, não seria equivocado dizer que, diante do objetivo de otimizar recursos, é fundamental que haja um levantamento criterioso de informações — tais como relatórios, balanços e fluxos. Afinal, somente ao confirmar transações e atestar resultados é que será possível construir uma visão ampla da operação e, claro, também da empresa.

Independentemente da extensão da avaliação (seja ela limitada a um setor específico ou expandida para todas áreas operacionais), uma coisa é certa: jamais negligencie o suporte e a confiabilidade que os dados conferem às decisões estratégicas do negócio — e a de reduzir custos, com certeza, é uma delas!

2. Envolva a equipe

A iniciativa de definir a redução de custos como uma atividade prioritária deve ser do líder. Sozinho, porém, é improvável que ele consiga efetivar os ajustes necessários e que seja capaz de manter os processos na linha da otimização de modo perene.

Dessa forma, a cooperação ativa da equipe desponta como crucial no sucesso de toda a operação. A tarefa de mobilizar, engajar e motivar seu time é determinante e não deve ser negligenciada!

Da concepção do projeto à implantação das estratégias pontuadas: não deixe de reforçar a importância do time no êxito da operação, destacando que todas as etapas foram positivamente influenciadas pelas ideias coletivas.

Ao envolver toda a equipe na missão de reduzir custos, você compartilha a responsabilidade pelo projeto e estimula os colaboradores a agirem de forma proativa. Os resultados serão certamente mais expressivos!

3. Reavalie contratos com fornecedores

Outra forma bastante viável de calibrar as despesas empresariais é revisar os contratos já firmados. Invista tempo na reavaliação dos termos e, se possível, aproveite para visualizar formas de negociar condições mais atrativas.

Uma alternativa é eliminar serviços que estejam sendo subutilizados e analisar a composição de eventuais pacotes, certificando-se de que eles permanecem interessantes ao cenário atual da organização.

Contudo, lembre-se: ao mesmo tempo em que busca alternativas para diminuir os custos de fornecimento, porém, não deixe de zelar pelo relacionamento com o parceiro. Em um mercado competitivo, é cada vez mais importante formar (e manter) alianças duradouras e produtivas.

4. Renegocie dívidas e taxas

As dívidas bancárias também são um ponto bastante sensível na operação das empresas modernas. Com a adição periódica de taxas, o montante pode aumentar consideravelmente e, muitas vezes, tirar o sono do gestor.

Se o objetivo é reduzir custos, essa é, sem dúvida, uma questão que deve ser analisada com cautela! O alongamento de passivo, por exemplo, é uma estratégia que deve ser sempre considerada.

No caso das taxas — cobradas para administrar e movimentar as contas do negócio, por exemplo —, vale a pena chamar o gerente para bater um papo e, claro, negociar melhores condições de pagamento. Vale a pena!

5. Revise o regime tributário

No Brasil, a carga tributária é bastante elevada — e os gestores têm consciência de que é preciso estar sempre atento às alterações burocráticas. No que se refere à estratégia fiscal e contábil, todo o cuidado é pouco!

Se o esforço é para reduzir custos, uma reavaliação do regime tributário adotado pode surtir efeitos benéficos. Não é incomum encontrar empresas que, em função de uma opção equivocada, pagam mais impostos do que poderiam.

Por isso, não deixe de levantar anualmente os dados financeiros e fiscais da sua empresa. Com o monitoramento recorrente, fica mais fácil identificar eventuais oportunidades de mudanças, com vias à otimização de recursos.

6. Invista em tecnologia

Embora possa causar estranheza apontar a necessidade de um investimento como força motriz da redução de custos, é justamente isso o que acontece quando a empresa passa a contar com um sistema de gestão.

Estudos comprovam, inclusive, que um ERP aumenta em até 35% a produtividade de uma organização, melhorando seus resultados já no curto prazo.

Ao integrar departamentos, automatizar processos e minimizar a incidência de retrabalhos (que, se manuais, podem facilitar a ocorrência de erros), o software garante mais transparência às operações e mais segurança na tomada de decisão.

Além disso, a centralização de informações é determinante na redução de custos. Somente ao contar com um amplo banco de dados, cujo detalhamento esmiúça as atividades do negócio, é que o gestor se torna capaz de analisar procedimentos e encontrar possíveis gargalos nas rotinas produtivas.

7. Acompanhe o andamento e os resultados

Por fim, ainda que não menos importante, é fundamental que o líder monitore, de modo próximo e contundente, o andamento dos trabalhos — no que tange à implantação das estratégias definidas — e os resultados obtidos.

Nesse aspecto, é válido mencionar que a tecnologia em gestão também se mostra bastante pertinente: com a possibilidade de imputar informações e, depois, extrair relatórios completos, o gestor tem mais autonomia para construir uma visão ampla da empresa e de seus avanços.

Na ausência de um acompanhamento efetivo, o enfraquecimento das táticas pontuadas pode comprometer (ou mesmo inviabilizar) todo o projeto, falhando na missão de reduzir custos e, por consequência, também na melhora da performance global da organização.

O conteúdo foi útil e você deseja se aprofundar no assunto? Aproveite para saber como é possível manter um bom controle financeiro no seu negócio, assegurando uma operação cada vez mais lucrativa. Sucesso!

 

Para as empresas, especialmente aquelas que estão em pleno crescimento, é essencial manter um orçamento saudável. E, para conservar os números em bom estado, entram em jogo vários fatores, entre eles as corretas gestão e emissão de nota fiscal.

Ter uma boa gestão nesse sentido pode trazer benefícios como pagamento de faturas em tempo hábil, menor risco de ter de pagar juros desnecessários, fluxo de caixa adequado e bom relacionamento com os fornecedores e clientes.

Acompanhe o post a seguir e veja 4 dicas eficientes para otimizar a gestão e a emissão de nota fiscal. Boa leitura!

1. Crie uma lista de verificação e estabeleça uma rotina

Você deve coletar informações detalhadas ao estabelecer sua conta para economizar tempo e dinheiro posteriormente. Recomenda-se desenvolver uma lista de verificação física para evitar erros humanos, como negligenciar informações críticas.

Também é necessário estabelecer uma rotina para otimizar o gerenciamento dos documentos. Não é uma tarefa complexa: basta definir as prioridades e encaixá-las na rotina diária de forma a criar um padrão de atividades.

2. Adote um sistema de gerenciamento

Muitas empresas, de diferentes portes, já usam pacotes de software contábil para automatizar os processos de gestão e faturamento, bem como integrá-los aos sistemas de contabilidade e relatórios. Isso elimina o trabalho redundante da equipe, reduz as despesas administrativas e, como resultado, melhora os relatórios de gerenciamento.

3. Organize as notas fiscais

O recebimento de notas fiscais é constante em qualquer empresa. Isso é até um bom sinal, pois demonstra que os produtos e serviços estão sendo bem aceitos. Porém, o acúmulo de documentos também é grande, o que pode trazer riscos de organização. É importante, então, reservar um espaço para guardar as notas físicas — que são válidas por cinco anos.

As notas eletrônicas não podem ser exceção: na verdade, elas demandam um cuidado ainda maior. Por estarem armazenadas em softwares, é necessário que haja backup e manutenção constantes das ferramentas para prevenir imprevistos ou mesmo perdas definitivas. É recomendável sempre guardar os mesmos arquivos em diferentes locais.

4. Monitore os sistemas

Uma diligência completa e constante é a chave para o gerenciamento bem-sucedido das notas fiscais. Independentemente do processo que está em uso, o monitoramento regular sempre é necessário.

Uma pequena empresa geralmente precisa de grandes reservas financeiras. Nesse cenário, o gerenciamento de caixa e de notas fiscais é fundamental para a sobrevivência. Na verdade, o fluxo de dinheiro é essencial para o crescimento do negócio.

Crie relatórios de faturamento diários, semanais e mensais para se manter familiarizado com as contas a receber, a pagar e, consequentemente, com as notas fiscais produzidas (sejam físicas ou eletrônicas).

Estas dicas podem ajudar a melhorar de uma vez por todas a gestão e a emissão de nota fiscal da sua empresa. Em um país burocrático como o Brasil, manter uma rotina saudável de documentos fiscais é vital para a continuidade de qualquer empresa. Analise as informações apresentadas e faça a sua parte.

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Seus clientes querem contar com um atendimento de excelência e produtos e serviços de qualidade na sua empresa. Porém, eles também valorizam a utilização de formas de pagamento simplificadas e que se adequem às suas necessidades. É por isso que muitos consumidores escolhem empresas que preferem emitir boleto como forma de recebimento.

Dessa maneira, essa forma de pagamento é amplamente utilizada no Brasil. Porém, para garantir o recebimento da receita e, com isso, a saúde financeira da sua empresa, é essencial que você utilize estratégias eficientes de gestão e emissão desse tipo de pagamento.

É exatamente isso que você vai descobrir neste artigo! Continue a leitura e entenda agora tudo sobre como emitir e gerir os boletos do seu negócio.

O que é e quais são os tipos de boleto?

O boleto é um meio de cobrança utilizado pelas empresas para que os clientes paguem por um serviço ou produto. Ele consiste em um documento com data de vencimento e valor predefinidos e pode ser quitado em diversas instituições — como bancos, correios, casas lotéricas e até alguns tipos de comércio (como supermercados e farmácias).

Existem dois tipos de boleto bancário: o avulso e o carnê. O boleto avulso é utilizado para pagamento de compras à vista, recebidas em uma só parcela. Já o boleto do tipo carnê pode ser utilizado para o pagamento de compras parceladas ou assinatura de serviços, uma vez que ele consiste em uma sequência de pagamentos com datas de vencimento diferentes.

Por que utilizar boletos na sua empresa?

O boleto oferece uma série de vantagens para você e seus clientes. Ele é a forma de pagamento com uma das menores taxas do mercado — quando comparado ao cartão de crédito, por exemplo. Além disso, você pode receber a confirmação do pagamento por e-mail ou por meio de softwares de gestão, de maneira rápida e automatizada, o que facilita o controle das receitas da sua empresa.

O boleto também melhora a experiência de compra do cliente, flexibilizando a forma como ele vai quitar esse débito. Com os avanços tecnológicos, o consumidor tem a opção de pagar o boleto dentro de casa, pelo celular ou computador. Além disso, diversas instituições — financeiras ou não — aceitam receber o pagamento de boletos e repassá-los aos bancos.

Quais foram as mudanças recentes para a emissão de boleto?

Recentemente a Federação Brasileira dos Bancos (FEBRABAN) mudou as regras de emissão de boletos bancários. Essas mudanças aconteceram em 2015, mas só entraram em vigor em 2018.

Antigamente você podia emitir um tipo de boleto sem registro, ou seja, sem identificação do banco, nome do cliente, valor ou data de vencimento do documento. Dessa forma, quando o cliente não realizava o pagamento, o boleto simplesmente deixava de ser válido.

Porém, apesar das taxas para esse tipo de boleto serem menores, ele causava problemas na gestão financeira das empresas. Por não possuir registro, muitas organizações perdiam o controle sobre o pagamento pelos seus produtos e serviços, gerando prejuízos.

Pensando nisso, a FEBRABAN proibiu esse tipo de boleto. Hoje, todos os boletos acima de R$ 400,00 precisam ser registrados, com identificação do cliente, banco responsável, valor do documento e data de vencimento. Até o dia 21 de julho essa regra será estendida para todos os boletos emitidos, independentemente do valor do documento.

Como gerir e emitir boleto de maneira eficaz?

Faça uma previsão da quantidade de boletos emitidos pela sua empresa

Revise os dados sobre transações financeiras realizadas pela sua empresa e faça uma estimativa da quantidade de boletos que serão emitidos nos próximos meses.

Isso é importante porque, com as mudanças da FEBRABAN, houve um aumento nas taxas para emissão de boleto. Porém, elas dependem da instituição financeira que você escolher para gerir esse processo na sua empresa. Ter uma previsão do volume de boletos emitidos te ajuda a aumentar o poder de negociação da sua empresa perante a instituição bancária.

Consulte as taxas do seu banco

Vá até o seu banco e converse com o seu gerente. Consulte todas as opções de contrato para emissão e recebimento dos boletos e escolha com cuidado aquela que mais se adequa à realidade da sua empresa. Tenha consciência de que, para emitir um boleto, você precisa de uma conta-corrente compatível com esse processo no banco, que é onde receberá pelo pagamento do serviço ou produto da sua empresa.

Além disso, você terá que contar com uma ferramenta de emissão, que pode ser do banco ou externa, escolhida por você. Portanto, uma conversa aberta e esclarecedora com o seu gerente pode poupar diversos problemas e te ajudar a escolher a melhor opção de contrato de acordo com as necessidades da sua empresa e clientes.

Controle o vencimento e pagamento do documento

Uma boa gestão financeira das suas receitas é essencial para garantir o crescimento sustentável da sua empresa. Para isso, você precisa investir no controle do pagamento e vencimento dos boletos emitidos para os seus clientes.

Acompanhe a data de vencimento e utilize estratégias para lembrar os consumidores que ela está se aproximando. As mudanças da FEBRABAN também possibilitam que você proteste em cartório caso haja inadimplência do pagamento por parte do seu cliente.

Dessa forma, é necessários que você acompanhe de perto o pagamento realizado e registre essas informações na sua ferramenta utilizada para controle de fluxo de caixa na sua empresa. Além de evitar o não pagamento pelos seus produtos ou serviços, essa atitude melhora a gestão financeira da sua empresa como um todo.

Integre os setores da sua empresa com o uso de um software

Emitir boletos manualmente se tornou obsoleto. Os clientes não querem mais receber cobranças apenas pelo correio uma vez que os meios digitais — como e-mail e até celulares — facilitam a rotina de pagamento das suas contas.

Portanto, investir em ferramentas tecnológicas na gestão e emissão dos seus boletos pode ser um grande aliado para a fidelização de clientes e controle financeiro da sua empresa.

Existem softwares que permitem a emissão de boletos digitais de forma automatizada, rápida e confiável. Eles permitem que você acompanhe o vencimento e pagamento dos documentos com simplicidade e segurança, integrando esses dados ao seu sistema de gestão financeira. Dessa forma, você melhora a qualidade do processo de emissão e facilita o acompanhamento das receitas da sua empresa.

Não é à toa que emitir boleto é uma das formas de pagamento mais utilizadas no Brasil nos dias de hoje. Esse documento, quando utilizado de maneira eficiente, pode gerar benefícios tanto para você quanto para os seus clientes. Dessa forma, você garante a saúde financeira da sua empresa e cria uma vantagem competitiva para o seu negócio!

Para descobrir uma ferramenta que pode ser a sua grande aliada e auxiliar muito nesse processo, você pode dar uma olhada em nosso gerenciador! Confira e tire suas próprias conclusões.

O termo controle financeiro se refere a um um conceito amplo que pode ser usado tanto em um contexto pessoal quanto organizacional. No ambiente de negócios, ele servirá para avaliar o desempenho geral da empresa em relação ao seu plano estratégico.

Em outras palavras, o controle financeiro empresarial é um processo consistente de monitorar as atividades para garantir que elas sejam desenvolvidas conforme planejado e que correspondam ao plano de negócios da empresa.

Portanto, dentro do empreendimento, o controle financeiro é uma forma de acompanhar o estado das finanças do mesmo, permitindo aos seus gestores detectar e corrigir eventuais desvios que possam ter impacto nos orçamentos atribuídos.

Mas qual a estrutura de um bom controle financeiro empresarial e como ele deve ser feito para assegurar o cumprimento dos objetivos de negócios? É sobre isso que falaremos no nosso post de hoje.

Ferramentas de um bom controle financeiro empresarial

Toda empresa, grande, media ou pequena, sempre está preocupada com uma coisa: gerenciar seu dinheiro. O controle financeiro empresarial adequado é crucial para sobreviver a uma economia volátil e à competição da indústria.

As pequenas e médias empresas, especialmente, precisam ter cautela com suas decisões financeiras desde o início. Afinal, é preciso mais do que apenas uma boa ideia para administrar um negócio.

Empreendedores precisam estar equipados com boas habilidades de gerenciamento das finanças para transformar seu empreendimento em uma história de sucesso. Para isso, eles precisam montar seu controle financeiro empresarial a partir da seguinte estrutura:

• Controle de caixa: de vital importância para a empresa, o controle de caixa permite conhecer, por meio dos registros realizados, a origem e o destino de todo o dinheiro movimentado pela empresa diariamente, ou seja, seu histórico financeiro;
• Controle de bancos: sua finalidade é registrar as entradas e saídas de valores na conta bancária da empresa, permitindo o controle atualizado do seu saldo. É preciso lembrar de fazer a conciliação bancária, que é o ajuste dos valores registrados na conta com aqueles acompanhados pelo controle de caixa;
• Controle de contas a receber: possibilita o conhecimento do montante dos valores a receber, das contas vencidas e a vencer, dos clientes com atrasos nos pagamentos, além de permitir enxergar como melhor programar suas cobranças;
• Controle de contas a pagar: possibilita que o empreendedor esteja sempre informado sobre o vencimento dos compromissos, como estabelecer prioridades de pagamento e o montante dos valores a pagar;
• Fluxo de caixa:  representa a projeção das entradas e saídas de recursos financeiros para determinado período, visando prever a necessidade de captar empréstimos ou aplicar excedentes de caixa nas operações mais rentáveis.

Como fazer um bom controle financeiro na empresa

À primeira vista, é comum achar que fazer seu controle financeiro empresarial seja doloroso. Embora pareça ser, e mesmo que essa não seja sua área de especialidade na gestão da empresa, manter suas finanças em ordem é extremamente importante.

Isso ajuda você a projetar para onde o negócio está indo. Quando você sabe exatamente como suas receitas e despesas estão, você pode começar a tomar decisões mais informadas para o sua empresa. A manutenção dos seus registros financeiros também torna os relatórios e pagamentos de impostos muito mais fáceis de se gerenciar.

Mas para que a gestão do seu controle financeiro empresarial se torne mais fácil, e não seja mesmo penoso, separamos abaixo algumas dicas que vão facilitar esse processo. Veja só:

1. Mantenha as finanças pessoais e empresariais separadas

Misturar as suas finanças pessoais e empresariais vai, inevitavelmente, resultar em confusão. Pode parecer conveniente colocar tudo junto, mas, em última análise, isso fará com que o seu controle financeiro — tanto o pessoal quanto o empresarial — seja muito mais complicado do que precisa ser.

Comece iniciando contas bancárias e de cartão de crédito separadas para o seu negócio. Para o rastreamento contínuo, o acompanhamento das finanças do negócio e para fins fiscais, essa prática eliminará uma grande dor de cabeça para classificar suas transações a cada trimestre, ou todos os anos, conforme for o caso.

Isso também vai tirar os “achismos” para fora da equação. Se você quiser ser bem sucedido no seu negócio, você precisa monitorar e rastrear seus principais indicadores de desempenho, além dos controles citados acima neste artigo.

2. Escolha um software de gestão adequado para o seu negócio

Que sua empresa, eventualmente, precisará de um bom software de gestão é fato. Mas quando se trata de escolher um no mercado, existem várias soluções diferentes. Isso pode te deixar um pouco perdido, mas a grande verdade é que o melhor software de gestão depende das particularidades do seu negócio, e vale a pena considerar suas opções antes de tomar uma decisão.

Hoje, mais do que nunca, há uma infinidade de opções para escolher, e se você não está satisfeito com o seu serviço atual, você sempre pode alternar para outra plataforma que melhor corresponda às suas necessidades. Por isso, procure uma solução que:

• Te ofereça integração com o controle de estoque, vendas e compras;
• Permita a emissão de boletos e notas fiscais sem burocracia;
• Envie notificações dos vencimentos aos clientes;
• Faça a baixa automática nas suas contas a receber
• Emita relatórios para embasar sua tomada de decisões.

3. Considere contratar um contador profissional

Muitos empresários gostam de ter todo o gerenciamento da empresa sob suas mãos, contudo, gerenciar sua própria contabilidade não é uma boa ideia, especialmente se você pretende fazer com o que negócio cresça. Se o gerenciamento das próprias finanças está começando a ficar complicado, é hora de pensar na contratação de um contador qualificado.

Embora seja tentador fugir dos custos de trabalhar com um contador, eles poderão ajudá-lo a economizar dinheiro no longo prazo. Você será liberado para trabalhar em tarefas de alto valor que mantenham o negócio avançando, enquanto o contador lida com a parte burocrática da contabilidade da empresa.

4. Mantenha-se organizado e planeje com antecedência

As dicas acima mencionadas devem ajudar a manter suas finanças organizadas. Além disso, monitorar suas finanças e projetar receitas e despesas futuras permitirão que você faça melhores decisões de longo prazo para sua empresa.

Sem essa informação, planejar com antecedência pode ser desafiador. Se você não está de olho no futuro do seu negócio, você pode ser surpreendido. Se, por outro lado, você quiser avançar e ficar à frente na competição, você deve planejar com até 10 anos de antecedência.

Você poderá mitigar as surpresas indesejadas se se manter sempre à frente. Mesmo que as despesas inesperadas aumentem, ao praticar o conservadorismo em seus gastos, você não deverá enfrentar problemas importantes.

5. Tenha um orçamento para o seu controle financeiro empresarial

Parte de manter-se organizado e planejar com antecedência prefira incluir a criação de um orçamento, ou budget. Muitos empresários vêem esta etapa como maçante e desnecessária, mas a importância de um orçamento pode ser equiparada ao valor de um plano de negócios bem formado.

O orçamento não é uma ferramenta para planejar como cada centavo deve ser gasto. Em vez disso, é uma estrutura que você pode usar para ajudá-lo a tomar decisões claras, seja aumentando seus gastos de marketing ou reduzindo os custos de expansão para manter seus lucros no caminho certo.

Faça um orçamento e use-o como seu guia no seu controle financeiro empresarial. Não permita que ele force em você decisões que não quer fazer, mas use-o para fazer ajustes quando for necessário.

Pronto para começar seu controle financeiro empresarial? Ficou com alguma dúvida? Comente abaixo e compartilhe conosco! Estamos sempre prontos para ajudá-lo.